Выбор форм и методов закупок

При организации закупочной деятельности необходимо определить форму закупки предприятием материальных ресурсов.

Выбор данных форм является оптимизационной задачей и требует применения определенных методов. На практике используются различные методы выбора формы закупки. Предпочтительными являются методы, базирующиеся на сравнении затрат, имеющих место при выборе той или иной формы закупки.

Общая сумма затрат Итранз(скл) может быть определена по формуле:

Итранз(скл) = Иопл + Итр.-заг + Иуслуг + Изап + Ихран + Икап.вл + Ипр,

• где Иопл – затраты на оплату закупаемых материальных ресурсов;
• Итр.-заг – транспортно-заготовительные расходы;
• Иуслуг – оплата услуг посреднических организаций;
• Изап – издержки, связанные с иммобилизацией средств в запасы;
• Ихран – издержки по хранению материалов на складах;
• Икап.вл – затраты, связанные с капитальными вложениями в товаропроводящую сеть;
• Ипроч – прочие затраты.

Применение данного метода на практике осложняется тем, что подсчитать указанные затраты по каждому материальному ресурсу достаточно проблематично. Более простым и самым распространенным на практике является метод выбора формы поставок закупленных ресурсов, предполагающий сравнение объемов закупок с существующими транзитными нормами отгрузки.

Под транзитной нормой отгрузки понимают минимальное количество груза, которое может быть отправлено по железной дороге в один адрес с взиманием минимального тарифа за перевозку. Обычно транзитные нормы соответствуют грузоподъемности четырехосного вагона. Этот метод сложился еще в условиях административной экономики и не требует особых вычислений.

Таким образом, если годовой объем закупки (Озак.год) меньше одной транзитной нормы (Нтранз), то потребитель устанавливает связи с близко расположенной торговой организацией, у которой закупает материальные ресурсы небольшими партиями.

Если же годовой объем закупки равен или превышает 4 транзитные нормы, то предпочтение отдается транзитной форме поставок, т.е. связи устанавливаются непосредственно с изготовителем, который и организует поставку материальных ресурсов без посредников крупными партиями, а перевозки осуществляются обычно по железной дороге.

В условиях, когда годовой объем закупки находится в пределах от одной до четырех транзитных норм, предпочтение отдается складской форме поставок, хотя может применяться и транзитная форма.

Следует заметить, что рассмотренный метод является достаточно обоснованным, хотя и не предусматривает подсчета затрат на осуществление закупки. Дело в том, что данный метод базируется на обобщении сложившейся практики и отражает закономерности, складывающиеся во взаимоотношениях между изготовителями и потребителями продукции.

Метод отвечает требованиям закона Парето, в соответствии с которым для удовлетворения многочисленных запросов мелких потребителей требуется всего 15-20% производимого объема продукции, остальное потребляют крупные потребители, доля которых в общем их количестве не превышает 15-20%.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Рассмотрим наиболее часто используемые методы. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Таким способом могут закупаться товары, потребность в которых возникает непредвиденно и которые не требуют длительного хранения. Они закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению.

2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период.

В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях фирмы стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи.

Преимущества данного метода:

• отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров,
• ускорение оборота капитала,
• минимум работы по оформлению документов.

Недостаток данного метода состоит в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, с мелкими размерами заказов и с неизбежностью множества поставщиков.