Планирование как инструмент менеджмента

Важной частью менеджмента в сфере культуры является планирование, которое определяет основные направления и содержания деятельности учреждения культуры.

Планирование – это процесс определения целей, направлений и содержания деятельности организации, постановка задач и оценка необходимых для их решения ресурсов.

Процесс планирования активизирует работу различных механизмов менеджмента: организационный, информационный, финансово-экономический, работу с персоналом. Вместе с тем планирование позволяет определить приоритетные проекты и программы, оценить имеющиеся ресурсы, конкретизировать задачи, распределить обязанности между сотрудниками и т.д. Планирование тесно связано с проектированием и программированием в менеджменте организаций.

Однако следует различать данные понятия. Планирование предполагает определение целей и содержания работы конкретной структуры, организации на определенный период (а также и реализации программ, проектов), проектирование связано с разработкой идеи, способов ее реализации и получением конечного продукта (сувенир, услуга, концерт), а программирование нацелено осуществление конкретного вида деятельности, где интегрируются силы соисполнителей.

Планирование является сложным и многоуровневым процессом, который предполагает владение организационными навыками. Процесс планирования начинается с определения целей деятельности учреждения культуры – желаемых результатов состояния будущего в работе организации.

Для достижения целей разрабатываются задачи, определяются методы их решения, средства, ресурсы, назначаются сроки и ответственные за исполнение, а также характер и способы контроля. Таким образом, планирование деятельности в сфере культу-ры складывается из ряда аспектов:

• целеполагание;
• прогнозирование;
• оценка ресурсов;
• программа действий;
• бюджетирование, финансирование;
• распределение полномочий;
• установление критериев контроля.

Планирование является одним из способов, с помощью которого руководство организации обеспечивает единое направление усилий всех сотрудников к достижению ее общих целей.

• целом планирование предполагает решение трех вопросов в деятельности любой организации:

1.  Менеджер должен оценить слабые и сильные стороны учреждения в различных областях (ресурсы, кадры, проекты, финансы, производство услуг и т.д.).
2.  Оценивая возможности и состояние окружающей среды: конкуренты, законы, социально-экономические и политические факторы, технологии, культурные изменения, менеджер определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать достижению этих целей.
3. Руководители должны решить, как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации для выполнения целей организации.

• организациях сферы культуры планирование заключается в целевом распределении интеллектуальных, финансовых, материальных, кадровых и иных ресурсов с тем, чтобы определить наиболее эффективное их использование. Учреждениям культуры, Комитетам или Департаментам культуры и прочим организациям, функционирующим в сфере культуры, в ходе своей деятельности приходится сталкиваться с планированием самого разного рода.

Рассмотрим основные виды планов.

Во-первых, планы, разрабатываемые в сфере культуры, могут отличаться в зависимости от содержания планируемой деятельности. В таком случае различают планы повышения квалификации сотрудников, планы финансирования, тематические планы (посвященные какому-либо мероприятию, празднованию и т.д.), комплексные планы и т.д.

Во-вторых, планы могут отличаться в зависимости от принятия планового решения. Речь идет о такого рода планах, как федеральные, региональные, краевые, республиканские, районные, областные, городские планы, планы учреждений культуры, организаций, а также индивидуальные планы.

В-третьих, планы различаются по степени директивности или, говоря иначе, обязательности выполнения. В связи с этим выделяют планы прогнозные (выражающие ориентировочные представления планируемом периоде), рекомендательные (содержащие рекомендации) и директивные (обязательные для исполнения).

Директивные планы содержат четкие указания заданий, цифровые эквиваленты показателей, точные сроки исполнения. Чаще всего директивное планирование связано с распределением финансовых средств из бюджета, со строительством, с использованием материальных ресурсов учреждений культуры.

В рекомендательных планах указываются, прежде всего, минимальные требования к исполнению. Тогда как прогнозные планы являются теоретической предпосылкой, выразителем тенденций, перспектив организаций культуры.

