Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль за их исполнением.

Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение,  передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму  иерархическую систему управления — как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на  достижение
главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений  должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации  информации,
циркулирующей в системе управления при ее функционировании.

Оно включает  оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы  технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления
наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и
достаточной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции,
необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности  службы:

техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность — получение входной информации должно происходить одновременно с
протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.

Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по
возможности).

Достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно
подразделить на внемашинное и внут-римашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом
имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или  используемые вычислительные ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и  кодирования
информации; системы управленческой документации; систему организации,  хранения, внесения
изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредствен но без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде  движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к
объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы- графики и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления  —следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом  состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта
управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему
программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива,  состав, порядок
следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе
кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем
проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти  ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при
котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что
обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке
банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и
программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность
данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа
массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими
пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд
организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа
форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в
документах и во внутри-машинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.