Акты, докладные записки

Акт — документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при обследовании, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей и дел в случае смены должностных лиц, сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Во всех случаях в акте отражают только те факты, которые были обнаружены в ходе работы.

Если акт является внешним документом, т. е. передается в другие организации, то в состав реквизитов включается юридический адрес организации — автора акта.

Заголовок формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) Проверки расходования валютных средств. Возможна формулировка заголовка с помощью от глагольного существительного — «О приемепередаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Введение содержит ссылку на документ, послуживший основанием для проведения работы: приказ руководителя, договор о совместной деятельности, случившееся событие.

Должностных лиц, составивших акт (с указанием должностей, инициалов, фамилий), указывают в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие.

В тех случаях, когда они работают в других учреждениях – указывают и названия этих учреждениях.

Выводы, предложения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта, его особое мнение оформляется в качестве приложения. В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он отправлен.

Подписи располагают в той же последовательности, что и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта или не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись.

Некоторые акты приобретают юридическую силу после их утверждения, например акт о ликвидации учреждения — руководителем вышестоящей организации, акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения — руководителем организации. В ряде из них (по материальным, финансовым вопросам) гриф утверждения заверяется печатью.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может создаваться по личной инициативе или по указанию руководителя.

Оформление докладной записки зависит от адресата.

Пример оформления докладной записки

Для обеспечения тиражирования документов ОАО ТП «СОЮЗ» прошу Вас дать указание о приобретении ксерокса для отдела управления документами.

Начальник отдела А.П. Федосеева

Текст инициативной докладной записки состоит из вводной части (изложение фактов, события, послужившего основанием для написания записки, анализ возникшей ситуации) и заключительной части (выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять).

При рассмотрении докладной записки руководитель в резолюции излагает свое решение по затронутому вопросу, соглашаясь или не соглашаясь с мнением автора записки.

Информационные и отчетные записки могут содержать только первую часть.

Объяснительная записка составляется для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета).

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию руководителей в связи с отношениями, возникающими в процессе производственной и трудовой деятельности.

Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и т. д.