Делопроизводственное обеспечение

Цель делопроизводственного обеспечения — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет
полный цикл обработки и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом  являются:

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

доведение документации до соответствующих работников системы управления
персоналом для исполнения;

печатание документов по кадровым вопросам;

регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

контроль за исполнением документов;

передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме  организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным.

На практике  преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ  выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в том числе в  кадровой службе.

В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом
возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается
ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах
унифицированных систем документации. Основными действующими государственными
стандартами в области документов и делопроизводства являются:

В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и
в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для
обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены
и ведутся следующие унифицированные системы документации:

плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды,
плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

первичной учетной (по учету труда и зарплаты);

отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию и т.п.);
организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции,

анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы,
протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.)у

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту
документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в
обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию,
копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки,
пенсионные дела и т.д.

Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в
соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план
(отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины,  данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на  выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное  расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое  количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников,  направления аля трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок
работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется
контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители кадровой
службы.