Главная » Справочник » Логистика закупок и распределения » Управление запасами при организации закупочной деятельности

Управление запасами при организации закупочной деятельности

Запасы при организации закупочной деятельности создаются для преодоления разрыва во времени между получением ресурсов и их использованием.

На величину запасов влияют следующие факторы:

вероятность нарушения поставщиком установленного графика поставок;
возможные колебания спроса;
сезонные колебания спроса на некоторые закупаемые ресурсы;
скидки на покупку крупной партии товаров;
возможности роста цен;
издержки, связанные с оформлением заказа;
уровень обслуживания потребителей материальных ресурсов.

В запасы материальных ресурсов обычно вкладывается значительная доля оборотных активов.

Основным видами затрат, связанных с созданием и содержанием запасов, являются:

замороженные финансовые средства;
расходы на содержание специально оборудованных помещений;
оплата труда специального персонала;
постоянный риск порчи, хищения;
штрафы: за нарушение договорных обязательств, за образование дефицита и пр.;
цена закупки, стоимость грузопереработки и доставки до мест потребления и пр.

В целях оптимизации расходов, связанных с накоплением и содержанием запасов, необходимо тщательно анализировать их уровень, который должен быть достаточным для осуществления заданного производственного или торгового цикла.
Отклонения от оптимального уровня могут происходить или в сторону завышения запасов материальных ресурсов (создание излишков), или в сторону занижения (что приводит к дефициту).

Избыточное накопление приводит к увеличению текущих затрат, к усложнению процесса управления запасами, к снижению прибыли на инвестированный капитал, к увеличению занимаемых площадей, к перепроизводству и росту стоимости продукции. Дефицит запасов – это тоже расходы, только выраженные в форме разнообразных потерь.

К основным видам потерь, связанных с отсутствием запасов, относят:

потери от простоя производства;
потери от отсутствия товара на складе в момент предъявления спроса;
потери от закупки мелких партий товаров по более высоким ценам; и др.

На пути превращения сырья в конечное изделие и в ходе последующего движения этого изделия до конечного потребителя создаются два основных вида запасов:

запасы производственные – запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального производства, предназначенные для производственного потребления;
запасы товарные – запасы готовой продукции у предприятий изготовителей, а также на пути следования товара от поставщика к потребителю, т.е. на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути.

При организации закупочной деятельности основное внимание уделяется производственным запасам. Цель создания производственных запасов-обеспечить бесперебойность производственного процесса.

В свою очередь, выделяется несколько групп производственных запасов, для каждой из них соответственно формируется своя стратегия управления:

запасы текущие, обеспечивающие непрерывность производственного процесса между очередными поставками. Величина текущего запаса определяется планом производственной деятельности (планами коммерческой деятельности, капитального ремонта, инвестиций и т.д.) предприятия (организации). На размер текущего запаса влияет периодичность поставок материальных ресурсов по договору с поставщиками (цикл снабжения), а также объем их потребления в производстве;
запасы страховые, необходимые для гарантии непрерывности процесса производства в случаях нарушения условий и сроков поставок материальных ресурсов поставщиками, транспортом или в случае отгрузки некомплектных партий. Материальные ресурсы страхового запаса должны систематически заменяться по истечении срока годности в соответствии с техническими условиями на них. Необходимо осуществлять учет поступления и расходования страхового запаса не реже 1 раза в квартал. Нормы страхового запаса должны быть утверждены руководителем предприятия (организации);
запасы сезонные, образующиеся при сезонном характере производства, потребления или транспортировки;
технологический запас, создаваемый на период времени для подготовки материальных ресурсов к производству, включая время на анализ и лабораторные испытания. Учитывается технологический запас в общей норме материальных ресурсов в том случае, если он не является составной частью процесса производства;
подготовительный запас, необходимый на период выгрузки, доставки, приемки и складирования материальных ресурсов; принимается также в расчет нормы запаса по сырью, основным материалам и покупным полуфабрикатам. Нормы этого времени устанавливаются по каждой операции на средний размер поставки исходя из технологических расчетов или путем проведения хронометража;
неликвидные запасы, т.е. длительно не используемые производственные запасы, которые образуются в связи с ухудшением качества товаров в процессе хранения, а также вследствие морального износа. К неликвидным запасам относят также неиспользуемые запасы, которые образуются в результате прекращения выпуска продукции, для изготовления которой они предназначались. Возможны и другие случаи образования неликвидных запасов;
переходящие запасы – остатки ресурсов материальных средств на конец отчетного периода. Данный вид запасов обеспечивает непрерывность производственного процесса от начала периода, следующего за отчетным, до момента очередной поставки;
запасы в пути, находящиеся на момент учета в процессе транспортировки. Время пребывания запасов в пути, т.е. время транспортировки, определяется с момента погрузки на транспорт до прибытия груза к месту назначения. Показатель времени транспортировки регламентируется договорами, а также утвержденными для различных видов транспорта нормативами сроков доставки грузов.

Возможно рассмотрение запасов и по другим признакам. Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния. Контроль состояния запасов – это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и прочего с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений. Контроль состояния запасов проводится на основе данных их учета и может осуществляться непрерывно либо через определенные периоды.

Контроль состояния запасов и формирование заказа поставщику может осуществляться по одной из представленных ниже систем:

1. Системы с фиксированным интервалом времени между заказами:

система оперативного управления. Через определенные промежутки времени принимается оперативное решение: “заказывать” или “не заказывать”, а если заказывать, то какое количество единиц товара;
система равномерной поставки. Через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара;
система пополнения запаса до максимального уровня. При этом через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа.

2. Системы с фиксированным размером заказа, используемые:

при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запаса проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас в момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение “не заказывать”;
при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса).

3. Системы выборочного регулирования запасов:

система с двумя уровнями при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Если он оказывается меньше минимального или равен ему, то принимается решение заказывать партию, равную разности максимального запаса и фактического запаса на момент проверки с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа. Если фактический запас больше минимального, то принимается решение ничего не заказывать;
cистема с двумя уровнями при непрерывной проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Решение заказать партию принимается при достижении порогового запаса; размер заказываемой партии принимается равным разности максимального запаса и порогового уровня с увеличением на ожидаемую реализацию за время выполнения заказа.

Выбор систем контроля состояния запасов является действенным механизмом повышения эффективности функционирования закупочной деятельности. Решение данной задачи требует опыта, умения моделировать процесс пополнения и расходования запасов, знания коммерческой ситуации и должно основываться на понимании эксплуатационных различий между описанными системами.

Предыдущая статья Тактический и стратегический аспект осуществления закупок Следующая статья Функции и направления деятельности отдела закупок предприятия

Статьи по теме