Главная » Справочник » Управление таможенными органами » Совершенствование системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000

Совершенствование системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000

С тем чтобы управлять таможенной деятельностью с учетом требований МС ИСО серии 9000, таможенный орган должен разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему управления на основе процессного подхода и постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования».

Следуя требованиям этого стандарта, таможенный орган должен:

определить процессы и факторы, формирующие и гарантирующие качество таможенных технологий (таможенных операций, таможенных процессов и таможенных процедур);
определить последовательность реализации и взаимодействие этих факторов и процессов;
определить критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности управления процессами;
обеспечить наличие ресурсов и информации, необходимых для мониторинга и поддержания процессов в актуализированном состоянии;
осуществлять мониторинг факторов и процессов;
принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов.

Работу по освоению требований ГОСТ Р ИСО 9001:2008 в таможенных органах целесообразно выполнять поэтапно в рекомендованной ниже последовательности. Общая методическая схема совершенствования системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000 включает пять этапов (рис. 4.1).

Первый или подготовительный этап включает выполнение следующих работ (рис. 4.2):

издание приказа о начале работы по совершенствованию системы управления таможенным органом на основе ГОСТ Р ИСО 9001: 2008;
проведение самооценки действующей системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО 9001: 2008;
определение целей и задач совершенствования системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008;
издание приказа о начале работы по совершенствованию системы управления таможенным органом на основе ГОСТ Р ИСО 9001: 2008;
проведение самооценки действующей системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО 9001: 2008;
определение целей и задач совершенствования системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008;
обучение руководящего состава таможенного органа по дисциплине «Управление качеством таможенного дела»;
разработка политики таможенного органа в области качества исполнения возложенных на него функций;
разработка предварительной программы совершенствования системы управления.

Совершенствование системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000

Приказ о начале работы по совершенствованию системы управления таможенным органом на основе ГОСТ Р ИСО 9001:2008 должен определить следующее:

констатировать факт о том, что руководство таможенного органа приступило к работе по совершенствованию системы управления на основе ГОСТ Р ИСО 9001:2008;
назначить представителя руководства таможенного органа для управления процессом совершенствования системы управления на основе ГОСТ Р ИСО 9001:2008;
определить сроки проведения и ответственных за проведение самооценки системы управления, определение целей и задач совершенствования системы управления, обучение руководящего состава таможенного органа, разработку политики таможенного органа в области качества;
поручение представителю руководства по качеству о разработке в установленный срок предварительной программы совершенствования системы управления.

Самооценка действующей системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 может быть выполнена специалистами таможенного органа на основе сопоставления требований стандарта с фактическим состоянием системы управления. Для этих целей могут быть использованы вопросники, которыми пользуются органы по сертификации систем качества. Самооценка может быть осуществлена и на основе приведенного ниже вопросника, разработанного в Российской таможенной академии.

Оценка каждого показателя осуществляется в долях единицы экспертным методом. Весомости каждого показателя также оцениваются экспертным методом в долях единицы, при условии, что сумма весомостей должны быть равна единице. Итоговая оценка соответствия вычисляется как сумма произведений оценки каждого показателя на его весомость (см. табл. 3.2). Определение целей и задач совершенствования системы управления таможенным органом на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008 осуществляется на основе анализа стратегии развития таможенных органов и перспективных планов ФТС России.

Обучение руководящего состава таможенного органа по дисциплине «Управление качеством таможенного дела» целесообразно осуществить в объеме 36 часов с отрывом или без отрыва от работы, используя возможности РТА, ее филиалов, а также контакты отделов подготовки кадров с вузами в регионах.

Руководство таможенного органа должно обеспечить, чтобы политика таможенного органа в области качества:

соответствовала перспективным целям и задачам таможенного органа;
включала обязательство соответствовать требованиям, предъявляемым к реализации закрепленных функций и постоянному повышению результативности системы управления;
создавала основу для анализа качества процессов и результатов;
была доведена до сведения персонала таможенного органа и понятна ему;
подвергалась мониторингу с целью систематической актуализации.

Политика таможенного органа в области качества исполнения возложенных на него функций может быть сформулирована руководством таможенного органа на основе принципов Э. Деминга.

Эти принципы применительно к таможенному делу, предписывают следующее:

совершенствовать таможенные процедуры и воспитывать у персонала таможен постоянное стремление к этому;
изменить отношение к участникам ВЭД, стать их партнером, заинтересованным в разумном, доброжелательном выполнении своей государственной функции при обеспечении максимального удобства своему клиенту и безусловном выполнении таможенного законодательства;
следить за стабильностью реализуемых процессов;
организовать учет затрат на выполнение таможенных функций;
анализировать отклонения от утвержденной таможенной технологии;
создать систему повышения квалификации и самосовершенствования сотрудников, в том числе подготовки кадров на рабочих местах;
превратить контроль за сотрудниками из элемента принуждения под угрозой наказания в элемент доброжелательной помощи;
уничтожить страх сотрудников таможни за стремление улучшить свою работу;
разрушить барьеры между отделами и работать как одна команда, имеющая одну общую цель;
работать над системой управления, отказаться от лозунгов и призывов;
отказаться от установления для исполнителей количественных норм и заданий;
устранить препятствия, не позволяющие персоналу таможенного органа гордиться своей профессией;
вовлечь весь персонал в разработку программ преобразований и их реализацию.

