Учет расходов на проезд при оформлении электронного билета

В соответствии с п. 2 ст. 786 ГК РФ заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом. Форма билета устанавливается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами.

Форма электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской    авиации установлена Приказом Минтранса России от 8 ноября 2006 г. N 134 “Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации”.

Согласно п. 1 приложения к этому Приказу электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее – электронный билет) представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме, и имеют следующую структуру:

• электронный полетный купон;
• электронный контрольный купон;
• электронный агентский купон;
• маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок).

Наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции обязательно.

Формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте установлены Приказом Минтранса России от 21 августа 2012 г. N 322 “Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте”.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

• маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
• посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Если посадочный талон утерян, расходы по проезду могут быть подтверждены архивной справкой.

Документ, подтверждающий расходы на приобретение железнодорожного билета, – контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Для принятия учреждением к учету расходов по проезду документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного билета, также являются документы, подтверждающие оплату работником электронного билета, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника.

Такими документами, например, могут быть:

1. электронный документ (выписка из электронной системы платежа), подтверждающий осуществление работником учреждения электронного платежа (в случае совершения операции по оплате электронного билета с использованием банковской карты);
2. чек ККТ;
3. слипы, чеки электронных терминалов;
4. подтверждение кредитной организацией, в которой открыт подотчетному лицу банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета.

Что касается электронного билета на автобус-аэроэкспресс, отметим следующее.

Приказом Минтранса России от 18 мая 2010 г. N 116 “Об установлении формы электронного многоцелевого документа” установлена форма электронного многоцелевого документа.

Пунктом 2 этого Приказа определено, что квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

Так, в соответствии с пп. 1 п. 1 приложения к названному Приказу в структуру электронного многоцелевого документа входят:

• электронный стоимостный купон;
• электронный контрольный купон;
• электронный агентский купон;
• квитанция.

Наличие электронного стоимостного купона и квитанции обязательно.

Согласно п. 1 приложения к указанному Приказу квитанция обязательно оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру/лицу, оплатившему услугу. Квитанция – документ строгой отчетности.

При командировании работника за рубеж и выдаче ему под отчет иностранной валюты по расчетам с подотчетным лицом могут возникать курсовые разницы в связи с изменением курса иностранной валюты.

В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно следует вести в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Расчеты по выданным авансам в иностранных валютах необходимо переоценивать на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Задолженность по принятым обязательствам в иностранных валютах переоценивают на дату совершения операций по оплате обязательства в иностранной валюте и на отчетную дату (на дату формирования регистра бухгалтерского учета) (п. 215 Инструкции по применению Единого плана счетов).

Расходы возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждений.

Расходы, превышающие установленные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены с разрешения работодателя), возмещаются за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения, а также за счет средств, полученных от иной приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления от 2 октября 2002 г. N 729).