Сущность и виды документов

Каждый факт хозяйственной жизни экономических субъектов подлежит оформлению первичными учетными документами. Иными словами, первичные документы подтверждают свершившиеся и отраженные в системе учета хозяйственные операции.

Документы должны составляться при совершении факта хозяйственной жизни, а в том случае, когда это невозможно, — сразу после его окончания.

Все хозяйствующие субъекты должны обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, Термин «баланс» произошел от лат. bilanx — весы, имеющие две весовые чаши. Следовательно, само слово «баланс» в переводе на русский язык дословно означает равенство, характеризуемое равновесием двух чаш весов.

Для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа, дату составления, наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни, величину натурального и (или) денежного изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, а также подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ, как правило, составляется на бумажном носителе. Однако он может быть составлен и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В некоторых случаях условия договора или законодательство Российской Федерации могут содержать требование наличия первичного учетного документа в бумажном виде.

При этом экономический субъект обязан но требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Поскольку первичные учетные документы составляют люди, которым свойственно ошибаться, то в них допускаются исправления.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Не допускаются исправления в кассовых и банковских документах.

Все документы, подтверждающие совершенные финансовохозяйственные операции, можно классифицировать по следующим признакам.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы — это те документы, которые предоставляют право па совершение четко обозначенных операций. Перечень хозяйственных операций, подлежащих оформлению указанными видами документов, определяет должностное лицо организации соответствующим распоряжением.

Так, по чеку руководитель организации поручает получить денежные средства в банке для хозяйственных нужд, по доверенности материально ответственное лицо может получить товарно-материальные ценности для организации и т.д.

Оправдательные документы — это документы, подтверждающие, что то лицо, которое предоставило указанный документ, выполнило отраженные в нем действия.

Например, отчитываясь по средствам, выданным иод отчет, подотчетные лица составляют авансовые отчеты. В них они описывают направления расходования полученных средств, а также подтверждают эти траты приложением соответствующих документов.

Документы бухгалтерского оформления — это документы, составляемые бухгалтерами на основании представленных распорядительных и оправдательных документов.

Они не имеют самостоятельного назначения и подготавливают соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в бухгалтерском учете.

Например, это бухгалтерская справка, содержащая расчет отпускных или суммы налога, причитающегося к уплате в бюджет.

Комбинированные документы — документы, которые содержат в себе признаки всех предыдущих документов. Например, авансовые отчеты, предоставленные подотчетными лицами, утверждаются руководителем организации.

После такого утверждения авансовый отчет содержит распоряжение для бухгалтера отразить в учете сумму, подтвержденную оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.).

Кроме того, авансовый отчет содержит бухгалтерские проводки, что свидетельствует о наличии документа бухгалтерского оформления. Комбинированные документы в силу их универсальности являются наиболее распространенными.

о содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы необходимы для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей.

Например, это могут быть накладная на отпуск материалов, приходный ордер склада и т.п.
Денежные документы необходимы для оформления операций с денежными средствами организации в кассе, на расчетных счетах, на валютных счетах, на специальных счетах в банках, переводов в пути.

К данной группе документов можно отнести расходные и приходные кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы, платежные поручения, чеки и т.д.

Расчетные документы подтверждают взаимоотношения организации с дебиторами и кредиторами при совершении соответствующих расчетных операций. К данным документам относятся счета, счета-фактуры и т.д.

По объему отраженных операций все документы подразделяются на первичные и сводные.

К первичным можно отнести документы, отражающие финансово-хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения.

Они представляют собой доказательство того, что указанные в них операции имели место быть. К ним относятся накладные, путевые листы, приходные и расходные кассовые ордера, ведомости на выплату заработной платы, лимитно-заборные карты, чеки и т.д.

Сводные документы составляются на основании данных, содержащихся в первичных документах. Их основная задача — уменьшить количество первичных учетных документов в организации.

Кроме того, они являются источником информации для изучения и анализа целесообразности и эффективности совершенных хозяйственных операций.

