Целью закупочной деятельности является надежное и качественное обеспечение подразделений компании предметами закупок, а также услугами квалифицированного поставщика, которые имеют надлежащее качество и соответствующее количество для выполнения запланированной производственно-финансовой деятельности с максимально возможной экономической эффективностью и в кратчайшие сроки.
Достижению данной цели способствуют следующие условия:
- выдерживание обоснованных сроков закупки необходимых материалов;
- обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них подразделений компании;
- соблюдение требований производства или торговли в соответствии с установленными стандартами качества закупаемых материальных ресурсов и товаров;
- оптимизация затрат на закупки в составе себестоимости продукции;
- осуществление эффективного управления поставщиками.
Целевая ориентация закупок должна быть сопряжена с корпоративными целями компании. Одновременно цель закупок должна корректироваться оперативными действиями подразделения, занимающегося обеспечением предприятия материальными ресурсами, имея стратегическую (т.е. долгосрочную) перспективу, чтобы определять горизонты развития данного подразделения.
С учетом сказанного задачи закупочной деятельности можно описать в зависимости от уровня принятия решений и выделить:
- задачи корпоративного уровня, состоящие в поддержании корпоративной стратегии посредством нивелирования действий подразделений, занимающихся закупками, в целях удержания конкурентных преимуществ предприятия;
- задачи операционного уровня, заключающиеся в налаживании надежных и непрерывных поставок материальных ресурсов для обеспечения бесперебойного функционирования предприятия;
- задачи стратегического уровня, обеспечивающие связи и взаимодействия с другими функциями компании, с источниками снабжения, потребностями и запросами конечного потребителя.
Типовые задачи закупок в коммерческой деятельности и последствия их невыполнения представлены в табл. 1.

В укрупненном виде основные задачи закупочной деятельности можно представить следующим образом:
- Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий и товаров. Следует иметь в виду, что материальные ресурсы и товары, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные средства организации, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу (программу продаж), или привести к ее изменению.
- Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных средств и устойчивость выпуска продукции или реализации товаров и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума.
- Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий или товаров.
Для решения вышеперечисленных задач необходимо качественное выполнение функций, характерных для закупок.
В современных условиях важнейшие функции закупок можно объединить в семь блоков:
1. Блок функций планирования:
- анализ процессов материально-технического обеспечения в текущем и отчетном периодах;
- прогнозирование потребления материальных ресурсов;
- расчет потребности предприятия в материальных ресурсах;
- определение в плановом периоде объемов закупки материальных ресурсов и потребности в денежных средствах.
2. Исследовательский блок функций:
- анализ номенклатуры материальных ресурсов, потребляемых предприятием;
- рассмотрение номенклатуры материальных ресурсов, предлагаемых на рынке;
- исследование эффективности использования материальных ресурсов;
- изучение опыта применения материальных ресурсов другими предприятиями;
анализ объемов потребления материальных ресурсов, выявление его тенденций и причин;
- изучение поставщиков, их условий продажи;
- исследование ценовой политики поставщиков, системы цен и скидок;
- оценка товаропроводящей сети поставщиков, выбор предпочтительной.
3. Блок функций, связанных с выбором поставщиков:
- определение критериев выбора поставщиков;
- формирование рейтинга поставщиков;
- оценка эффективности деятельности поставщиков.
4. Оперативный блок функций:
- разработка планов завоза материалов от различных поставщиков;
- определение потребности в транспортных средствах, подача заявок на транспорт; контроль отгрузки поставщиками;
- организация завоза материальных ресурсов;
- контроль за доставкой грузов;
- решение вопросов с финансовой службой об оплате счетов;
- оперативный учет поступивших материальных ресурсов;
- контроль за выполнением обязательств поставщиками;
- выявление фактической обеспеченности ресурсами и регулирование запасов материальных ресурсов.
5. Организация хранения материальных ресурсов:
- подготовка к приемке грузов и организация работ по их разгрузке;
- входной контроль по целостности упаковки грузов, по их количеству и качеству;
- размещение материальных ресурсов по местам их хранения;
- обеспечение сохранности материальных ресурсов;
- подготовка материальных ресурсов к передаче на производство;
- комплектация заказов производства;
- организация отпуска материальных ресурсов производству.
6. Доведение материальных ресурсов до внутренних подразделений предприятия:
- планирование потребностей внутренних подразделений;
- разработка лимитов на отпуск материальных ресурсов;
- оформление документов на отпуск материалов;
- организация централизованной доставки материалов на рабочие места;
- организация отпуска материальных ресурсов внутренним подразделениям;
- контроль состояния запасов на рабочих местах и в кладовых цехов.
7. Экономический блок функций:
- планирование показателей, отражающих объем и качество функционирования подразделения, занимающегося закупками;
- планирование потребности в трудовых и материальных ресурсах для закупочного подразделения;
- разработка системы оплаты и материального стимулирования труда закупочного подразделения;
- планирование и минимизация издержек функционирования закупочного подразделения;
- согласование показателей закупок с плановой и финансовой службами предприятия;
- экономический анализ и определение эффективности работы закупочного подразделения.
Все вышеперечисленные функции отдела закупок реализуются в его тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия – с маркетингом, производством, бухгалтерией, с финансовым управлением, юридическими службами и др.