Организационные формы построения систем автоматизированной обработки информации системы управления персоналом организации

Применение экономико-математических методов, средств вычислительной техники и связи
создает новые возможности для решения комплекса задач в системе управления персоналом.

Однако следует принимать во внимание тот факт, что совершенствование методов и средств
управления во всех случаях подчинено требованиям достижения поставленных целей (выполнение работ, оказание услуг).

Это обуславливает в определенные периоды времени неравномерность использования и обновления отдельных элементов действующей системы управления. Отсутствие в ней
определенных резервов может отрицательно повлиять на конечные результаты работы.

В этих условиях необходимо так называемое резервирование системы управления, заблаговременное придание ее элементам прогрессивности. Это положение имеет
особое значение для формирования информационного и технического обеспечения.

Решение данной задачи обеспечивается проектированием и внедрением систем автоматизированной обработки информации (СЛОИ) как базового элемента
организационно- управленческой структуры системы управления персоналом.

Целью создания СЛОИ является повышение результативности функционирования системы
управления персоналом за счет улучшения использования имеющихся ресурсов путем мобилизации резервов, не нашедших применения в силу ограниченных возможностей традиционных  методов и средств управления.

Повышение эффективности функционирования системы управления персоналом  организации в
условиях применения СЛОИ достигается за счет повышения качества решения задач управления, улучшения использования имеющихся ресурсов (материальных, финансовых,
технических, кадровых) и рационализации деятельности персонала управления.

Система автоматизированной обработки информации представляет собой  человеко-машинную
систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с  использованием
современных средств вычислительной техники и связи, а также применение  экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления персоналом.

Следует помнить, что в условиях применения СЛОИ ведущая роль в выборе и  принятии решений остается за руководителем. Программно-математические методы и вычислительная техника являются лишь средствами для обработки информации и подготовки соответствующих управленческих решений.

Очевидно, что в функционирующих СЛОИ не всегда достигается автоматизация всех процедур
преобразования данных. С учетом этого обстоятельства СЛОИ подразделяются на:

системы с автоматизацией всех технологических процедур обработки данных;

системы с частичной автоматизацией технологических процедур обработки данных.

Автоматизация процедур обработки информации исходит из следующих тенденций:

Интеграция информационной, вычислительной техники и связи.

В отличие от конца 80-х годов новым признаком автоматизации стало использование мини-ЭВМ
и персональных компьютеров, оснащенных центральными банками данных, связанными с терминалами на рабочих местах и исполнительными органами.

Благодаря этому появилась
возможность повышения степени интеграции программ много и информационного обеспечения,
преодолевается эффект за опаздывания при использовании систем обработки данных на цент реальных ЭВМ.

Применение на рабочих местах персональной вычислительной техники. Вследствие внедрения
персональной ВТ в отдельных сферах управления создается возможность использовать ее для решения предметно- и проблемно-ориентированных задач. Подлежащие решению задачи
должны быть систематизированы по содержанию и методически, а также подготовлены с учетом
используемого информационного обеспечения.

Переход к обработке данных в реальном масштабе времени. Обработка данных на центральных
ЭВМ вследствие слишком больших промежутков времени между поступлением исходной и выдачей результирующей информации приводит порой к недостаточно высокому уровню
актуальности получаемой информации, что делает ее непригодной для использования при решении  ряда задач управления.

Поэтому возникло требование приблизить во времени сбор и обработку  данных с учетом реального состояния исследуемого процесса. Значительным шагом в решении этой  проблемы является совершенствование техники передачи данных и их обработки с использованием  диалогового режима.

Эффективность обработки данных Достигается лишь при условии, если регистрируемые
экономические параметры, нормы и показатели имеют реальное содержание, необходимое для
принятия управленческих решений.

В зависимости от организационных форм использования ВТ различают СЛОИ,  реализованные в
условиях централизованной, децентрализованной и распределенной обработки данных.

Централизованные СЛОИ организуются с использованием технической базы вычислительного
центра. При этом централизованная обработка информации на ВЦ не исключает децентрализованного применения технических средств при сборе, регистрации и передаче информации.

При децентрализованном использовании ВТ СЛОИ создается либо как автономная  система, либо
как система, связанная на организационном уровне с другими функциональными  системами обработки информации данной организации. Отличительной особенностью такой автономной
системы является наличие у нее собственного (индивидуального) информационного
обеспечения.

В системах распределенной обработки возможна реализация одноуровневых и  двухуровневых
систем обработки данных.

В одноуровневых системах предполагается  децентрализованное
использование ВТ в функциональных системах, объединенных между собой линиями  связи в
локальную сеть, обеспечивающую обмен информацией между  пользователями.

При двухуровневой системе предварительная обработка информации происходит в
функциональных системах (возможна их реализация как совокупности АРМ) с
последующей передачей результирующей информации на следующий уровень обработки.

В двухуровневых  системах сочетаются преимущества систем децентрализованной обработки данных, в которых  ВТ приближена к местам обработки информации, и централизованных систем, когда наиболее объемную работу по решению функциональных задач выполняет ВЦ (табл. 3.6). К их числу можно  отнести:

объединение информации, благодаря чему база данных одной системы становится доступной
пользователям другой системы;

объединение функций, обеспечивающее возможность использования специализированных функций, технических средств и программного обеспечения одной системы
пользователями другой системы;

объединение надежности, т.е. повышение работоспособности системы в целом за  счет перераспределения во времени функций накопления и обработки информации.

