Инструкции организационно-методического назначения и правила

Слово «инструкция» происходит от латинского instructio  — наставление, устройство.

Инструкция — правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Примером индивидуальной инструкции организационно-методического назначения может служить инструкция по делопроизводству, для создания которой в настоящее время в качестве типовой используется «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Основное назначение инструкции по делопроизводству предприятия — регламентировать весь процесс работы со всеми видами и формами документной информации и все технологические операции с документами предприятия.

Приложениями к инструкции являются образцы бланков, табель унифицированных форм документов и альбом форм документов, перечни (нерегистрируемой корреспонденции, типовых сроков исполнения документов), формы номенклатуры дел, описей, обложек дел и других типовых документов.

Инструкция может включать в виде разделов или отдельных приложений регламенты по работе с отдельными видами электронных документов (электронными письмами, веб-документами), а также по использованию САДД на предприятии.

Инструкция разрабатывается службой ДОУ при участии архивных работников, утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Она является внутренним стандартом предприятия, обязательным для исполнения не только сотрудниками службы делопроизводства, но и всеми другими работниками, создающими документы и работающими с ними.

Правила как вид документа разрабатываются, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

По сфере применения правила можно разделить на имеющие общее значение для всех отраслей (например, правила по технике безопасности) и отраслевые (например, правила приема в высшие учебные заведения, правила предоставления гостиничных услуг).

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и федеральным законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила разрабатываются кадровой службой и согласуются с юридической службой, бухгалтерией, а также отделом режима или службой охраны предприятия. Правила оформляются на общем бланке и утверждаются руководителем предприятия.

Предприятие имеет право регламентировать в правилах дополнительные нормы, отражающие специфику организации работы на предприятии и требования работодателя (например, требования к внешнему виду работников).