Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя

Готовность руководителя (специалиста) к эффективной деятельности во многом определяется
его повседневной работой. Решающее значение для формирования стиля руководства и эффективности работы руководителя имеет рациональное использование рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для
руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на  длительный период.

Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий
или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует
осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя
сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

реалистичными и конкретными;

ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в  план действий
по ее достижению. Необходимо определить степей и важности имеющихся целей и
задач и решить, какие из них важнее всего, а с решением каких можно подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности сильно влияет на эффективность работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего  времени
на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями  «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании
времени.

Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Существенными причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а
также выработанная привычка планировать время, которая мало связана с желанием достичь
поставленных целей.

Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно
использовать свое рабочее время. И очень важно органично связать планирование рабочего времени и желаемые результаты.

Введение периодов планирования времени руководителя будет способствовать более точной
оценке обстановки в целом, облегчит выделение главного и повысит уровень исполнения.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно.  Поэтому следует иметь отдельный план для каждого периода.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:
какова основная цель данного периода? каким количеством времени он располагает?  в какой
очередности должны быть выполнены основные задачи периода? какие  подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня
включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано  применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для  того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел, которые предполагается  совершить в этот день, и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время.

План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план  преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

При разработке недельного плана рекомендуется уточнить конечные цели предстоящей недели и определить необходимые работы в порядке их значимости. Вся разновидность работ предстоящей недели условно может быть представлена следующими тремя группами:

работы обязательные (важные и срочные) с точки зрения достижения конечных целей;

работы важные, но не срочные, к их выполнению следует приступить в том случае, если хватит
времени на предстоящей неделе;

работы менее сложные и несрочные, они будут выполнены, если останется время на неделе.

В процессе недельного планирования рекомендуется уточнить заранее намеченные контакты и
определить способы их осуществления.

По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использования времени на
неделю и достигнутым конечным целям.

Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевых направлений
деятельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план
деятельности и бюджет на предстоящий год. Затем имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это
возможно на год вперед.

После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос о том, как
будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируются именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее
достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно быть уделено способу  осуществления контроля.

Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в
системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет
руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

Наличие контрольных мероприятий позволяет руководителю определить, насколько удачным
было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам
планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.