Функции управления

Функции управления представляют собой относительно специализированные виды деятельности. Они призваны упорядочивать и придавать целенаправленный характер достижению целей и осуществлению задач государства, государственных органов и органов местного самоуправления. Функции составляют содержание управленческой деятельности и осуществляются по отношению к общественным состояниям и процессам, объектам управления.

Выполнение функций может рассматриваться применительно к должности (функции работника, должностного лица), подразделению (функции отдела, службы и т.д.), органу управления (функции министерства, госкомитета и др.). Функции управления отражают разделение, специализацию и кооперацию управленческого труда, как по горизонтали, так и по вертикали.

Впервые функции управления выделил А. Файоль. Он относил к общим функциям предвидение, руководство, контроль, координацию и организацию.

Практический смысл общих функций в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей и задач в планировании и последующего учета до контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих.

Конкретные функции отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.

Функция планирования. Она предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Содержание этой функции может быть отражено в документе, который называется планом. Обычно организация формирует единый план для управления своей деятельностью.

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Планирование, осуществляемое на нижнем уровне, называется оперативным. Это – основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и тому подобное вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации. Однако никто в одиночку не устанавливает свои цели, не выбирает собственные пути их достижения. Каждый руководитель на основе оперативного плана разрабатывает повседневную краткосрочную тактику для того, чтобы обеспечить правильность всех действий, определить сильные и слабые стороны функционирования организации.

Функция организации. Организация – это вторая функция управления. Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это процесс объединения людей для достижения поставленных целей.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения, исходя из размера учреждения, его целей, технологии и персонала.

Функция мотивации

Человек, получивший знания и навыки в процессе обучения и повышения квалификации, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворения, а соответственно – и степень выражения мотивов. В данном случае сотрудник считает цели организации своими целями.

Функция контроля. В самом общем виде контроль обозначает процесс соизмерения (сопоставления) фактических достигнутых результатов с запланированными. Контроль имеет большее отношение к процедуре оценки успешности выполнения намеченных организацией планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.

Функцию контроля можно понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Прогнозирование – определение системы возможных целей функционирования и развития социально-экономических систем, а также возможных путей и способов их достижения. Прогнозирование принципиально отличается от планирования введением вероятного характера целей и путей их достижения; в отличие от других функций управления прогнозирование не имеет характера активного воздействия субъекта управления на объект.

Регулирование – процесс устранения отклонений функционирования социально-экономической системы от заданных плановых значений (норм) или от естественного хода процесса.

Учет – подведение и фиксация итогов деятельности социально-экономической системы за определенный отрезок времени.

Анализ – сбор, хранение, обработка и использование информации для обоснования и реализации других функций управления. Анализ так же не имеет прямого активного воздействия субъекта на объект управления и, поскольку он как бы обслуживает другие функции управления, нередко называется внутренней функцией управления.

Руководителей на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами).