Электронные письма

Электронными письмами называют электронные документы, которые передаются с помощью почтовых программ, осуществляющих обмен данными между компьютерами, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Наиболее распространенными почтовыми программами являются Outlook (Microsoft); The bat (Rit labs), Opera M2 (Opera software), Thunderbird (Mozilla foundation).

Служебный заголовок электронного письма содержит несколько полей, которые автоматически формируются почтовой программой, а затем заполняются автором сообщения или автоматически добавляются системой (из адресной книги).

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком (имя-домен).

Домен может состоять из нескольких доменов разного уровня, разделенных точками. В сети Интернет существуют домены верхнего уровня, обозначающие код организации, например: com — коммерческие организации, edu — учебные и научные организации, gov — правительственные учреждения, net — сетевые узлы Internet, или национальные домены: ru, ua, us и т. д.

Современные почтовые программы предоставляют возможность создавать письма с использованием точных цитат из предшествующего письма. Возникает новая вопросно-ответная форма письма, в которой цитируемое суждение и ответ на него выделяются разным цветом/шрифтом.

При составлении текстов служебных электронных писем следует принимать во внимание, что, с одной стороны, большинство правил деловой переписки действуют и при электронной переписке, а с другой — это принципиально новый вид коммуникации, протекающей в режиме реального времени «online».

Интересно
Электронное письмо не допускает задержки с ответом. Общение по электронной почте — диалог в режиме оперативной связи, который требует определенной подготовки, навыков.

Стиль электронного письма должен быть сугубо рабочим и сжатым, а язык электронной переписки отличается конкретностью и краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз, в том числе включающих некоторые стандартные при традиционной переписке выражения (языковые формулы).

При этом особое внимание уделяется соблюдению правил письменного делового этикета, прежде всего, изложению содержания письма в вежливом и тактичном тоне.

Это особенно важно, так как в электронном письме отсутствуют внешние атрибуты вежливости, содержащиеся в письме на бумажном носителе (специально подготовленный бланк, соответствующая бумага, размещение реквизитов и т. д.).

Так как электронная почта достаточна прозрачна для профессионалов в области сетевых технологий, рекомендуется воздерживаться от передачи по этим каналам документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию или же использовать при этом дополнительные способы для защиты информации.

Сообщения электронной почты, создаваемые или получаемые работниками большинства организаций, можно разделить на две группы.

Личные электронные письма (сообщения персонального характера, не относящиеся к выполнению должностных обязанностей). Личное сообщение может быть уничтожено сотрудником сразу после того, как отпадет их надобность.

Корпоративные электронные письма, к которым относятся:

  • сообщения, фиксирующие деловую активность организации, которые должны храниться в течение определенного времени как документное свидетельство (внутренняя переписка, фиксирующая решение руководителя и указания по его выполнению, важная деловая корреспонденция, полученная извне);
  • сообщения, способствующие деятельности организации, но которые не нужно длительно хранить (уведомления о деловых встречах, копии протоколов совещаний, копии докладов или информационных бюллетеней, реклама и т. д.).

Срок хранения корпоративных электронных писем должен быть определен в номенклатуре дел организации.

При создании системы управления документами электронной почты следует исходить из того, что электронные письма организации, свидетельствующие об управленческих действиях и решениях, являются официальными документами, которые могут быть востребованы в качестве доказательства выполнения юридических обязательств или управленческих операций.

Поэтому они должны быть:

  • сохранены (быть неизменными и читабельными в течение установленного в номенклатуре организации времени);
  • доступны для прочтения любому сотруднику, имеющему право доступа, независимо от того, с какого и в какой почтовый ящик эти сообщения были отправлены;
  • классифицированы и взаимосвязаны с другими бумажными и электронными документами по той же теме.

Для обеспечения этих требований электронные письма должны быть введены в общий документный массив организации, а затем использоваться и храниться на тех же основаниях, что и другие ее документы.

В организации, использующей в своей деятельности электронную переписку, должны быть нормативно закреплены и предназначены напрямую всем сотрудникам правила и процедуры работы с электронными письмами (регламент работы с электронной почтой, рабочие инструкции пользователей и т. д.).

Очень важно зафиксировать в регламенте, что корпоративная электронная почта является собственностью организации. Это служит основанием для установления правил использования электронной почты и дает право контроля за их соблюдением, в том числе контроля содержания переписки.

Организация может разрешить своим сотрудникам использовать электронную почту в личных целях, но в этом случае в ее интересах предпочтительнее установить определенные ограничения на личную переписку (требования к содержанию писем, их количеству, размещению в отдельных папках, участию в форумах и т. д.).

В организациях, сохраняющих документы в бумажном виде, электронные сообщения могут быть распечатаны и храниться в соответствующих делах (папках) организации.

Наиболее совершенная технология работы с электронными сообщениями — их включение в виде электронных документов в систему автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Современное программное обеспечение в этой области, как правило, взаимодействуют с почтовыми программами. Электронные сообщения регистрируются, а затем сохраняются в САДД. В регламенте следует закрепить порядок оформления электронного письма — указания наименования и адреса отправителя, темы, содержания, наличия вложенных файлов.

Важно установить сроки хранения и порядок уничтожения определенных видов электронных писем, имея в виду, что сроки хранения аналогичных электронных и бумажных документов одинаковы.

Особое внимание следует уделить переписке с деловыми партнерами, имеющей отношение к контрактам, в которых определен порядок разрешения спорных вопросов в соответствии с зарубежным законодательством.

В большинстве стран сроки хранения документов значительно длиннее, чем в России. В этом случае предпочтительнее продлить сроки хранения, чтобы оказаться защищенными в случае судебного разбирательства.

Сообщения электронной почты с большей вероятностью будут приняты судом в качестве доказательства, если в организации правила и процедуры работы с электронной почтой нормативно закреплены и соблюдаются ее работниками.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)