Техническое обеспечение системы управления персоналом организации

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет
комплекс технических средств (КТС) — совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи,
обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные
сроки.

Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании  КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала
службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических  методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью  входящих
в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления  персоналом;

возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом
организации;

характеристики технологического процесса обработки информации;

технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная
часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования,
являются:

носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные
носители информации и т.д.);

объем входной и выходной информации по указанным носителям;

объемы вычислительных работ;

сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

производительность при выполнении технологических операций;

надежность работы;

совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

стоимость оборудования;

состав и количество обслуживающего персонала;

площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные
об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на
проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение,
размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом
является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их  использования в
службе управления персоналом включает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических
средств или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим средствам.

Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными
фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в
рамках сформированного перечня;

выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

проведение сравнительного анализа технических средств;

обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

При выборе технических средств следует учитывать возможности их использования для
выполнения конкретного вида работ. В случае обеспечения полной загрузки технических средств работой данного вида целесообразно выбирать так называемые однофункциональные технические средства, так как их производительность, как правило, выше, чем  многофункциональных.

Однако предпочтение следует в обоснованных случаях отдавать многофункциональным
техническим средствам, обеспечивающим выполнением нескольких функций, учитывая при этом возможную потерю в производительности оборудования.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе
управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и
каталогов.

В настоящее время в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более широкое применение
высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические
средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработки и выдачи
пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса  преобразования
информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления
персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы
информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств — преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей
обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи.

Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС
службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в
результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы
управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой
информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств.

При определении их количества исходят из соотношения требуемого и допустимого времени регистрации информации в каждом пункте и количества таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи информации необходимо учитывать
характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источников возникновения информации от центра обработки.

Расчет необходимого количества средств передачи информации производят из соотношения
времени, требуемого для передачи информации по всем каналам с учетом объемов и частоты
передаваемых сообщений, требуемой надежности и скорости передачи, а также допустимого времени передачи информации, определяемых из конкретных условий.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накапливаемой информации, видов
носителей и сроков хранения, а количество средств выдачи результирующей информации — от
характера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом
в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается.

Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации
служат унификация и стандартизация в области ЭВМ.

Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с  использованием
персональных компьютеров в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты дефакто, устанавливаемые ведущими фирмами — производителями ПК, для определения  степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.

Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных
капитальных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее
гибкой частью системы управления. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)