Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом

Система управления персоналом не может эффективно функционировать в организации, не обладая определенными ресурсами и возможностями. Одной из главных задач руководства является обеспечение системы этими средствами.

Специалистами выделены следующие виды обеспечения системы управления персоналом:

  • кадровое обеспечение системы управления персоналом;
  • документационное обеспечение системы управления персоналом;
  • информационное обеспечение системы управления персоналом;
  • техническое обеспечение системы управления персоналом;
  • нормативно–методическое обеспечение системы управления персоналом;
  • правовое обеспечение системы управления персоналом.

Кадровое обеспечение системы управления персоналом представляет собой состав работников кадровой службы организации в необходимом количестве и качестве. Качественный состав работников кадровой службы содержит уровень образования, квалификацию, опыт работы, мотивацию и другие.

В настоящее время, к сожалению, часто можно встретить людей в кадровой службе, не имеющих профессиональных знаний и умений, поэтому выполняющих только техническую работу – заполнение документов, ведение кадрового учета. Современная ситуация требует от работников этой сферы совершенно других компетенций и предъявляет высокие требования к профессиональной квалификации.

Деятельность кадровой службы предполагает тесное взаимодействие с руководителем организации и его подразделениями, постоянный мониторинг рынка труда, проведение ситуационного анализа кадровой политики, использование инновационных методов и приемов работы с персоналом, формирование корпоративной культуры и многое другое.

Специалисты разработали перечень знаний, умений и навыков, предъявляемых к работникам службы управления персоналом в настоящее время:

  1. Знать: трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом (учет личного состава; основы педагогики, социологии и психологии труда; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом).
  2. Владеть умениями использовать современные методы оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентировать функции структурных подразделений и работников; применять новые социальные технологии управления.
  3. Иметь ясное представление о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре предприятия и основных функциях структурных подразделений.

На основании вышесказанного кадровик должен обладать профессиональными знаниями, умениями и навыками, при этом постоянно заниматься профессиональным развитием. Только так организация сможет достигнуть поставленных целей и стать конкурентоспособной. Количественный состав работников кадровой службы зависит от общего числа персонала, который определяется организационно–штатными структурами и уставом организации. Ученые считают, что среднее число работников, занятых в кадровой службе, составляет от 0,3 до 0,8 % от общего числа персонала организации.

Это число колеблется в зависимости определенных факторов, которые необходимо учитывать при расчете:

  • общая численность работников организации;
  • конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой деятельности, масштабами, наличием филиалов и прочие;
  • социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, научных работников), их квалификация;
  • сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и прочие);
  • техническое обеспечение управленческого труда и прочее.

В настоящее время существуют различные способы или методы расчета численности персонала кадровой службы:

  1. Метод многофакторного анализа функционального разделения управленческого труда. Применяется на крупных предприятиях и рассчитывается с помощью определенных формул, разработанных НИИ труда для каждой отрасли.
  2. Экономико–математические методы, включающие в себя разработку экономико-математических моделей, которые основаны на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса.
  3. Метод сравнений, предполагающий проектирование потребности в специалистах для менее развитой системы.
  4. Экспертный метод, состоящий из получения представлений о потребностях в специалистах, опирающиеся на мнения экспертов, консалтеров и других специалистов, имеющих богатый опыт в этой сфере деятельности.
  5. Метод прямого расчета, определяет численность работников кадровой службы из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений, чаще всего через трудоемкость (нормативную).

Специалисты предлагают следующую формулу прямого расчета численности кадровой службы:

Ч= Т × К/Фп

  • где Ч – численность отдела кадров;
  • Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час;
  • К – коэффициент, учитывающий затраты на выполнение работ, не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ, выполняемых за год в отделе кадров (примерно 1,15);
  • Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час (в среднем 1840 ч).

Разные страны мира выработали среднее соотношение численности работников кадровой службы к общему числу персонала организации. Например, в США на 100 работающих приходится один кадровик; в Германии на 130–150 работников – 1; во Франции на 130 – 1; в Японии на 100 – 2,7 работника кадровой службы, в России на 100 – примерно один работник кадровой службы.

