Цели, задачи и функции закупок

Достижению данной цели способствуют следующие условия:

• выдерживание обоснованных сроков закупки необходимых материалов;
• обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них подразделений компании;
• соблюдение требований производства или торговли в соответствии с установленными стандартами качества закупаемых материальных ресурсов и товаров;
• оптимизация затрат на закупки в составе себестоимости продукции;
• осуществление эффективного управления поставщиками.

С учетом сказанного задачи закупочной деятельности можно описать в зависимости от уровня принятия решений и выделить:

• задачи корпоративного уровня, состоящие в поддержании корпоративной стратегии посредством нивелирования действий подразделений, занимающихся закупками, в целях удержания конкурентных преимуществ предприятия;
• задачи операционного уровня, заключающиеся в налаживании надежных и непрерывных поставок материальных ресурсов для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия;
• задачи стратегического уровня, обеспечивающие связи и взаимодействия с другими функциями компании, с источниками снабжения, потребностями и запросами конечного потребителя.

В укрупненном виде основные задачи закупочной деятельности можно представить следующим образом:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий и товаров. Следует иметь в виду, что материальные ресурсы и товары, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные средства организации, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу (программу продаж), или привести к ее изменению.
2. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных средств и устойчивость выпуска продукции или реализации товаров и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума.
3. Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий или товаров.

В современных условиях важнейшие функции закупок можно объединить в семь блоков:

1. Блок функций планирования:

• анализ процессов материально-технического обеспечения в текущем и отчетном периодах;
• прогнозирование потребления материальных ресурсов;
• расчет потребности предприятия в материальных ресурсах;
• определение в плановом периоде объемов закупки материальных ресурсов и потребности в денежных средствах.

2. Исследовательский блок функций:

• анализ номенклатуры материальных ресурсов, потребляемых предприятием;
• рассмотрение номенклатуры материальных ресурсов, предлагаемых на рынке;
• исследование эффективности использования материальных ресурсов;
• изучение опыта применения материальных ресурсов другими предприятиями;
  анализ объемов потребления материальных ресурсов, выявление его тенденций и причин;
• изучение поставщиков, их условий продажи;
• исследование ценовой политики поставщиков, системы цен и скидок;
• оценка товаропроводящей сети поставщиков, выбор предпочтительной.

3. Блок функций, связанных с выбором поставщиков:

• определение критериев выбора поставщиков;
• формирование рейтинга поставщиков;
• оценка эффективности деятельности поставщиков.

4. Оперативный блок функций:

• разработка планов завоза материалов от различных поставщиков;
• определение потребности в транспортных средствах, подача заявок на транспорт; контроль отгрузки поставщиками;
• организация завоза материальных ресурсов;
• контроль за доставкой грузов;
• решение вопросов с финансовой службой об оплате счетов;
• оперативный учет поступивших материальных ресурсов;
• контроль за выполнением обязательств поставщиками;
• выявление фактической обеспеченности ресурсами и регулирование запасов материальных ресурсов.

5. Организация хранения материальных ресурсов:

• подготовка к приемке грузов и организация работ по их разгрузке;
• входной контроль по целостности упаковки грузов, по их количеству и качеству;
• размещение материальных ресурсов по местам их хранения;
• обеспечение сохранности материальных ресурсов;
• подготовка материальных ресурсов к передаче на производство;
• комплектация заказов производства;
• организация отпуска материальных ресурсов производству.

6. Доведение материальных ресурсов до внутренних подразделений предприятия:

• планирование потребностей внутренних подразделений;
• разработка лимитов на отпуск материальных ресурсов;
• оформление документов на отпуск материалов;
• организация централизованной доставки материалов на рабочие места;
• организация отпуска материальных ресурсов внутренним подразделениям;
• контроль состояния запасов на рабочих местах и в кладовых цехов.

7. Экономический блок функций:

• планирование показателей, отражающих объем и качество функционирования подразделения, занимающегося закупками;
• планирование потребности в трудовых и материальных ресурсах для закупочного подразделения;
• разработка системы оплаты и материального стимулирования труда закупочного подразделения;
• планирование и минимизация издержек функционирования закупочного подразделения;
• согласование показателей закупок с плановой и финансовой службами предприятия;
• экономический анализ и определение эффективности работы закупочного подразделения.