Процессный подход к принятию решений в центральном аппарате ФТС России

Принятие решения является основой управления. Управленческое решение – это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Решение – социально-психологический акт выбора одного или нескольких вариантов из множества возможных. Понятие «решение» в научной литературе трактуется по-разному: как процесс, как акт выбора, как результат выбора и др. Рассмотрим процесс принятия решения на примере функционального подразделения Федеральной таможенной службы России (ФТС России).

В случае принятия решения в государственной структуре (примером которой является ФТС России) указанный процесс имеет определенную специфику, обусловленную особенностью управления в государственных органах. Прежде всего определимся в формах формализации решений в рассматриваемой ситуации. Как правило, в ФТС России принятое решение закрепляется документально – приказы, письма, протокольные решения и пр.

Однако в ряде случаев начальники структурных подразделений ФТС России также уполномочены принимать отдельные решения в части компетенции. Наличие подписи (визы) уполномоченного должностного лица является свидетельством принятия соответствующего решения, за которое должностное лицо несет ответственность. Права и обязанности должностных лиц ФТС России определяются соответствующими должностными инструкциями (для сотрудников таможенных органов) либо должностными регламентами (для государственных служащих таможенных органов).

Однако обширный круг вопросов, относящихся к ведению ФТС России, разветвленная горизонтальная (наличие функциональных и структурных подразделений) и многоуровневая вертикальная (иерархическая) структура ФТС России обусловливают необходимость проработки вопросов соответствующими экспертами структурных (функциональных) подразделений, а также определяют сложность процесса подготовки и принятия решения. Кратко рассмотрим структуру центрального аппарата ФТС России. Место структурного подразделения (функциональный отдел) в структуре центрального аппарата ФТС России представлено на рис. 3.23. При этом функциональное подразделение играет ключевую роль в подготовке проекта документа, на основании которого принимается решение.

В своей деятельности должностные лица функционального отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Таможенным кодексом Таможенного союза, федеральными законами, международными договорами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Центрального банка Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами в области таможенного дела, Положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами ФТС России.

Совокупность положений указанных правовых актов образует систему правовых норм, которыми руководствуются должностные лица функционального отдела при осуществлении своих обязанностей (правовое поле), схематично представлено на рис. 3.25. По аналогии могут быть представлены иные перечисленные выше акты, которыми руководствуются в своей деятельности должностные лица функционального отдела.

При этом правовые нормы, образующие правовое поле, могут быть условно разделены на нормы, регламентирующие общие вопросы (например, порядок организации делопроизводства, порядок работы с информационными ресурсами и др. – на рисунке множества П2–П4), и нормы, регламентирующие специфические аспекты функциональной деятельности подразделения (функциональное правовое поле, например, особенности осуществления технологий таможенного оформления и таможенного контроля в части компетенции отдела, действия должностных лиц таможенных органов в тех или иных случаях, специфика применения различных инструментов и др. – на рисунке множества Сп1–Сп3). Как правило, в РТУ и таможнях существуют функциональные отделы, осуществляющие свою деятельность в рамках функционального правового поля и обеспечивающее решение соответствующих задач в регионе деятельности РТУ и таможни.

Возникновение необходимости принятия решения, формирование поручения.

При этом, чем выше статус лица, которое будет принимать решение, тем больше промежуточных этапов согласования проекта документа, в котором формализовано соответствующее решение. Так, например, если решение должно быть принято Руководителем ФТС России (подпись соответствующего документа либо наложение резолюции), то лицами, согласующими указанный проект документа, являются: начальник функционального отдела, курирующий заместитель начальника структурного подразделения, начальник структурного подразделения, курирующий заместитель руководителя ФТС России (рис. 3.26).

В большинстве случаев рассматриваемый процесс начинается с постановки поручения. Уровень лица, формирующего поручение (руководитель службы, начальник управления, начальник отдела), обуславливается важностью вопроса, точкой входа информации (например, письмо, адресованное на конкретное уполномоченное должностное лицо), наличием права и компетенции по формированию соответствующих поручений и др. При формировании поручения управленцем соответствующего звена определяется его приоритетность, сроки выполнения, а также ответственный исполнитель.

Регистрация поручения в системах документационного обеспечения. В целях упорядочения процесса документационного оборота, обеспечения возможности контроля движения документа и сроков исполнения поручения и др. основная информация о документе вносится в электронные системы документационного обеспечения. Указанное действие играет обеспечивающую роль, однако считаем целесообразным его отметить, так как на практике большинство действий, связанных с подготовкой документа, отражается в соответствующем программном средстве.

Проработка вопроса исполнителем. В процессе подготовки материалов, необходимых для принятия решения, важнейшее место занимает этап проработки вопроса конечным исполнителем. Указанное обусловлено, в том числе, тем, что исполнитель является экспертом в указанной области, который знает особенности ретроспективного (исторического) развития вопроса, проблемные «узкие места» и иные специфические аспекты, которые могут быть не известны руководящим лицам, обладающим статусом подписи. От качества проработки вопроса исполнителем во многом зависит принятие конечного решения уполномоченными должностными лица.

В случае если поручение не относится к компетенции функционального отдела, исполнителем по согласованию с начальником функционального отдела готовится проект документа (докладная записка) на имя лица, давшего поручение, для передачи его в иное компетентное подразделение. В случае если поручение требует дополнительной проработки иными подразделениями, исполнителем по согласованию с начальником функционального отдела готовится проект документа (служебная записка, письмо), содержащее соответствующий запрос.

Подготовка заключения по вопросу исполнителем для принятия решения. После получения всех необходимых материалов и детальной их проработки исполнитель подготавливает экспертное заключение по существу вопроса, с предложениями о возможных вариантах его решения. Определение формы реализации решения. Лицо, уполномоченные принимать первичное промежуточное решение (изначально начальник функционального отдела), определяет форму реализации решения (письмо, докладная записка, устный доклад и др.).

Подготовка проекта документа исполнителем. После определения лицом, принимающим решение, формы его реализации, исполнитель готовит проект соответствующего документа, который проходит установленную процедуру визирования. Принятие окончательного решения – подписание документа (наложение резолюции). Окончательное решение принимает лицо, имеющее соответствующее право и статус подписи. Часто это то же лицо, которое сформировало изначальное поручение.

Присвоение документу регистрационного номера в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства, регистрация документа в системах документационного обеспечения. Направление документа адресату. Указанные действия являются обеспечивающими, однако необходимы для фактического доведения принятого решения до лиц, к обязанностям которых относится его исполнение.

Как правило, мероприятия по подготовке проекта решения (шаги 1–6), осуществляющиеся на уровне исполнитель – начальник функционального подразделения, являются основополагающими. А далее уже подготовленный проект решения одобряется вышестоящим руководством. Однако на каждом промежуточном иерархическом уровне согласования может быть изменено лицами, уполномоченными принимать соответствующие решения – подписывать (визировать) документ (рис. 3.23). Отметим, что помимо принятия решения и его доведения до адресата, необходимо также осуществлять контроль за его исполнением.

Контроль, в целом, является необходимой и неотъемлемой функцией управления, представляющей собой систему управленческих мер по наблюдению за ходом и проверкой результатов деятельности организации, осуществляемый уполномоченными на то субъектами управления с целью выявления и устранения отклонений в этой деятельности от установленных требований или заданных параметров. В этой связи рассмотрение цикла принятия решения не может быть полным без учета действий, направленных на контроль реализации решения. В ходе осуществления контроля реализации решения могут быть выявлены проблемные аспекты, обуславливающие необходимость корректировки ранее принятого решения.