Информационно-коммуникационное обеспечение процессов управления в системе современного менеджмента

Управленческая информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешней средах. Коммуникация представляет собой процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания обмениваемой информации. Информационные ресурсы являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования фирмы.

Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях», осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Само управление в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.

Требования к управленческой информации:

  • объективность (отражение объективных закономерностей посредством представления их в виде документа);
  • надежность (с определенной степенью риска, так как обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем);
  • достоверность (с определенной вероятностью, так как чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т. е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество управленческой работы);
  • полнота (информация должна дать комплексное виденье, что обеспечивает рациональность ее использования);
  • логичность (в информационном сообщении должны быть причина, следствие и связь между ними; если связь отсутствует, то сообщение может утерять свою логичность);
  • доступность (краткость, наглядность, выразительность);
  • оптимальность;
  • оперативность;
  • своевременность (с момента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и в конце концов вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации);
  • соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;
  • возможность многократного использования;
  • соответствие информации диапазону управления субъекта;
  • релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т. д. Перечисленные требования на практике совместить весьма проблематично, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности.

В свою очередь, критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения. Источники информации условно можно разделить на две большие группы: внешние и внутренние.

Внешняя информация может быть получена различными путями:

  • во-первых, информация, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, докладах на семинарах и совещаниях;
  • во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того полученные от третьих лиц – покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;
  • в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т. п.;
  • в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерноинформационной системы;
  • в-пятых, коммерческий шпионаж, т. е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников.

Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т. п. Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т. е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме.

Операции с управленческой информацией:

  • сбор;
  • производство (исследования, изобретения, разработки);
  • аналитикосинтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование);
  • кодировка (раскодировка);
  • хранение (материальный носитель);
  • преобразование;
  • передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);
  • сортировка (классификация по заданным признакам);
  • синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);
  • размножение;
  • использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);
  • оценка (зависит от потребности в ней);
  • контроль за эффективностью использования;
  • уничтожение (устаревание информации).

Вся разнородная и разновидовая информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование в управленческой деятельности. Упорядоченность информации предполагает создание в организации информационной системы, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

Информационные системы, собирая и накапливая информацию, позволяют улучшать качество всех функций менеджмента за счет полноты накопленной информации и быстрого доступа к данным. При этом системы обеспечивают поиск и аналитическую обработку нужных сведений, формируют опорные решения и подсказки, а также предоставляют консультации по различным областям знаний.

Информационные системы могут быть построены:

  • по функциональному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей; результатом такого подхода зачастую является невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах, а придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях эволюционного развития организации будет резко снижать ценность информации;
  • по системному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации под определенный круг вопросов (рубрику) по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации.

Любые информационные системы управления должны:

  • повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
  • обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
  • добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
  • согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
  • за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Основные составляющие информационных систем:

  • информационные ресурсы;
  • каналы циркуляции;
  • носители;
  • кадры.

Для того чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования, и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов. Информационную систему функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием (рис. 1).

Информационно-коммуникационное обеспечение процессов управления в системе современного менеджмента

Коммуникация, наряду с интеракцией (организация взаимодействия между людьми) и перцепцией (процесс восприятия, способствующий взаимопониманию участников общения), является составной частью процесса общения. Коммуникации имеют решающее значение для менеджеров и их работы. Однако необходимо иметь в виду тот факт, что по мере удаления от верхушки организаций доля времени, затрачиваемая руководителем на коммуникации, уменьшается. Коммуникативные потоки могут иметь горизонтальное и вертикальное (нисходящее и восходящее) направление.

Основные модели коммуникации:

  • коммуникации как действие;
  • коммуникации как взаимодействие;
  • коммуникации как процесс.

Типы коммуникаций:

  • формальная и неформальная;
  • вертикальная (восходящая и нисходящая);
  • горизонтальная;
  • диагональная;
  • внутриличностная;
  • межличностная;
  • коммуникация в малых группах;
  • общественная;
  • внутренняя оперативная коммуникация;
  • внешняя оперативная коммуникация;
  • личностная.

А. А. Беляев и Э. М. Коротков предложили свой классификатор коммуникаций (рис. 2).

Информационно-коммуникационное обеспечение процессов управления в системе современного менеджмента

Основные составляющие коммуникационного процесса: исходная идея + источник информационного сообщения → кодирование → передатчик → шум → приемник → декодирование → полученная идея + пользователь информационного сообщения → обратная связь (рис. 3).

Информационно-коммуникационное обеспечение процессов управления в системе современного менеджмента

Источник информационного сообщения – сотрудник организации, имеющий определенные идеи, намерения, сведения и цель сообщения. Сообщение – это смысл и содержание информации, которые источник передает пользователю, то, ради чего и осуществляется коммуникация. Передатчик – устройство, передающее сообщение по коммуникационному каналу пользователю. Кодирование – это перевод сообщения в форму, приспособленную для передачи, и заключается в преобразовании сообщения в символы и сигналы.

Коммуникационный канал – это средство, с помощью которого сообщение передается от источника к пользователю, путь физической передачи сообщения. Приемник – устройство, превращающее сигналы в сообщения. Декодирование – это преобразование символов в значения, понятные пользователю. Пользователь информации – сотрудник организации, наиболее важный компонент коммуникационного процесса, так как цель коммуникации состоит в изменении его поведения. Обратная связь – это реакция пользователя на сообщение источника.

Требования к коммуникациям:

  • корректность;
  • конкретность;
  • краткость;
  • полнота;
  • ясность;
  • исключительность (руководство данного уровня получает в данный момент только ту информацию, которая действительно требует его внимания, остальное исключается).
Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)