Cистемы управления запасами сырья, основных и вспомогательных материалов проектируются, с одной стороны, с целью непрерывного обеспечения производства каким-либо видом материального ресурса, с другой стороны — для сокращения запасов и уменьшения затрат на хранение. Для разрешения этого противоречия менеджмент должен четко структурировать последствия наличия избыточных запасов и их нехватки.
Обычно выделяют следующие проблемы, связанные с избыточными запасами:
- слишком большой объем оборотного капитала оказывается связанным в запасах сырья;
- увеличение количества и объема запасов неизбежно вызывает рост издержек на хранение;
- использование дополнительных складских площадей;
- возрастание риска порчи запасов;
- рост количества неликвидных запасов и пр.
Оптимальный уровень запасов рассчитывается с учетом многих факторов и их роли на каждом конкретном предприятии, в каждом конкретном проекте. Таблица 17.3 дает обобщенное представление о факторах, которые следует рассматривать при определении потребности в оборотном капитале.
К проблемам, связанным с недостаточным уровнем запасов, обычно относят:
- срыв производственной программы;
- нарушение ритмичности производства;
- убытки из-за простоя оборудования, снижения производительности труда;
- упущенная выгода из-за недовыпуска готовой продукции, востребованной рынком;
- потеря потенциальной и реальной клиентуры.

Например, в одной из компаний авторам учебника пришлось выделить (и работать с ними) следующие группы запасов:
- неликвидный запас, который можно только списать, предварительно выявив факторы, причины и виновников его возникновения;
- невостребованный в течение 3—6 месяцев запас, величину которого целесообразно пересмотреть на основе вышеприведенных факторов или изучить возможности его продажи;
- спекулятивный запас под будущее производство, обычно формирующийся ввиду высокой инфляции (при наличии такого запаса целесообразно еще раз оценить правильность гипотезы о его «дешевизне» с учетом изменения стоимости денег и других факторов);
- запасы для долгосрочных проектов, формирование которых имеет свои особенности, например, ввиду влияния таких внешних факторов, как дефицит новых видов сырья и материалов, высокая стоимость финансовых ресурсов;
- традиционный операционный запас под текущие потребности производства;
- запасы под неопределенность сбыта, на величину которых в первую очередь влияет такой фактор, как конкуренция;
- запасы под неопределенность поставок, на которые влияют такие факторы, как доступность сырья и материалов, условия отсрочки платежа и пр.
Приведенные в таблице факторы целесообразно учитывать при рассмотрении запасов не только в традиционной классификации (сырье и материалы, незавершенное производство, готовая продукция), но и выделяя наиболее значимые группы запасов для каждой компании в каждом конкретном случае.