Любая система автоматизированной обработки информации должна отвечать ряду принципов,
определяющих идеологию и порядок ее создания, а также направления эффективного использования.

Основные принципы построения, применения и совершенствования САОИ службы управления
персоналом таковы:

1) Принцип системного подхода к проектированию состоит в том, что проектирование САОИ
должно основываться на системном анализе как объекта, так и системы управления.

С учетом этого в процессе проектирования системы должны быть определены цели и критерии ее  функционирования, что позволит провести структуризацию вопросов, требующих решения в процессе  проектирования системы для обеспечения полного соответствия ее функционирования в  будущем принятым целям и критериям.

Системный подход при разработке САОИ обеспечивает возможность еще на стадии проектирования определить функциональные связи и зависимости отдельных задач,
рациональную последовательность выполнения и внедрения проектных работ по созданию САОИ.

Принцип новых задач заключается в обеспечении решения качественно новых задач на базе
использования средств вычислительной техники. На практике этот принцип удовлетворяется решением многовариантных задач с помощью различных экономико-математических методов.

Принцип непрерывного развития системы (принцип открытой системы) сводится к тому, что
структура, конкретные решения системы автоматизированной обработки информации должны
строиться так, чтобы можно было простым способом «настроить» систему на решение новых задач, возникающих уже в процессе эксплуатации СЛОИ, и обеспечить возможность
расширения и модернизации используемой технической базы, информационного и математического обеспечения системы.

Принцип единства информационной базы состоит в том, что информационное
обеспечение системы включает в себя информацию, необходимую для решения не какой-то одной  или нескольких за дач, а всех формализованных задач службы управления персоналом.

При этом в информационном обеспечении СЛОИ исключается неоправданное дублирование
информации, которое неизбежно возникает, если информационные массивы создаются для каждой задачи отдельно.

Принцип комплексности указывает на необходимость охвата  автоматизацией как можно
большего количества задач управления службой управления персоналом. Нельзя добиться эффективных результатов от автоматизации управления только относительно узкого круга задач,  сохранив решение остальных задач в «ручном» режиме.

6) Принцип надежности характеризует способность системы решать выбранные  задачи, сохраняя во времени значения установленных эксплуатационных показателей в заданных
пределах, соответствующих требуемым режимам и условиям использования, технического обслуживания.

Основные пути повышения надежности СЛОИ: оптимизация структуры СЛОИ и ее обеспечивающей части; профилактика и качественный ремонт  технических средств; выбор высоконадежных элементов системы; систематический контроль  за ходом решения задач управления; применение организационных мер по повышению ответственности  работников
службы управления персоналом за достоверность информации и качество  управленческой
деятельности.

7) Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы заключается
в том, что в различных сопряженных контурах системы должно обеспечиваться согласование скорости обработки данных.

Так, теряется смысл быстродействия персонального компьютера, если при решении конкретных задач узким местом оказывается ввод данных или скорость обмена  информацией между
различными устройствами компьютера.

Использование изложенных принципов позволяет разработать организационно- информационную модель СЛОИ службы управления персоналом
организации  и укрупненную схему функционирования системы.

Применение СЛОИ в службе управления персоналом открывает возможность использования для
обработки данных режима диалога. Это позволяет проводить обработку данных в реальном масштабе времени с контролем пользователем хода вычислений. В результате пользователь
может устранять возможные ошибки и своевременно принимать управленческие решения.

Диалоговый  режим работы, в случае размещения соответствующих технических устройств на рабочих местах  работников службы управления персоналом, позволяет отказаться от составления первичных  документов вручную. Использование диалогового режима обеспечивает работникам службы управления  персоналом:

сокращение количества первичных документов, заполняемых вручную;

сокращение количества ошибок при вводе первичной информации в ЭВМ, так как появляется
возможность визуального и машинного контроля ввода;

совмещение процесса оформления первичных документов и ввод их в ЭВМ.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управления персоналом в рамках
функционирования СЛОИ обеспечивает:

высокий уровень автоматизации задач;

сокращение форм первичных документов, используемых для регистрации оперативной информации, следовательно, и документооборота в целом;

совмещение работы пользователя (специалиста) и оператора и соответственно высвобождение
технических исполнителей;

сочетание знаний, опыта пользователя с вычислительными возможностями ЭВМ и
повышение на этой основе качества вырабатываемых управленческих решений;

повышение достоверности и надежности выполняемых расчетных и логических процедур;

снижение трудоемкости выполняемых расчетов в рамках технико-экономических задач СЛОИ.

В совокупности решаемых вопросов разработки СЛОИ службы Управления персоналом важное
место занимает проблема очередности проектирования отдельных задач управления.

Основным признаком при формировании очередности является соблюдение методического, логического, организационного и информационного единства. В качестве инструментария, используемого для увязки и контроля хода проектирования задач комплекса, может быть  рекомендована оптимизация моделей на сетевых графах с учетом имеющихся ресурсов, выделенных на проектирование.

Нормативная основа функционирования в службе управления персоналом СЛОИ должна
быть зафиксирована в соответствующих методических и регламентирующих документах организации.

В них необходимо сформулировать общие положения и содержание задач, реализованных в автоматизированном режиме, инструкции пользователям по решению отдельных задач, дать описание форм входных и выходных документов.

Разработанные методические и регламентирующие документы должны стать составной частью
комплексной системы управления персоналом организации.