Подготовка распорядительных документов
Существуют основания для издания распорядительного документа.
Это может быть:
- необходимость выполнения принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решений вышестоящих органов;
- осуществление собственной исполнительно-распорядительной деятельности в соответствии с функциями и задачами организации.
Подготовка распорядительных документов поручается одному или нескольким исполнителям (должностным лицам или структурным подразделениям).
Рассмотрим этапы подготовки распорядительных документов при единоличном и коллегиальном порядке принятия решения.
Выбор вида распорядительного документа зависит от способа принятия решения: единоличным решением руководителя или коллегиальным органом управления, что в свою очередь определяется полномочиями руководителей или коллегиальных органов данной конкретной организации, зафиксированных в ее организационных документах (уставе, положении, регламенте).
На этом первом этапе определяется исполнитель или формируется рабочая группа.
В целях обеспечения правовой основы и юридической силы подготавливаемого документа изучаются действующее законодательство и иные нормативно-правовые акты в данной области.
Затем исполнитель (рабочая группа):
- определяет круг вопросов, которые надо отразить в документе;
- изучает документальные материалы по этим вопросам, в том числе и документы, ранее создаваемые в этой организации;
- определяет необходимость отмены действия ранее изданных документов организации или их отдельных пунктов.
При анализе информации рассматриваются разные варианты решений, и из них выбирается самый эффективный.
На третьем этапе оформляется проект распорядительного документа. Проект создается на основе формы (шаблона) из альбома форм документов и в соответствии с табелем унифицированных форм документов организации.
При составлении текста проекта необходимо:
- давать конкретные поручения, определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
- увязывать содержащиеся в документе поручения с ранее изданными по данному вопросу документами (во избежание повторений или противоречий);
- обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций, структурных подразделений, должностей;
- указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением поручений, содержащихся в документе;
- указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.
Для обсуждения на заседании коллегиального органа управления дополнительно к проекту распорядительного документа готовится справка, которая должна содержать необходимую информацию и обоснование целесообразности принятия документа.
Порядок рассмотрения проекта распорядительных документов и прилагаемых к нему материалов устанавливаются регламентом работы коллегиального органа.
Как правило, сначала они передаются на рассмотрение руководителю органа, а затем после включения этого вопроса в повестку дня заседания их копии рассылаются членам коллегиального органа для предварительного изучения.
На четвертом этапе проходит согласование проекта документа.
Внутреннее согласование документа, издаваемого на основе единоначалия, осуществляется путем проставления виз должностных лиц. Если готовящийся документ затрагивает интересы сторонних организаций, проект документа направляется им на согласование, и их согласие оформляется грифом согласования.Если при согласовании возникают существенные замечания к документу, замечания вносятся в текст документа, и новая редакция направляется на повторное согласование.
Решения информационного характера, которые, как правило, не оформляют в виде распорядительного документа, называются протокольными. Доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Пятый этап, подписание распорядительного документа, является завершающей стадией подготовки документа, необходимой для придания ему юридической силы.
Прежде чем передать распорядительный документ на подписание, он должен быть тщательно проверен. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо.
После подписания распорядительный документ регистрируется службой ДОУ или секретарем коллегиального органа управления. После регистрации документ приобретает статус официально изданного правового акта.
Затем проводится тиражирование всего документа или его части (выписки из документа) и осуществляется его рассылка исполнителям и должностным лицам для сведения.
