Функциональный подход к управлению деятельностью таможенных органов

В управлении государственными органами, в том числе и в управлении таможенными органами, важнейшее место занимают функции управления, т.к. они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях управления. Поэтому разработку организационных структур управления, применение методов и технических средств управления, подбор, подготовку и расстановку кадров следует осуществлять с учетом состава и конкретного содержания функций управления. В наиболее общей форме функция управления определяется как вид деятельности, с помощью которой субъект управления оказывает воздействие на управляемый объект.

Большинство авторов – специалистов по управлению под функцией управления понимают сложную деятельность, характеризующуюся определенной однородностью и стабильностью воздействий на объект и субъект управления, в результате которых осуществляется уравновешение данной системы со средой в процессе преобразования последней. Функция управления – это вид управленческой деятельности и обязанность.

Несмотря на наличие различных подходов к классификации функции управления, для управления в системе таможенных органов представляется более рациональным разделить их на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (конкретные) по видам оперативно-служебной деятельности таможенных органов.

При определении состава общих функций управления следует учитывать их диалектическое единство, а также единство управляющей и управляемой систем. Состав функций управления должен обеспечивать эффективность реагирования управляющей системы на любое изменение состояния управляемой системы.

К общим функциям управления целесообразно отнести: анализ, планирование, организацию, регулирование, учет и контроль. Такая классификация функций управления в государственных, некоммерческих системах управления несколько отличается от функций менеджмента, который, как правило, отражает функции управления коммерческими организациями.

Большинство зарубежных авторов к функциям управления относят: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Таможенный менеджмент США относит к основным четыре функции: планирование, организацию, управление и контроль и, кроме того, три общих (непрерывных) функции: анализ проблемы, принятие решения и коммуникации.
Рассмотрим подробнее общие функции управления (рис. 3.6).

Объективные возможности социально-экономической системы могут быть выявлены на основе анализа как одной из важнейших функций управления. Расчленяя систему на части, выявляя ее структуру, анализ позволяет не только зафиксировать состояние компонентов системы, но и выяснить их взаимоотношения и взаимозависимость. При этом анализ в системе управления распространяется не только на нее в целом, но и на каждый компонент управленческого цикла. Анализ использует результаты контроля.

Планирование – это основная функция управления, посредством которой в таможенных органах вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. С помощью планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатываются методы, с помощью которых это движение обеспечивается, определяются темп движения, материальные источники, обеспечивающие это движение.

Результатом планирования являются различные планы, которые в науке управления носят название организационных планов. Планирование в системе управления решает следующие задачи: выработка цели, прогнозирование, моделирование и программирование. Перечисленные задачи решаются планированием на всех уровнях управления и соответствуют установившимися циклам функционирования системы и соответствуют стратегическому (перспективному) периоду, текущему (годовому, квартальному и месячному) периодам и оперативному (суточному) периоду.

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия – их создает функция управления – организация. Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой создаются условия для выполнения разработанных в процессе планирования организационных планов. Под регулированием следует понимать основную функцию управления, посредством реализации которой возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются отклонения от параметров, заданных при планировании.

Регулирование осуществляется на основании результатов обратной связи. Оно может осуществляться путем поддержания взаимодействия, координации, перераспределения усилий, а также мотивацией и стимулированием отдельных сотрудников и коллективов. Сущность функции учета состоит в накоплении, систематизации и первичной обработке информации о текущем состоянии управляемой системы, направлении и темпах ее движения. Для того чтобы определить, правильно ли выполняются планы, каковы условия и результаты их выполнения, существует контроль.

Главной задачей контроля является выявление положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности, стоящей цели, а уже второй задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих. Для того чтобы реализовать ту или иную функцию управления, необходимо выполнить ряд операций (управленческих работ). При этом под операцией (управленческой работой) понимается совокупность устойчиво повторяющихся действий, необходимых для реализации функции управления, но недостаточных для обеспечения управляемости объекта управления.

Если полная реализация основной функции управления, например, «планирования», приводит к тому, что какая-либо деятельность переходит в новое качество, то выполнения отдельной управленческой работы, например, «анализ исходных данных», еще не достаточно для того, чтобы эта деятельность получила новое качественное состояние. Реализация каждой конкретно взятой основной функции управления осуществляется строго определенным количеством конкретных только для этой функции управленческих работ.

Функция «организация» реализуется посредством выполнения следующих управленческих работ: постановка задач на выполнение разработанного плана; подготовка исполнителей, включающая их обучение, инструктажи, прием зачетов и др.; создание необходимых запасов материально-технических средств; подготовка техники и объектов. Реализация функции «регулирование» напоминает реализацию других функций и включает исполнение таких управленческих работ, как: анализ результатов контроля; принятие решения на регулирование; доведение решения в виде задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности регулирования.

Специфические (конкретные) функции управления. К этим функциям управления в таможенных органах относятся: функции управления таможенной, финансово-экономической, социальной и административно-хозяйственной деятельностью.