Этикетные правила деловой переписки
Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение.
В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления письма, а во второй – выводы, просьбы и предложения. Каждое деловое письмо должно быть индивидуально – это непременное условие деловой переписки. Можно утверждать, что переписка – это общение в миниатюре.
Рассмотрим основные требования в вопросе составления письма:
- краткость: текст должен занимать 1–1,5 страниц;
- четкость и ясность изложения: необходимо избегать в письме многосложных, непонятных и сленговых выражений;
- «прозрачность»: из письма должно быть ясно, что за организация, чем занимается, какую имеет деловую репутацию.
При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей» как состояние конверта или бланка фирмы. Специалисты по деловой переписке делят корреспонденцию на шесть видов: торговые соглашения и сделки, ответные письма-благодарности, поздравления, извинения, требования и запросы, соболезнования.
Составитель деловых писем должен знать набор стандартных фраз.
Для объяснения мотивов того или иного действия и разных реакций, используются следующие выражения:
- в связи со сложной политической ситуацией…;
- в порядке проведения совместной работы…;
- в ответ на Ваше обращение…;
- в подтверждение нашей договоренности…;
- в целях усиления ответственности…
Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:
- просим оказать содействие…;
- просим принять участие…;
- прошу принять меры…;
- прошу принять к сведению…;
- прошу ликвидировать задолженность…
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
- направляем информацию…;
- возвращаем справочные материалы…;
- высылаем подписанный с нашей стороны договор…
Письма-подтверждения начинаются словами:
- мы подтверждаем…;
- ЮУрГУ в лице ректора подтверждает…
В письмах-напоминаниях используются следующие модели:
- напоминаем, что…;
- напоминаем Вам, уважаемый…
Письма-приглашения начинаются со слов:
- приглашаем принять участие в …;
- приглашаем Вас и членов Вашего отдела…
Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по следующим моделям:
- ваше предложение отклоняется в связи с тем…;
- на Ваше обращение вынуждены ответить отказом, потому что…
Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
- убедительно просим Вас не задерживать ответ…;
- надеемся, что наша просьба будет выполнена.
В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Здесь используются те же принципы, что и для составления писем-просьб.
- Механизмы внедрения норм служебного этикета в деятельность государственных и муниципальных служащих
- Внешний вид государственного и муниципального служащего
- Этикет телефонного разговора
- Речевой этикет государственного и муниципального служащего
- Правила служебного этикета при приветствии и представлении
- Этикетные правила взаимоотношений между начальником и подчиненным
- Опыт внедрения принципов морали в деятельность органов власти Японии, Китая и Южной Корее
- Формирование нравственных основ государственной службы Великобритании, Германии, Нидерландов, Канады и Австралии
- Реализация нравственных принципов на государственной службе США
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу