Размещение заказа на поставки закупаемых ресурсов

Размещение заказа на закупку предусматривает заполнение формы заказа. Заказ на закупку – это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но до тех пор, пока он не принят к исполнению поставщиком, заказ на закупку не является контрактом.

Например, при закупках материалов эти материалы остаются собственностью поставщика до тех пор, пока заказчик их полностью не оплатит, в то время как при кредитном финансировании собственность передается организации, отвечающей за обслуживание долга.

Заказ можете дать в следующих формах:

• устно (по телефону, при личной встрече);
• письменно (по почте, факсу, Интернет и т. п.).

В основе электронного снабжения лежит прямой обмен данными между компьютером поставщика и заказчика. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов для стандартной продукции. Такого рода товары могут приобретаться в режиме онлайн с помощью Webкаталогов.

Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает время разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов.

При организации электронных закупок существует два способа взаимодействия:

• осуществляется обмен информации с ограниченным числом тщательно отобранных контрагентов;
• осуществляется открытый обмен предложений по спросу и предложению (например, биржа).

Контракт подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполнения. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных услугах. Контракт предполагает на основе соглашения передачу на постоянной основе прав собственности на соответствующий актив от одной стороны к другой.

Субконтракт заключается, когда, подписав контракт с организацией, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения: контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком. Такой договор должен учитывать долговременный характер и все важнейшие особенности субконтрактных отношений.

Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия получения материалов. Объектом таких соглашений быть движимое и недвижимое имущество. К движимому имуществу относят машины, оборудование, средства вычислительной техники, транспортные средства и пр.

Недвижимое имущество включает здания, сооружения, воздушные суда, морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Соглашение о лизинге и аренде вне зависимости от срока заключают в письменной форме.

В соглашении лизинга и аренды необходимо указать данные, которые позволяют установить определенно имущество, которое подлежит передаче лизингополучателю, как предмет лизинга. При отсутствии таких данных это условие считают сторонами не согласованным, а договор лизинга заключенным не считается.

Традиционно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, факсимильной или курьерской связью. Заказы, поступающие поставщику с использованием сетей электронного обмена данными, являются более предпочтительными с точки зрения времени отсылки, обработки и достоверности информации.