Функции и направления деятельности отдела закупок предприятия

Основные функции отдела закупок заключаются в следующем:

1. Определение потребности в материальных ресурсах, объемов и сроков закупок продукции. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела.
2. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.
3. Поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это функция включает тщательное исследования рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков и оценку возможности своевременных поставок и предоставления необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики.
4. Определение условий поставки и оплаты. Переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия оплаты, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа, выбор базиса поставки и т. д,
5. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании, действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.
6.  Управление запасами закупаемой продукции.
7. Приемка и размещение продукции на складах. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.
8. Входной контроль поступающей продукции. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материалы или услуги отвечают (соответствуют договору и сертификации) требованиям.

Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.