Организация договорной работы закупочной деятельности

Договорная работа в закупочной деятельности включает подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением. Для того чтобы процесс организации договорной работы действительно был налажен и четко работал необходимо разработать внутренний документ, именуемый Регламент (Положение) по работе с договорами.

Этот документ должен предусматривать порядок прохождения договором всех этапов с момента создания и до полного исполнения, а также сроки, отведенные на разработку проекта и согласование договора в каждой службе (подразделении) организации.

Процесс организации договорной работы должен быть четко спланирован и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции.

Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей. Для того чтобы обезопасить предприятие от множества различных рисков – финансовых, налоговых, правовых, в процессе создания проекта договора должны участвовать и руководители (если конечно речь не идет о типовых, давно разработанных и много раз отработанных договорах), и экономисты, и бухгалтера, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отдел логистики, коммерсанты и даже служба безопасности.

В проекте договора отражаются все условия предстоящей сделки. В соответствии ГК РФ договор считается заключенным, если между его сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Следует отметить, что далеко не все условия, по которым при заключении договора у сторон возникли разногласия, относятся к существенным. Для этого необходимо, чтобы в отношении соответствующего условия одной из сторон было прямо заявлено о необходимости. Чаще всего к существенным (обязательным) условиям относят наименования сторон – участников сделки; предмет контракта; количество и качество; базисные условия поставки; цена; условия платежа; санкции и рекламации; юридические адреса сторон и подписи сторон.

В случае невыполнения обязательных условий одной из сторон, другая сторона вправе прекратить выполнение своих обязательств по контракту, расторгнуть контракт и требовать возмещения убытков. При нарушении одной из сторон дополнительных (несущественных) условий другая сторона не вправе расторгнуть сделку, а может потребовать исполнения контрактных обязательств и взыскать штрафные санкции, если это предусмотрено условиями контракта.

Согласование условий договора является основным слагаемым экономической эффективности, как самого договора, так и договорной работы в целом. Экономическая эффективность каждого договора заключается в том, чтобы не только получить от заключения и исполнения договора максимальную прибыль, также и не потерять предполагаемый доход и уже имеющееся имущество. Согласование условий осуществляется как на уровне структурных подразделений предприятия, так и на уровне контрагентов, в данном случае, поставщиков.

В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, непосредственно отдел закупки, подразделения, сформировавшие заявки на необходимые им материальные ресурсы, руководитель направления и, естественно, юристы.

В зависимости от вида договора допускается применение упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определиться, когда и при каких условиях это возможно. Если у служб возникают замечаний к договору, об этом делается отметка в листе согласования и заверяется подписью проверяющего.

При наличии замечаний служб, ответственный исполнитель передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он в свою очередь устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ответственному лицу. По завершению процедуры согласования договор со всеми прилагающимися документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.

Предварительный проект договора необходимо согласовать и с поставщиками (потребителями) конкретного материального ресурса в силу того, что условия договора часто сформулированы в пользу подготовившей его стороны. В связи с этим необходима корректировка другой стороной с ее позиций, в результате чего происходит установление баланса интересов и распределение рисков неисполнения обязательств между сторонами, т. е. достижение соглашения по всем условиям договора.

При регистрации договора должна быть отражена информация о дате договора, наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе). В случае заключения к договору дополнительного соглашения, эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений, которые являются неотъемлемой частью договора.

Любому договору присваивается регистрационный номер, который может состоять из нескольких цифровых обозначений. Например, цифровое обозначение вида договора, порядкового номера договора, месяца или года заключения (сквозная нумерация), проставляемого через горизонтальную и/или косую черту (№ Х–Х/Х).

Каждому виду договора может быть присвоен определенный цифровой индекс, обозначаемый, к примеру, арабскими цифрами (Купля-продажа – 01; Поставка – 02; Услуги – 03 и т. д.). Оригиналы подписанных договоров надлежит хранить в специальных папках регистраторах в юридическом отделе организации. Папки регистраторы с оригиналами договоров формируются (наполняются) по календарным годам в хронологическом порядке.

К каждой папке регистратору должна быть приложена опись, содержащихся в них договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном файле (мультифоре) с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и иных документов, относящихся к договору.

Еще лучше, если все документы будут отсканированы и помещены в общедоступную электронную базу, чтобы каждый желающий по мере необходимости мог ознакомиться с договором, не вставая с рабочего места и не отвлекая других работников.