Планирование выставочного мероприятия

Западная теория маркетинга рассматривает планирование событий как отдельную отрасль научного знания, регулирующую использование времени и потенциала фирмы в целях продвижения продукции.

Планирование начинается с деятельности лица, которое именуется поисковиком событий (еvеnt findеr). Таковым может стать любой достаточно компетентный для осуществления указанной функции сотрудник из отдела маркетинга, просто на время занятий поиском он по согласованию с высшим руководством отвлечется от основной деятельности и станет функционировать как бы в новой должности. В задачи поисковика входит изучение списков, или каталогов событий (еvеnt listnings) на веб-сайтах, в прессе, регулярно обновляемых «желтых страницах», в теленовостях, а также в иных доступных источниках информации данного рода.

Попутно поисковик осуществляет анализ степени доступности сведений о тех или иных событиях. Это позволяет сделать вывод о том, насколько проинформированы о том или ином предстоящем мероприятии потенциальные посетители выставки. Если источник информации обладает высокой степенью доступности, то есть все основания предположить высокую степень информированности публики касательно грядущего маркетингового события.

Одновременно поисковиком пристально изучаются предшествующие, параллельно проводимые и последующие события в деловой и культурной жизни.

Эффект наложения событий проявляется двояко: одно событие либо усиливает, либо ослабляет другое. Характерным примером из сферы культурной жизни можно назвать катастрофическое снижение интереса иностранных коммерческих и общественных организаций к празднованиям 850-летия г. Москвы в связи с трагической кончиной британской принцессы Дианы («леди Ди»).

Желательно подбирать время для участия в выставке таким образом, чтобы ей если и сопутствовали какие-нибудь события, то они неизменно бы стимулировали дополнительный интерес к ней. В особенности сказанное касается мероприятий многодневных.

Досье включает в себя бегунок (running list, перечень организаций, которые нужно оповестить о событии путем личного контакта или личной доставки пригласительного письма), перечень рассылок (для электронной и обычной почты), список готовых дел (включая перечень промоконтактов на отдельной странице), учет затрат на общение.