Оценка эффективности закупочной деятельности

Закупочная деятельность имеет свои параметры оценки эффективности ее реализации. До настоящего времени единого подхода к оценке эффективности закупок не существует, что свидетельствует о неопределенности экономической категории «эффективности закупочной деятельности».

Эффективность в традиционном понимании определяется отношением полезного эффекта (результата) к затратам на его получение. Чтобы оценить эффективность следует идентифицировать, какие виды затрат и какие элементы порожденного ими эффекта сопоставляются.

Применяемые подходы к проведению оценке закупочной деятельности можно осуществлять с позиции традиционного и системного подхода. Традиционный подход полагается на проведение оценки оперативной деятельности по закупкам и комплексной оценке работы подразделения, занимающегося закупочной деятельностью.

В практике ведения закупочной деятельности отмечается возможность оценки эффективности оперативной деятельности закупок по трем основным параметрам время, цена и надежность поставщика. Параметр времени включает в себя контроль поставок, а также последствия в результате задержаний и опозданий поставок.

При этом анализируются следующие показатели доля задержанных заказов; доля ситуаций, когда просрочка доставки вызвала ощутимое отсутствие товара на складе. Параметр «цена» предполагает анализ цен, которые были уплачены при закупке продукции в сравнение их с ранее намеченными ценами.

Параметр надежности поставщика рассматривает соответствие объема качества поставки условиям, фиксируемым в договоре.

Для определения эффективности работы службы закупок важно учитывать выполнение следующих составляющих: план закупочной деятельности, бюджет фирмы, объем вырученных средств, применение дополнительных мер по контролю над качеством входящей продукции, а также объемом и стоимостью упущенных продаж, общим объемом операций, производительностью труда, транспортными издержками.

Анализируя эти данные, появляется возможность примерного определения стоимости тех или иных операций в процессе осуществления закупочной деятельности, к примеру, средней стоимости оформления заказа, доли административных затрат по закупке на каждый рубль, который был израсходован на закупки в целом. Проанализировав данным способом деятельность отдела по закупкам, можно сделать вывод об эффективности его функционирования и определить имеющиеся проблемные зоны.

Системный подход предусматривает оценку эффективности закупок проводить по уровню достижения стратегических целей и задач в данной области. Для этого необходимо определить стратегические цели, сформировать задачи и под каждую задачу определить совокупность показателей, формирующих систему, именуемую ключевыми показателями эффективности закупок (КПЭ).

Обычно КПЭ являются долгосрочными показателями и могут разниться в зависимости от типа организации. Выбранные КПЭ должны отражать цели организации, быть количественно измеримым, являться основой для достижения успеха организации.

Таким образом, применение системы КПЭ закупок позволяет определять цели закупок и показателей в соответствии с целями; определять направления развития предприятия и закупок; формировать достоверную отчетность о положении дел в области закупок и контролировать направления использования материальных ресурсов; корректировать стратегических цели закупок и формировать перечень мероприятий для достижения установленных значений КПЭ.

Определение уровня корпоративной эффективности закупок осуществляется посредством оценки экономии в совокупной стоимости владения закупаемыми товарами или услугами в рамках рассматриваемой категории. Совокупная стоимость владения в снабжении включает в себя четыре основных элемента (рис. 1.5): Международная компания A.T. Kearney разработала методику качественной оценки функции закупок AEP – Assessment of Excellence in Procurement. В основе методологии AEP лежит концепция «Дома закупок» A. T. Kearney, определяющая восемь основных областей для исследования (рис. 1.6).

Зарубежные исследователи предлагают для оценки эффективности закупочной деятельности использовать SСOR-модель (Supply Chane Operation Referece), сущность которой отражена в таблице:

Применение такой модели позволяет оценить эффективность закупочной деятельности по критерию удовлетворенности потребителя с учетом временных и затратных параметров, а также с учетом эффективности использования активов предприятия.