Использование метода XYZ-анализа для оптимизации закупочных процедур

YZ-анализ, также как и АВС-анализ, предполагает разбиение совокупности анализируемых объектов на три группы. Однако, в отличие от АВС-анализа, XYZ-анализ в большей степени формализован. Данный метод нередко применяют в дополнение к АВС-анализу. В литературе даже встречается объединенный термин АВС-XYZ-анализ.

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировании объектов по однородности анализируемых параметров (уровню прогнозируемости анализируемого объекта), другими словами – по коэффициенту вариации, который характеризует меру разброса данных вокруг средней величины.

Данная формула имеет одно ограничение, ее можно применять только при анализе генеральной совокупности. Но зачастую XYZ-анализ проводится на основе выборки. Иными словами, в расчетах коэффициента вариации должен быть рассчитан по формуле:

Отсутствие корректировки на единицу при работе с выборкой приводит к колебанию результата от 3 % до 6 %. А значит, товар может попасть не в ту категорию. Также, согласно основным законам статистики, в выборке должно быть не меньше 30 значений: чем их больше, тем лучше прослеживается закономерность.

В то же время, чем больше периодов, тем больше влияние закономерности, акцентируете внимание на линию тренда, а не на флуктуации вокруг среднего. Общий алгоритм XYZ-анализа представлен на рисунке 4.6.

Первый этап аналогичен первому этапу АВС-анализа. Второй этап – определение объектов анализа. Объектами анализа могут быть: товарная группа, товарная единица, поставщики, клиенты и т. д. Третий этап – определение параметра анализа. Четвертый этап. Определение периодов анализа. Периоды анализа: неделя, месяц, квартал, полугодие, год. Пятый этап. Расчет коэффициента вариации по формуле (1) или (2). Шестой этап – разделение объектов по группам.

Данные границы групп являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары компании по падают в группу Z. Заключительный этап связан с интерпретацией результатов анализа. Она основана на том, какой объект анализа был выбран на первом этапе. Например, проведя классификацию товарно-материальных ценностей и получив матрицу, специалист отдела закупок может сделать выводы, связанные с порядком планирования ресурсов.

Те ресурсы, которые попали в группу Х, потому что характеризуются устойчивым потреблением, могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти товарно-материальные ценности нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Главная задача – не допустить снижения объемов производства (или продаж).

Те ресурсы, которые попали в группу Y, потому что характеризуются колеблющимся уровнем потребления, также могут планироваться для поставок по «выталкивающей» технологии. Эти ресурсы также нужны для обеспечения максимальной загрузки оборудования в максимально возможном объеме. Но с одной особенностью – с поставкой «строго по графику». Главная задача – предотвратить снижение объемов производства и при этом не допустить создания излишних запасов.

В группе Z будут находиться те товарно-материальные ценности, потребление которых нерегулярное. Следовательно, планирование поставок ресурсов должно осуществляться по «вытягивающей» системе. Заказ и завоз ресурсов осуществляются только после получения соответствующего заказа от производства. То есть, XYZ-анализ позволяет выбрать метод планирования поставок по группам X, Y, Z. Пример XYZ-анализа представлен в таблице 4.6.

Проведение АВС и XYZ-анализа целесообразно по одним и тем же объектам исследования, с целью более оптимального принятия решения. Существует несколько способов проведения совмещенного анализа: последовательный и параллельный.

Выбор каждого из них зависит от цели и необходимых результатов. Последовательный способ предполагает, что сначала анализ проводится по одному из видов, по отдельному критерию. Далее для каждой из полученных категорий применяется анализ по 2 критерию, или виду и т. д. (рис. 4.7)

Такой подход применяется для больших массивов данных. Например, если кросс-анализ проводится по всему ассортименту сети, по большой товарной группе. Второй аспект – такой анализ предполагает значительные аналитические усилия его организатора. Необходимо определить важность каждого критерия для будущего анализа и выстроить структуру анализа в нужном порядке.

Например, цель кроссанализа – оптимизация пространства на складе магазина, в таком случае первым критерием будет стабильность продаж, т. е. XYZ анализ, вторым критерием – количество продаж каждого товара по АВС, третьим – оборот также по АВС.

При выборе другой цели – например, определение элитных товаров – первым критерием анализа будет оборот магазина, затем количество продаж и вхождение в чеки. А стабильность продаж товара с помощью XYZ анализа, в данном случае менее важна. Т. е. последовательный анализ может проводиться, если количество товаров в товарной группе достаточно большое, если нужно определить политику работы с группой, выработать стратегию управления и продвижения целевых товаров.

Параллельный подход предполагает построение категорийной матрицы по заданному количеству критериев, анализ и работу с каждой категорией в ячейке матрицы. Матрица для кроссанализа по АВС и XYZ представлена на рисунке 4.8. Аналитик может упростить ее и определить общий формат работы для нескольких категорий.

Для АВС-анализа матрица (рис. 4.9) может строиться по нескольким критериям и также может быть совмещена с XYZ-ана-лизом.

Возможен вариант, что не все поля матрицы АВС-XYZ будут заполнены. Это связано с тем, что зачастую продажи товаров не стабильны, а значит категорию X выделить невозможно, или в некоторые категории товары не попадают. Параллельный подход стоит использовать, когда необходимо выработать четкие рекомендации для работы с товарами каждой категории.