Веб-документы
С появлением и развитием сетевых технологий корпоративного и общего пользования (локальных сетей, Интернет) возник новый тип документа — веб-документ, который можно определить как «электронный документ, для использования которого необходимы сетевые компьютерные технологии».
Информационная составляющая веб-документа — это информация, содержащаяся на веб-страницах. Управленческая информация может содержаться на страницах корпоративного (внутреннего) сайта организации, а также официального сайта организации в сети Интернет.
Особенность веб-документов заключается в том, что:
- большинство из них — не имеет бумажных аналогов и может быть представлено исключительно в цифровой форме, так как значительная часть содержимого сайта представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется;
- их достоверность иногда вызывает сомнению, поскольку содержание и местонахождение веб-документов может быть преднамеренно или случайно изменено (например, при реструктуризации сайта, обновлении информации, сбоях в работе сервера или в результате потери данных при вирусной атаке).
Сайты периодически обновляются, и их содержание и структура характеризуются очень высокой динамичностью.
Одной из целей реализуемой в настоящее время в России концепции «электронного правительства» является обеспечение доступности для организаций и граждан официальных информационных ресурсов органов государственной власти и управления.
Развивается практика использования информационных ресурсов Интернет в научных исследованиях и в обмене информацией через электронные научные издания.
Отечественными специалистами в области библиотечного дела как один из вариантов предлагается следующий способ описания отдельных веб-страниц:
Автор. Заглавие. Общее обозначение материала. (Электронный адрес (.URL) Дата обращения.
Например,
Степанов В.К. Применение Интернета в информационной деятельности: Интерактивный учебник: [Электронный ресурс]. — http:// www.libs.ru/doc/textbook). — Проверено 20.12.2013.
Для того, чтобы информация официальных веб-страниц (органов власти и управления, учреждений и предприятий) могла быть использована для принятия управленческих решений, необходимо обеспечивать ее сохранность и неизменность.
Применение веб-документов в управленческой и научной деятельности вызывает необходимость управления веб-документами, в которое входит:
- правильное описание веб-документов (включение в структуру веб-страниц метаданных, позволяющих однозначно идентифицировать информацию;
- обеспечение достоверности, полноты, доступности, сохранности, юридической силы веб-документов (то есть тех его свойств, которые позволяют использовать документ в управленческой деятельности, в том числе и в качестве доказательства);
- управление веб-документами в процессе всего их жизненного цикла — от создания до передачи на архивное хранение или уничтожение.
Зарубежный опыт показывает, что документами, находящимися на веб-сайтах, необходимо управлять в рамках обшей стратегии управления электронными документами организации.
Этот регламент может быть самостоятельным организационным документом или включен в состав инструкции по делопроизводству организации.
В функции ДОУ входит как обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирования), так и организация работы с документами учреждения или предприятия.
