Цикл управления заказами

Получение прибыли для компании в сфере распределения невозможно без эффективной системы выполнения заказов клиентов. Последовательность операций по выполнению заказов потребителей образует цикл выполнения заказа.

Это расхождение во времени может быть довольно существенным, а может быть незначительным. Задача распределительной логистики заключается в создании такой системы приема и обработки заказов, которая сведет к минимуму эту временную разницу.

Цель первого этапа цикла заказа является улучшение организации процесса передачи заказов клиентами. Зачастую фирма может иметь десятки и сотни клиентов, у каждого из которых есть свои предпочтения по времени и форме подачи заявок на поставку товаров. При этом каждый потребитель стремится работать с поставщиками в удобном для себя временном интервале отправки заказа.

В значительной степени справиться с неравномерностью поступления заявок можно путем составления графика передачи заказов клиентами.

График подачи заявок можно зафиксировать в договоре с клиентами. Для стимулирования соблюдения покупателями графика компания может предложить им незначительные скидки с цены приобретаемых товаров. Скидку можно представить за счет экономии от улучшения организации процесса выполнения заказов и эффективности использования ресурсов компании.

В рамках второго этапа цикла управления заказами фирмой осуществляется прием заявок клиентов. Способов передачи заказов от потребителей существует несколько (телефакс, почта, электронная почта и т.д.), но наиболее эффективным является наличие единой информационной системы, связывающей поставщика и клиентов, на основе автоматического распознавания штрих-кодов товаров при их продаже в магазинах и передачи данных поставщику для формирования новых заявок на отгрузку.

При этом если клиенты придерживаются графика размещения заказов, который был согласован в рамках первого этапа, то повышается эффективность и второго этапа — приема заказов. Уменьшение времени передачи заявок и сведение к минимуму временного интервала между моментом отправки заявки потребителем и получением данного заказа фирмой-поставщиком будет способствовать повышению качества обслуживания покупателей и формированию лояльности по отношению к фирме.

Третьим, центральным этапом цикла выполнения заказа является его обработка, в рамках которого проверяются возможности фирмы по выполнению заказов. Именно здесь важно обеспечить межфункциональную координацию различных подразделений фирмы по выполнению заказов клиентов.

Так, в частности, производство может предоставить информацию о возможности выполнения определенных заявок к оговоренному в них сроку, транспорт сообщает о возможно отгрузки и доставки заказа в срок, склад сигнализирует о наличии заказанных товаров на складе, бухгалтерия информирует о состоянии расчетов с клиентом.

Основное затруднение при обработке заказов возникает в том случае, когда фирма частично или полностью не может выполнить заявку клиента к определенному сроку. В подобной ситуации часто встает вопрос о замене заказанных товаров на подобные. Для лучшей организации и сокращения временных затрат на согласование замены отсутствующих товаров еще на этапе заключения договоров с потребителями службе маркетинга следует провести определенные согласования.

Эффективно проведенная подготовительная работа с основными клиентами позволит уменьшить не только время, необходимое для внесения изменений в заявку в случае отсутствия товарных позиций у поставщика, но и снизить общую величину логистических затрат. Кроме того, автоматическая замена снизит и нежелательные негативные последствия от дефицита товаров на складе фирмы и возможные потери потребителей из-за упущенной выгоды.

Результативность выполнения всего цикла заказа во многом зависит от времени выполнения этих двух последних этапов. Сокращение времени на комплектацию заказов и их отгрузку приводит к уменьшению длительности всего цикла заказов и к сокращению общих логистических затрат компании- поставщика.

Пятый, заключительный этап цикла выполнения заказа — отгрузка и доставка заказа — зависит от эффективной работы транспорта и включает в себя следующие основные операции:

• формирование оптимальных маршрутов доставки заказанных товаров;
• сверка сопроводительных документов;
• загрузка заказов в транспортное средство с учетом последовательности их доставки;
• закрепление грузов в транспортном средстве для исключения повреждения товаров;
• транспортировка заказов;
• разгрузка заказов у клиентов;
• приемка поступивших товаров по количеству и качеству;
• оформление сопроводительных документов у клиентов.

При характеристике цикла выполнения заказа следует отметить, что чем длиннее логистическая цепь поставки и чем больше в ней участников, а также операций по выполнению заказов, тем продолжительнее становиться весь цикл, слабее реакция компании-поставщика на изменения спроса. Именно поэтому при создании сети распределения необходимо сокращать расстояние от поставщика до потребителя.