Главная » Справочник » Деловое общение » Анализ использования временного ресурса

Анализ использования временного ресурса

Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса.

Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени.

Такой анализ просто необходим, если неизвестно, на что вообще расходуется время, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей.

Можно это делать вручную или использовать специализированные программные продукты. С помощью записей можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы.

Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры:

вид деятельности – для определения вида деятельности;
время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
длительность соответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Наиболее благоприятным является ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени.

Планирование есть структурирование времени для наилучшего его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться.

Существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Планирование всегда осуществляется исходя из целей.

Интересно

Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные.

Это происходит следующим образом: исходя из цели жизни или миссии организации выделяется ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера.

Предыдущая статья Администраторская функция Следующая статья Биологические характеристики руководителя

Статьи по теме