Операционные и хозяйственные расходы

Под расходами на операционные и хозяйственные нужды обычно подразумеваются расходы учреждения на приобретение канцелярских или хозяйственных принадлежностей,    материальных ценностей, бензина на АЗС, оплата мелкого ремонта и т.п.

Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке).

Если работник нарушит этот установленный лимит расчетов, то учреждение может быть оштрафовано.

Сумма штрафа составляет от 40 000 до 50 000 руб., налагается только на организацию, которая расплатилась наличными. За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации – от 4 000 до 5 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Список подотчетных лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет для оплаты хозяйственных расходов, утверждает руководитель учреждения как отдельным приказом (распоряжением), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Денежные средства выдаются по распоряжению руководителя бухгалтерской службы или его заместителя под отчет на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

Аванс выдается в пределах сумм, определяемых целевым назначением. Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, товарные чеки, чеки ККМ и др.).

На основании авансового отчета, утвержденного руководителем учреждения, бухгалтер должен отразить в учете расходы подотчетного лица.

Если работник приобрел те или иные материальные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт, для которого предусмотрен типовой бланк. Этот бланк применяется при покупке у физических лиц продуктов питания.

Можно использовать данный бланк в качестве образца для составления акта при покупке у физических лиц других товарно-материальных ценностей.

Закупочный акт составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подотчетное лицо передает в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом, а второй экземпляр остается у физического лица (продавца).

Оба экземпляра подписывают работник учреждения, купивший товарно-материальные ценности, и продавец.

В акте указывают следующие данные о продавце:

• фамилию, имя и отчество;
• паспортные данные;
• домашний адрес.

Наличные деньги под отчет могут быть выданы при условии, что за конкретным подотчетным лицом нет задолженности по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет денежных средств одним работником другому запрещается.

Основанием для выплаты работнику перерасхода по авансовому отчету или внесения в кассу неиспользованного аванса служит авансовый отчет, утвержденный руководителем.

Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в ст. 264 НК РФ.

Согласно этой статье к представительским расходам относятся затраты:

• на проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
• на транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
• на буфетное обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате учреждения.

Данный перечень является исчерпывающим, поэтому расходы на организацию отдыха, развлечений, оплату виз, проживание участников переговоров представительскими расходами не являются и не могут быть приняты в целях налогообложения.

Представительские расходы у казенных и бюджетных учреждений предусмотрены только для обслуживания иностранных делегаций.

Затраты на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц производятся в тех случаях, когда это предусмотрено решениями Президента РФ или Правительства РФ либо определено межгосударственными или межправительственными договорами России.

Сметы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц утверждаются:

• руководителями федеральных органов исполнительной власти, которым выделены ассигнования на указанные цели, – в пределах этих ассигнований;
• руководителями других федеральных органов исполнительной власти – в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных на содержание центрального аппарата этих органов власти;
• руководителями органов исполнительной власти субъектов РФ, а также финансируемых за счет бюджетных средств организаций и учреждений – в пределах имеющихся в их распоряжении средств.

Представительские расходы у бюджетных учреждений другого уровня чаще всего возможны лишь в рамках внебюджетной деятельности, приносящей доход.

На суммы, выданные под отчет на представительские расходы, в учете делается запись по дебету счета 20891560 “Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов” и кредиту счета 20134610 “Выбытия из кассы”.

Для контроля за расходованием подотчетных сумм рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Такие нормативы утверждаются приказом руководителя учреждения.

После каждого приема делегации работник, ответственный за оформление представительских расходов, должен составить отчет. В отчете указывают дату и место проведения приема, его программу, участников встречи и сумму представительских расходов.

На суммы, списанные с подотчетного лица, в бухгалтерском учете ведется запись по дебету счета 40120290 “Прочие расходы” и кредиту счета 20891660 “Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих расходов”.