Информационно-коммуникационное обеспечение процессов управления в системе современного менеджмента
Управленческая информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешней средах. Коммуникация представляет собой процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания обмениваемой информации. Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования фирмы.
Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях», осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Само управление в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.
Требования к управленческой информации:
- объективность (отражение объективных закономерностей посредством представления их в виде документа);
- надежность (с определенной степенью риска, так как обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем);
- достоверность (с определенной вероятностью, так как чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т. е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество управленческой работы);
- полнота (информация должна дать комплексное виденье, что обеспечивает рациональность ее использования);
- логичность (в информационном сообщении должны быть причина, следствие и связь между ними; если связь отсутствует, то сообщение может утерять свою логичность);
- доступность (краткость, наглядность, выразительность);
- оптимальность;
- оперативность;
- своевременность (с момента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации);
- соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;
- возможность многократного использования;
- соответствие информации диапазону управления субъекта;
- релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т. д. Перечисленные требования на практике совместить весьма проблематично, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности.
В свою очередь, критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения. Источники информации условно можно разделить на две большие группы: внешние и внутренние.
Внешняя информация может быть получена различными путями:
- во-первых, информация, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, докладах на семинарах и совещаниях;
- во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того полученные от третьих лиц – покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;
- в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т. п.;
- в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерноинформационной системы;
- в-пятых, коммерческий шпионаж, т. е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников.
Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т. п. Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т. е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме.
Операции с управленческой информацией:
- сбор;
- производство (исследования, изобретения, разработки);
- аналитикосинтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование);
- кодировка (раскодировка);
- хранение (материальный носитель);
- преобразование;
- передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);
- сортировка (классификация по заданным признакам);
- синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);
- размножение;
- использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);
- оценка (зависит от потребности в ней);
- контроль за эффективностью использования;
- уничтожение (устаревание информации).
Вся разнородная и разновидовая информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование в управленческой деятельности. Упорядоченность информации предполагает создание в организации информационной системы, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.
Информационные системы, собирая и накапливая информацию, позволяют улучшать качество всех функций менеджмента за счет полноты накопленной информации и быстрого доступа к данным. При этом системы обеспечивают поиск и аналитическую обработку нужных сведений, формируют опорные решения и подсказки, а также предоставляют консультации по различным областям знаний.
Информационные системы могут быть построены:
- по функциональному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей; результатом такого подхода зачастую является невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах, а придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях эволюционного развития организации будет резко снижать ценность информации;
- по системному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации под определенный круг вопросов (рубрику) по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации.
Любые информационные системы управления должны:
- повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
- обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
- добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
- согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
- за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.
Основные составляющие информационных систем:
- информационные ресурсы;
- каналы циркуляции;
- носители;
- кадры.
Для того чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов. Информационную систему функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием (рис. 1).
Коммуникация, наряду с интеракцией (организация взаимодействия между людьми) и перцепцией (процесс восприятия, способствующий взаимопониманию участников общения), является составной частью процесса общения. Коммуникации имеют решающее значение для менеджеров и их работы. Однако необходимо иметь в виду тот факт, что по мере удаления от верхушки организаций доля времени, затрачиваемая руководителем на коммуникации, уменьшается. Коммуникативные потоки могут иметь горизонтальное и вертикальное (нисходящее и восходящее) направление.
Основные модели коммуникации:
- коммуникации как действие;
- коммуникации как взаимодействие;
- коммуникации как процесс.
Типы коммуникаций:
- формальная и неформальная;
- вертикальная (восходящая и нисходящая);
- горизонтальная;
- диагональная;
- внутриличностная;
- межличностная;
- коммуникация в малых группах;
- общественная;
- внутренняя оперативная коммуникация;
- внешняя оперативная коммуникация;
- личностная.
А. А. Беляев и Э. М. Коротков предложили свой классификатор коммуникаций (рис. 2).
Основные составляющие коммуникационного процесса: исходная идея + источник информационного сообщения → кодирование → передатчик → шум → приемник → декодирование → полученная идея + пользователь информационного сообщения → обратная связь (рис. 3).
Источник информационного сообщения – сотрудник организации, имеющий определенные идеи, намерения, сведения и цель сообщения. Сообщение – это смысл и содержание информации, которые источник передает пользователю, то, ради чего и осуществляется коммуникация. Передатчик – устройство, передающее сообщение по коммуникационному каналу пользователю. Кодирование – это перевод сообщения в форму, приспособленную для передачи, и заключается в преобразовании сообщения в символы и сигналы.
Коммуникационный канал – это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к пользователю, путь физической передачи сообщения. Приемник – устройство, превращающее сигналы в сообщения. Декодирование – это преобразование символов в значения, понятные пользователю. Пользователь информации – сотрудник организации, наиболее важный компонент коммуникационного процесса, так как цель коммуникации состоит в изменении его поведения. Обратная связь – это реакция пользователя на сообщение источника.
Требования к коммуникациям:
- корректность;
- конкретность;
- краткость;
- полнота;
- ясность;
- исключительность (руководство данного уровня получает в данный момент только ту информацию, которая действительно требует его внимания, остальное исключается).
- Функция управленческой мотивации в системе современного менеджмента
- Функция управленческого контроля в системе современного менеджмента
- Функция управленческой координации в системе современного менеджмента
- Функция управленческой организации в системе современного менеджмента
- Функция управленческого планирования в системе современного менеджмента
- Функция подготовки и принятия управленческого решения в системе современного менеджмента
- Функция управленческого прогнозирования в системе современного менеджмента
- Функция управленческого анализа в системе современного менеджмента
- Делегирование полномочий в системе современного менеджмента
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу