Функционально-стоимостной анализ в закупочной деятельности

Кроме рассмотренных ранее ABC- и XYZ-методов анализа в процессе закупок используется функционально-стоимостной анализ (ФСА, Activity Based Costing, АВС) – морфологический метод решения экономических задач.

Метод ФСА появился в 80-е годы, когда традиционные методы расчета затрат стали терять свою актуальность. Традиционные методы оценки затрат изначально разрабатывались (согласно GAAP-стандартам, основанным на принципах «объективности, проверяемости и значимости») для оценки материально-товарных ценностей и предназначались для внешних потребителей – кредиторов, инвесторов, Комиссии по ценным бумагам (Security Exchange Commission), Налогового управления (Internal Revenue Service).

Функционально-стоимостной анализ – это технология, позволяющая оценить реальную стоимость продукта или услуги безотносительно к организационной структуре компании. Как прямые, так и косвенные расходы распределяются по продуктам и услугам в зависимости от объема ресурсов, требуемых на каждом из этапов производства.

Действия, производимые на этих этапах, в контексте метода ФСА называются функциями (activities). Традиционные методы вычисляют затраты на некоторый вид деятельности лишь по категориям расходов, ФСА показывает стоимость выполнения всех этапов процесса. ФСА исследует все возможные функции с целью наиболее точно определить затраты, а также обеспечить возможность модернизации процессов и повышения производительности.

Направление стрелок разное, так как ФСА дает детальную информацию о процессах для оценки затрат и управления производительностью на множестве уровней. А традиционные методы учета затрат просто распределяют издержки по объектам затрат, не учитывая причинно-следственные связи.

Цель функционально-стоимостного анализа в закупочной деятельности – сократить расходы, сохраняя при этом необходимый уровень доступности и качества продукта. Иными словами, задача функционально-стоимостного анализа – найти предложение по самой выгодной цене. Функционально-стоимостный анализ включает анализ характеристик продукта и цены.

Объектами ФСА в закупочной деятельности являются материальные ресурсы, которые поступают в производственное потребление. Избыточность функций у этих ресурсов рассматривается как излишний запас.

Функционально-стоимостный анализ как вид организационной деятельности может способствовать возникновению прямого конфликта между отделом закупок и другими отделами, которые хотят добавить продукту дополнительные характеристики, выходящие, с точки зрения специалиста по закупкам, за границы базовых функций.

К примеру, инженеры разработчики, как правило, склонны требовать от продукта наличия более высокого уровня качества, чем требуется, и особых характеристик, имеющих целью повысить привлекательность конечного продукта. Точно так же отдел маркетинга покупающей организации может отстаивать эстетическую ценность продукта, которая повышает привлекательность продукта для клиента, но никак не улучшает его функций.

Анализ цены – еще одна часть функционально-стоимостного анализа. При анализе цен сотрудники покупающей организации пытаются узнать, во сколько обходится поставщику его производство. Здесь опять же могут быть полезны мнения инженеров-разработчиков покупающей фирмы, особенно специалистов в технологии производства. Точная оценка расходов продавца может быть использована агентом по закупкам при обсуждении цены с продавцом.

В процессе реализации ФСА можно выделить следующие этапы:

1. Обоснование: ФСА – это системный и креативный подход, направленный на улучшение ценности без ухудшения качества.
2. Выбор для анализа относительно дорогостоящей или закупаемой в больших объемах продукции (это может быть компонент, материал или услуга, которые считаются слишком дорогими, дороже, чем должны быть).
3. Всестороннее описание того, как эта продукция используется и что ожидается от нее – ее функция.
4. Получение ответов на следующие вопросы, касающиеся выбранной продукции:

• Вносит ли ее использование какой-то вклад в ценность?
• Сопоставимы ли затраты с полезностью?
• Можно ли выделить основные и второстепенные функции?
• Не изменились ли со временем требования к функциям?
• Действительно ли необходимы все ее характеристики?
• Есть ли другой продукт, который лучше подходит для того же использования?
• Насколько реалистичны спецификации в современных условиях?
• Можно ли как-то обойтись без этого продукта?
• Если продукт нестандартен, можно ли использовать стандартный?
• При использовании стандартного продукта выполняет ли он свою функцию полностью или нет?
• Не имеется ли у продукта больше потенциала, чем требуется?
• Нет ли в запасах аналогичной продукции, которой можно воспользоваться?
• Можно ли снизить вес этого продукта?
• Не разработаны ли новые материалы и конструкции, позволяющие изменить характеристики этой продукции?
• Не приняты ли более жесткие допуски, чем это необходимо?
• Не было ли лишних операций в процессе производства?
• Не предусмотрена ли в спецификациях лишняя тонкая отделка?
• Задан ли в спецификациях товарный сорт? 19. Не дешевле ли изготовить товар самим?
• При собственном производстве, не дешевле ли закупать продукцию?
• Правильно ли классифицирован продукт для его перевозки?
• Нельзя ли снизить стоимость упаковки?
• Обращались ли к поставщикам с предложением снизить стоимость продукции?
•  Соответствуют ли затраты на материалы, труд, накладные расходы и прибыль стоимости продукта?
• Существует ли другой надежный поставщик, который может поставлять эту продукцию дешевле?
• Покупает ли кто-нибудь эту продукцию дешевле?