В-четвертых, разрабатываемые в сфере культуры планы отличаются между собой в зависимости от сроков, на которые они составляются. В этом случае планы могут быть текущими и перспективными. Кроме того, существуют планы годовые, квартальные, месячные, недельные.

Перспективные планы составляются на срок 1–5 лет и включают в себя как определение долгосрочной перспективы, так и среднесрочной. Перспективные планы на 5 лет в сфере культуры обычно разрабатываются на федеральном и региональном уровнях и могут содержать информацию о развитии сети учреждений культуры, о поддержке направлений культурной деятельности, о реализации программ и т.д.

Такие планы имеют обобщающий характер и не содержат детализации по целевым направлениям, как это предусмотрено в планах среднесрочных. Текущее же планирование охватывает все уровни: федеральный, региональный, областной и так далее вплоть до конкретного учреждения культуры и их подразделений.

Наиболее полно деятельность учреждения культуры выражается в текущем ежегодном планировании. Ежегодный план обычно составляется рабочей группой в конце предыдущего года, затем обсуждается, корректируется и в итоге утверждается руководителем.

Между тем в теории управленческой деятельности различают также стратегические планы, тактические и оперативные, сетевые и многие другие.

Оперативные планы являются детализацией тактических планов и содержат последовательность действий для решения тактических целей (реализация фрагмента программы, пошив костюма и т.д.). На основе такого рода планов координируется деятельность отдельных работников искусства, творческих коллективов, отделов и т.д.

Детализация плана применительно к конкретной группе людей или отдельному деятелю в сфере культуры нередко носит форму плана-графика. План-график определяет конкретные временные рамки, объем работы, а также последовательность операций в достижении поставленных задач. В связи с этим такие планы называют сетевыми. Сетевое планирование предполагает:

• расчленение всей планируемой работы на операции с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения;
• ранжирование выделенных операций в определенной последовательности выполнения;
• полученный график накладывается на календарь.

Форма плана-графика весьма распространена в текущем планировании, поскольку позволяет календарно закрепить необходимые действия, проследить этапы выполнения работ, способы финансирования, контролировать ход работ, выявить обоснованность распределения полномочий среди коллектива, а также вносить изменения в случае необходимости.

В сфере культуры сетевые графики строятся обычно по основным разделам: музыкальное обеспечение, режиссерская часть, сценарная работа, материальное обеспечение, финансы, техническое оснащение и т.д., с последующим соединением всех разделов в единое целое.

Таким образом, эффективное планирование представляет собой иерархическую систему, где оперативное планирование является частью тактического, которое, в свою очередь, лежит в основе плана стратегического.

Стратегическое планирование представляет собой комплекс действий и решений, которые ведут к разработке стратегий и механизмов их реализации, чтобы организация могла достичь своих целей. Под стратегией часто понимают комплексную программу действий, которая обеспечивает достижение генеральной цели.

Стратегическое планирование является важным фактором успешной деятельности учреждений культуры, способом ориентации в конкурентной борьбе и достижения его целей в долгосрочной перспективе. В стратегическом плане важно учитывать изменения в сфере культуры.

Стратегический план призван решить такие наиболее важные проблемы, как адаптация к внешней среде, внутренняя координация, распределение ресурсов. Стратегические разработки могут быть конкретизированы в проектах, программах, в текущих и оперативных планах. В связи с этим стратегическое планирование является основой для содержания более конкретных планов.

Ответственность за реализацию стратегических (и перспективных), ежегодных текущих планов несет, как правило, руководство. Тогда как за выполнение запланированных работ по оперативным и тактическим планам ответственны по большей мере менеджеры культуры, специалисты, руководители коллективов, творческие работники среднего звена. Планирование деятельности в сфере культуры представляет собой определенную программу действий.

И, наконец, существуют планы одноразовые и постоянные. Одноразовые планы нацелены на разработку и достижение целей, связанных с конкретным и единственным мероприятием, проектом, событием (например, разработка сценария празднования 1150-летия Российской Государственности в 2012 году).