Документационное обеспечение системы управления персоналом связано с организацией работы с документами, которые обращаются в системе управления персоналом

В его основу входит делопроизводство, состоящее из полного цикла обработки и движения документов с того момента, как они создаются работниками кадровой службы или получают их до того момента, когда происходит завершение исполнения и передача в другие подразделения организации.

Специалисты выделяют следующие функции документационного обеспечения системы управления персоналом:

  • своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
  • доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
  • печатание документов по кадровым вопросам;
  • регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
  • формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для организации;
  • копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
  • контроль за исполнением документов;
  • передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Требования, предъявляемые к правильному оформлению документов, опираются на государственные стандарты унифицированных систем документации. Эти стандарты, в свою очередь, определяют перечень и порядок использования реквизитов, которые зависят от сферы деятельности организации и периодически проходят ревизию и изменяются.

В подсистеме информационного обеспечения системы управления персоналом, отвечающей за ведение учета и статистики персонала, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

  1. Плановая документация – это плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда.
  2. Первичная учетная документация, связанная с учетом труда и заработной платы.
  3. Отчетно-статистическая, определяющая численность, баланс рабочего времени, зарплату, производительность труда, высвобождение работников.
  4. Документация, связанная с социальным обеспечением (пенсии, пособия, льготы, социальное страхование).
  5. Организационно–распорядительная документация. К ней относятся акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, распоряжения, решения, устав.

В зависимости от организационно–правовой формы предприятия, сферы деятельности, а также знаний руководителя и специалиста кадровой службы к основным документам, относящимися к кадровой деятельности, могут относиться:

  • инструкции – это локальный нормативный документ, предписывающий обязательное исполнение всеми сотрудниками организации, на которых он распространяется. Ярким и наиболее часто используемым примером является должностная инструкция, определяющая права, обязанности и ответственность за выполнение трудовых функций работника;
  • правила – это организационно–правовой документ, в котором содержатся организационные, регламентирующие, социальные и другие нормы функционирования организации в целом, а также структурных подразделений или должностных лиц, в частности. К нему можно отнести корпоративный стандарт, регулирующий деятельность компании и предписывающий нормы поведения в ней;
  • регламент – это нормативно–правовой акт, регулирующий и регламентирующий направления деятельности организации, а также определяющий порядок деятельности руководства. Чаще всего регламент используется на государственной службе в виде административного регламента, который устанавливает сроки и последовательность выполнения определенных действий или процедур (например, предоставления муниципальной услуги);
  • квалификационная карта – это локальный документ, состоящий из набора квалификационных характеристик, в который входят уровень образования, опыт работы, знание языков, владение информационными технологиями, входящих в представление об «идеальном работнике» на конкретной должности. Документ разрабатывается специалистом кадровой службы совместно с руководителем организации и руководителем того структурного подразделения, в котором находится эта должность или рабочее место;
  • карта компетенции, определяющая перечень знаний, умений, навыков, способностей, личностных и деловых характеристик, установок, ценностей и мотивов, необходимых для выполнения трудовых функций определенной должности или рабочего места;
  • профиль должности – это документ, включающий в себя квалификационную карту и карту компетенции и создающий потрет «идеального работника», занимающего определенную должность или рабочее место. Документ позволяет упростить процесс отбора персонала, его адаптацию, мотивацию и всю технологию управления персоналом;
  • спецификация работы – локальный акт, содержащий в себе требования к конкретной должности или рабочему месту, который составляется на основе анализа работы, т. е. выполнения трудовых функций. Этот документ состоит из описания производственного процесса, контроля за выполнением работы, требований, предъявляемых к работнику (образование, опыт), видов ответственности, системы взаимоотношения в организации и т.д.

Документационное обеспечение позволяет повысить эффективность организации и контроля в управлении персоналом, а также соблюдать законодательство Российской Федерации.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)