Декларация таможенного органа о политике в области обеспечения качества таможенной деятельности направлена на повышение имиджа таможенной службы и заключается, прежде всего, в том, что содержит:

заявление о гарантиях участникам внешнеэкономической деятельности квалифицированного и объективного таможенного контроля в соответствии с российским таможенным законодательством;
заявление об обеспечении участникам внешнеэкономической деятельности режима наибольшего благоприятствования, о максимальном упрощении, прозрачности и сокращении времени таможенного контроля.

Разработка и опубликование политики в области качества имеют колоссальное мобилизующее значение. Это обязывает руководство непрерывно планировать целевые установки по качеству конечных результатов труда, что рассматривается как механизм достижения все новых рубежей в повышении эффективности работы таможенного органа. Предварительная программа совершенствования системы управления заключается в разработке первой редакции Руководства по системе управления, решении задач, сформулированных в приказе о начале работы над освоением требований ГОСТ Р ИСО 9001:2008, а также решении очевидных (лежащих на поверхности) проблем.

Второй этап совершенствования системы управления таможенным органом заключается в разработке или переработке первоочередных общесистемных документов, то есть тех, необходимость в которых очевидна. Примерное содержание этого этапа приведено на рис. 4.3.

Совершенствование системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000

На данном этапе рекомендуется разработать:

первую редакцию Руководства по системе управления. Первую редакцию документа можно ввести в действие как временную. Это существенно ускорит работу по совершенствованию системы управления. Методика разработки первой редакции Руководства предполагает возможность и необходимость ссылки на еще неразработанные документы. На их основе формируется план документального обеспечения системы управления. На основе первой редакции в должностные инструкции руководящего состава включаются дополнительные функции;
мотивационный механизма обеспечения качества труда персонала таможенного органа;
СТТ …«Порядок разработки, внедрения и контроля за соблюдением стандартов таможни (СТТ)»;
СТТ … «Контроль за исполнением нормативноправовых и распорядительных документов»;
СТТ … «Порядок рассмотрения внешних и внутренних претензий»;
СТТ … «Порядок разработки, согласования и утверждения таможенных технологий»;
СТТ … «Порядок технического обслуживания и обеспечения технологической точности ТСТК, таможенного оборудования и средств связи»;
СТТ … «Порядок периодического контроля за соблюдением таможенных процедур»;
СТТ … «Порядок проведения внутренних проверок системы управления и ее элементов»;
организация на основе анализа несоответствий постоянной учебы персонала по проблемам качества и эффективности;
разработка пятилетней и на ближайший год целевой программы повышения результативности работы таможенного органа.

Третий этап совершенствования системы управления таможенным органом заключается в разработке подсистем по каждому подразделению таможенного органа. Подсистемы обеспечения качества труда разрабатываются в развитие «Руководства» с целью доведения до конкретных исполнителей политики, целей и задач в области качества труда и конкретизации технологических процедур выполнения закрепленных функций.

Исходя из структурного принципа, каждое подразделение таможенного органа фактически является подсистемой обеспечения качества выполнения закрепленных за ним функций, построенную на основе цикла управления качеством. Инициатором разработки подсистемы должен быть руководитель подразделения, который и несет ответственность за ее создание.

Подсистема обеспечения качества труда должна состоять из следующих элементов (рис. 4.4):

описания подсистемы, роль которого играет переработанное соответствующим образом положение о подразделении;
комплекта нормативных документов, определяющих требования к видам работ и результатам труда подразделения;
комплекта технологических схем и рабочих инструкций, определяющих технологию выполнения всех видов работ, закрепленных за подразделением;
комплекта персональных должностных инструкций.

Порядок разработки подсистем обеспечения качества труда заключается в поэтапной реализации следующих видов работ:

уточнение и конкретизация функций, закрепляемых за подразделением, и предварительная переработка положения о подразделении;
инвентаризация нормативной документации, устанавливающей требования к порядку и качеству выполнения закрепленных функций; определение перечня недостающей и устаревшей нормативной документации;
уточнение перечня поставщиков информации и других предметов труда;
решение вопроса с входным контролем всех поступающих в подразделение документов и предметов труда;
изучение «Руководства», разработанного в таможенном органе, и выписка из него требований, реализующихся в подразделении;
разработка (или приобретение) недостающей и пересмотр устаревшей нормативной документации с включением в них требований из «Руководства»;
разработка или корректировка технологических схем и рабочих инструкций по каждой функции или виду работ, закрепленных за подразделением;
пересмотр персональных должностных инструкций с учетом «Руководства» и разработка рабочих инструкций;
окончательная переработка положения о подразделении с учетом «Руководства», персональных должностных и рабочих инструкций.

Совершенствование системы управления таможенным органом на основе МС ИСО серии 9000

Заключительный этап совершенствования системы управления предполагает разработку окончательной редакции Руководства по системе управления и введение его в действие приказом руководителя таможенного органа. Завершение заключительного этапа не предполагает прекращения работы по совершенствованию системы управления. С этого момента начинается наиболее трудный этап. Необходимо добиться реального функционирования системы управления и обеспечить постоянное улучшение процессов и результатов на основе анализа несоответствий. На этой стадии должен быть отшлифован и постоянно совершенствоваться организационно-экономический механизм постоянного улучшения процессов и результатов.

Предыдущая статья Регистрация несоответствий Следующая статья Теоретические положения процессного подхода в деятельности таможенных органов

Статьи по теме