Общие положения проведения инвентаризации

Инвентаризация – это проверка фактического наличия финансовых и нефинансовых активов учреждений и их обязательств путем сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России N 49, и Инструкцией по применению Единого плана счетов.

Инвентаризации подлежат все активы учреждений независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также активы, учитываемые на забалансовых счетах, например материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению, бланки строгой отчетности, арендованные основные средства, переходящие спортивные кубки.

В соответствии с законодательством цель инвентаризации состоит в том, чтобы обеспечить достоверность показателей бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сохранность финансовых и нефинансовых активов учреждений.

Инвентаризация позволяет установить реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации определяет руководитель учреждения. Таким образом, в учетной политике как минимум необходимо утвердить:

• количество инвентаризаций, проводимых в отчетном году;
• даты инвентаризаций;
• перечень имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется при каждой инвентаризации;
• порядок урегулирования выявленных расхождений;
• порядок обязательных инвентаризаций.

По российскому законодательству проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов возможна в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных российским законодательством.

В соответствии с названными Методическими указаниями для осуществления инвентаризации активов и обязательств назначается инвентаризационная комиссия.

Для проведения инвентаризации в подразделениях могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в учреждении ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель   учреждения.

В состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации, работников бухгалтерской службы, других специалистов учреждения. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др.

До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационной комиссии нужно получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в документы данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель учреждения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества, которая выполняется при обязательном участии материально ответственных лиц.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе (шкафу) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.