Примером сводных документов может служить кассовая книга, которая содержит информацию об операциях поступления и расходования денежных средств из кассы организации, подтвержденных приходными и расходными кассовыми ордерами, составленными за день.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и оформляются внутри хозяйствующих субъектов. Они необходимы для обеспечения учетного процесса данной организации.

Это, например, накладная на внутреннее перемещение материалов, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, приказы о приеме или увольнении работников и др.

К внешним относятся те документы, которые поступают в организацию извне. Они составляются другими хозяйствующими субъектами, взаимодействующими с данной организацией.

Примером внешних документов могут служить счета поставщиков, квитанция приходного кассового ордера, чеки и т.д.

По способу использования все документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы составляются при осуществлении хозяйственной операции. Содержание данного документа является основанием для отражения указанной в нем операции на счетах бухгалтерского учета.

Повторное осуществление операции по данному документу невозможно. К разовым документам относятся требование-накладная на отпуск или внутреннее перемещение материально-производственных запасов, приходные и расходные кассовые ордера, чеки и т.д.

Накопительные документы — это документы, отражающие информацию о нескольких однородных хозяйственных операциях за определенный временной интервал (день, месяц, квартал).

Они существенно сокращают количество первичных документов, объединяя операции, могут служить информационной основой анализа и средством контроля за движением имущества и обязательств.

К таким документам могут относиться табели учета рабочего времени, доверенность на ежедневное получение материалов со склада и т.д.

По количеству учетных позиций документы можно разделить на однопозиционные и многопозиционные. Все однопозиционные документы отражают поступление, выбытие или внутреннее перемещение только одного актива или одного обязательства.

Их примером может служить расходный кассовый ордер, подтверждающий выдачу наличных денежных средств из кассы организации.

Многопозиционные документы отражают операции, связанные с движением нескольких наименований (позиций) ценностей или обязательств.

Как правило, документы данного вида имеют многострочную структуру. Например, это ведомость на выплату заработной платы, счета на поставку нескольких видов материально-производственных запасов и др.

По оформлению однородных операций документы могут быть унифицированными и прочими.

Унифицированные документы — это типовые документы, которые утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроиз- нашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».

Они предназначены для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и отраслевыми особенностями.

Примером таких документов могут быть: С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № 113-10/2012) по учету труда и его оплаты — формы № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу», № Т-2 «Личная карточка», № Т-4 «Учетная карточка научного работника» и т.д.

Прочие документы — это документы, которых нет в альбоме унифицированных документов.
Все документы должны пройти несколько стадий обработки. Па первоначальном этапе документы проверяются но форме и по содержанию.

Проверка по форме включает отслеживание наличия и заполнения всех предусмотренных законодательством реквизитов.

По содержанию документы подлежать проверке на предмет законности и целесообразности осуществления хозяйственных операций.

Все числовые данные, содержащиеся в документах, подлежат обязательному пересчету, что представляет собой процесс арифметической проверки. На следующем этапе документы группируются по определенным однородным признакам.

Затем все данные, содержащиеся в первичных учетных документах, заносятся в систему бухгалтерского учета посредством контировки, т.е. разноски по счетам.

Как правило, первичные учетные документы должны храниться в организации в течение сроков, установленных самостоятельно в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но нс менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Это означает, что приказ об учетной политике для целей бухгалтерского учета будет храниться не пять календарных лет, а еще не менее пяти лет после срока амортизации того или иного основного средства (нематериального актива), который был утвержден в этой учетной политике, т.е. не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

В настоящее время разработан и действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Так, для бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) устанавливаются следующие сроки хранения: сводная годовая (консолидированная) отчетность — постоянно; годовая — постоянно; квартальная — пять лет; месячная — один год.

По истечении сроков архивации документы подлежат утилизации. Процесс утилизации документов осуществляется соответствующей комиссией, приказ о создании которой подписывает руководитель организации. Утилизированные документы отражаются в одноименном акте.

Ответственность за организацию хранения документов несет руководитель хозяйствующих субъектов. Движение документов на каждом из перечисленных этапов должно быть определено специальным графиком — графиком документооборота.

График документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию.

От оперативности и своевременности обработки документов зависит в полной мере финансовое состояние организации. График документооборота должен являться приложением к учетной политике организации.