Функция управленческой организации в системе современного менеджмента

Организационная деятельность – это процесс группировки различных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей, подчинение затем каждой группы управляющему, наделенному необходимыми для руководства данной группой полномочиями, и обеспечение вертикальной и горизонтальной координации в структуре организации.

Функция организации ориентирована на создание, совершенствование и поддержание функционирования исполнительной организационной структуры по реализации принятого управленческого решения и разработанного плана мероприятий. Под структурой понимается система связей между ресурсами управляющей системы. Цель структуры состоит в обеспечении условий для наиболее рационального использования каждого ресурса в процессе достижения управленческой системой намеченных ею целей.

Субъекты организационной деятельности – руководители различного уровня, наделенные полномочиями в области принятия решений в определенных сферах деятельности организации (хороший организатор – это не тот, кто хорошо работает только сам, а тот, у кого хорошо работают подчиненные). Объекты организационной деятельности – весь состав взаимосвязанных структурных подразделений любого назначения (отдельные исполнители, цехи, участки, отделы, сектора, лаборатории и т. п.).

Функция организации реализуется двумя путями – через административно-организационное управление или оперативное управление (рис. 1):

• административно-организационное управление – предполагает определение структуры организации, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления;
• оперативное управление – обеспечивает функционирование организации в соответствии с утвержденным планом, периодическое или непрерывное сравнение фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующую их корректировку.

Регулятором человеческого поведения в организации выступают различные нормативно-правовые акты и положения (Устав, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.), а также нормативно-технические документы, регламентирующие деятельность (техпроцессы, инструкции, процедуры, положения, нормы, нормативы и др.). Для достижения высоких показателей в работе коллектива современный руководитель нуждается в эффективных организаторских способностях, которые объединяются в три типа.

Хороший руководитель должен обладать следующими личными качествами:

• широким кругозором, жаждой знаний, профессионализмом, новаторством, творческим подходом к работе;
• чувством понимания ситуации;
• творческим отношением к работе, упорством, уверенностью в себе и преданностью делу;
• нестандартным мышлением, изобретательностью, инициативностью и способностью генерировать идеи;
• готовностью к переменам, открытостью, гибкостью и легкой приспособляемостью к происходящим изменениям;
• стремлением к сотрудничеству, коммуникабельностью и чувством успеха;
• эмоциональной уравновешенностью и стрессоустойчивостью, психологическими способностями влиять на людей;
• ситуационным лидерством и энергией личности в корпоративных структурах;
• способностью работать в коллективе и с коллективом;
• умением предвидеть результат;
• внутренней потребностью к саморазвитию и самоорганизации;
• способностью и умением рисковать;
• способностью действовать самостоятельно;
• ответственностью за деятельность и за принятые решения;
• способностью увидеть, выделить существенное;
• искусством выполнять планы.

Организаторские способности руководителя не должны расходиться с его этическими нормами. Этика руководителя сосредоточена на широком спектре вариантов его поведения, включает средства, используемые им для достижения поставленных целей.

В настоящее время выделяют следующие образцы навыков руководства, которые необходимы руководителю при формировании и управлении организацией:

• умение при управлении учитывать поведение подчиненных; способность устанавливать и контролировать дисциплину;
• стремление гибко использовать различные стили руководства, приспосабливая их к переменам;
• осознание выполняемой им роли и эффективное использование своего положения;
• развитие и поддержание хороших отношений с окружающими;
• отдача четких однозначных указаний и распоряжений;
• регулярный анализ работы подчиненных и учет его результатов;
• стимулирование деятельности подчиненных, поощрение наилучших примеров в работе;
• системный подход к анализу работы; квалифицированное делегирование полномочий;
• избежание слишком частого применения негативного подкрепления;
• создание эффективной обратной связи;
• защита персонала организации от внешних угроз;
• поиск способов повышения результативности работы сотрудников;
• установление системы оценки работы и критериев успеха.

Функция организации выступает прежде всего как форма установления связей между руководителями различных уровней. С учетом того, что каждый руководитель является личностью со своей индивидуальностью, функция организации связана с многообразными формальными и неформальными отношениями между людьми, с переплетением этих типов взаимоотношений, с личностными качествами людей, с их представлениями о профессионализме, культуре, этике, морали и т. д. Недооценка этих моментов весьма пагубна для творческого труда, для микроклимата коллектива, для достижения целей организации.

Эффективное руководство предполагает, что люди совместно координируют ресурсы, определяют задачи, выдвигают и поддерживают идеи, планируют деятельность и т. д. Коллективная работа позволяет открыть огромные новые возможности, коллективный подход – решать проблемы сообща. Тем самым вырабатывается больше идей, возрастает инновационная способность, уменьшаются возможности для появления стрессовых ситуаций.

Организация эффективно работающего коллектива – сложный и трудоемкий процесс. Коллектив живет собственной деловой и эмоциональной жизнью. Его нельзя создать без усилий, целеустремленности и доверия. На основе стоящих перед организацией целей и задач руководитель призван обеспечить согласованные и целенаправленные действия подчиненного ему персонала. Воздействие руководителя на коллектив начинается с подбора и расстановки кадров на различных участках. Расстановка кадров должна помогать раскрытию личных способностей работников, обеспечивать рост эффективности совокупного труда всего коллектива.

В решении этой задачи большая роль принадлежит руководителю, его умению учитывать индивидуальные способности, интересы и психологические особенности людей при организации их совместного труда. Руководитель должен уметь анализировать и учитывать мотивы поведения членов коллектива, применять дифференцированный подход к людям с учетом их отношения к положительным примерам и имеющимся недостаткам, с учетом их личных склонностей, интересов и психологии. Успех руководства во многом зависит именно от того, насколько руководитель опирается на коллектив, на его опыт и знания, насколько он поддерживает и развивает деловую инициативу.

Роль руководителя в организации коллектива во многом зависит от совершенствования стиля и методов его руководства, от поведения руководителя, от характера его взаимоотношений с людьми. Многочисленные исследования показали, что руководителю зачастую мешает эффективно выполнять свои функции неспособность сотрудничать с людьми. Многофакторность современных организационных и управленческих систем носит объективный характер, поэтому организаторская деятельность синтезирует все виды деятельности в системах. Организаторская деятельность весьма трудоемка и имеет значительный удельный вес в труде руководителя (до 60–80 %). Предмет этой деятельности – социально-экономические системы, учет экономических, эстетических, технологических, профессиональных и прочих связей и отношений, формирование самого коллектива как целостной динамической и устойчивой системы (рис. 2).

Регламентирование – это, отраженное в уставах, положениях о подразделениях, должностных инструкциях, закрепление функций или работ за определенными исполнителями, установление статусов звеньев управления, их места в системе взаимосвязи с другими, области автономии. Нормирование – это установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности. Результат нормирования – норматив, некоторый стандарт. Инструктирование – это ознакомление, посредством выдачи инструкций, с обстоятельствами выполнения работ, разъяснение норм, условий реализации нормативных актов.

С помощью инструктирования важно попытаться создать условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления (унификация, стандартизация). Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

Чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию, тем меньше возникает потребности в третьем этапе. 3 этап – распорядительство, т. е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Регулирование в рамках функции организации имеет в большей степени превентивный (предупреждающий) характер.