Постоянные же планы определяют политику общего руководства действиями, основанную на общих целях учреждения, регламентирующую условия принятия решений. Такого рода планы, как правило, содержат идентичные действия, процедуры, мероприятия для данного типа культурной деятельности и могут варьироваться ежегодно в зависимости от изменений во внешней среде.

Разработка плана состоит из нескольких этапов, на каждом из которых должны решаться соответствующие задачи.

1. На данном этапе создаются организационные условия плановой деятельности: определяются круг исполнителей (исполнитель, рабочая группа или комиссия), сроки разработки плана, информационная база (данные отчетности, материалы проверок, опросы и т.д.), а также проводится методическое обеспечение (инструктаж) по разъяснению основных технологий и задач планирования.
2. Данный этап складывается из нескольких частей:

•  определение целей и задач на планируемый период (целевое обоснование плана)
• характеристика целей и задач в конкретных показателях (количественные и качественные, позитивные и негативные, абсолютные и относительные показатели, показатели производства и потребления – все они фиксируют целевую информацию);
• определение количественных значений планируемых показателей (с помощью нормативного или аналитического методов);
• обоснование реализации плана (программа действий в плане должна быть обоснованна);
• оформление проекта плана (единого типового плана в сфере культуры нет, но существуют образцы).

3.  На данном этапе решаются две задачи. Во-первых, нередко план должен пройти процедуру согласования с различными инстанциями, от которых зависит его реализация. Во-вторых, план утверждается руководителем организации и оформляется этот шаг с помощью грифа «Утверждаю» в правом верх-нем углу документа.
4. На данном этапе важно донести каждую позицию плана до исполнителей, поэтому в пропаганде плана нередко предусмотрены совещания, семинары, беседы. Кроме того, для своевременной реализации принято-го плана необходимо применение различных способов контроля за данным процессом.

Успешное планирование предполагает адекватное применение методов, используемых при разработке планов. Среди методов планирования в сфере культуры специалисты выделяют аналитический и нормативный.

 Для достижения более высоких показателей в плане предусматриваются новые формы и технологии работы, привлечение квалифицированных специалистов и т.д. Культурные услуги, их качество и количество являются главным результатом деятельности, и они являются основными показателями аналитического метода планирования.

В сфере культуры нормативный метод тесно связан с государственными нормативами и государственными заданиями, которые разработаны для учреждения культуры. Если в коммерческой среде такой метод планирования чаще всего не используется, то в некоммерческой сфере нормативные методы планирования сохраняются.

Норматив – это совокупность создаваемых или потребляемых учреждением культуры продуктов на единицу: времени, объема, площади и, наконец, слушателя или посетителя, который выражается в процентах, коэффициентах и других единицах. Существуют разработанные в сфере культуры нормативы количества кружков, посетителей, инвентаря, музыкальных инструментов, нормативы численности сотрудников и т.д.

Нормативный метод планирования ориентирует на усредненный характер работы, сдерживает инициативу, так как указывает лишь на границы, ниже и хуже которых работать нельзя.

При целевом методе планирования разработка плана осуществляется при учете действий, направленных на достижение целей, результатов деятельности отделов, подразделений, коллективов, каждого сотрудника. Однако в процессе целевого планирования может произойти подмена одних целей другими, смещение акцента со стратегических целей к оперативным, а также обостриться отношения между руководителями и подчиненными.

В связи с этим следует признать, что наиболее эффективным в сфере культуры является сочетание различных методов планирования.

Между тем в планировании культурной деятельности должна оставаться возможность корректировки плана в зависимости от изменившихся условий. Поэтому процесс планирования всегда непрерывен. Чтобы планирование было успешным, важно учитывать и реалистичность поставленных в плане целей. Запланированные действия, с одной стороны, должны быть амбициозными, а, с другой, реально достижимыми.

И, наконец, залогом выполнения запланированных мероприятий служит взвешенная система мотивации при работе с персоналом и, прежде всего, возможность поощрения за выполненные задачи.