Характеристики эффективного контроля и его поведенческие аспекты

Характеристики эффективного контроля:

  • связь со стратегией. Система контроля должна соответствовать новым стратегиям организации, а не просто измерять текущие или прошлые показатели. Программы повышения качества обязаны облегчать достижение стратегических целей;
  • ориентация на результаты – главная цель контроля решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществлять на ее основе  соответствующие изменения;
  • использование всех этапов контроля, которые включают в себя установление нормативных показателей, получение данных о фактически достигнутых результатах, сравнение этих результатов с нормативами и осуществление корректирующих действий;
  • соответствие делу – чтобы контроль был эффективным он должен соответствовать контролируемому виду деятельности;
  • своевременность контроля. Система контроля призвана обеспечивать менеджмент оперативной информацией, что позволяет своевременно реагировать на происходящие перемены. В противном случае корректирующие воздействия могут оказаться бессмысленными;
  • гибкость – необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям;
  • простота – эффективный контроль – это простейший контроль.

Простые методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны;

  • точность. Нередко восходящие коммуникации искажают информацию, поступающую от низших и средних уровней организации, когда позитивная информация приукрашивается, а негативная умалчивается или приглушается. Система контроля должна обеспечивать получение руководством организации точной и своевременной информации;
  • экономичность контроля – совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые преимущества, то организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль.

Типичные ошибки контроля представлены на рис. 74.

При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, так как отрицательные последствия контроля являются побочным результатом его влияния на поведение людей.

Выделяют следующие поведенческие аспекты контроля:

  • поведение, ориентированное на контроль – формируется в связи с тем, что сотрудники знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные делают то, что начальство хочет видеть при проверке, то есть они заостряют внимание на тех областях, где проводится контроль и пренебрегают обязанностями, где его нет;
  • получение недостоверной информации. Является следствием того, что контроль может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Проблема состоит в том, что  контролеры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле. Все это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации;
  • строгое соблюдение стандартов несколько ограничивает свободу подчиненных и позволяет более точно определять непосредственный вклад каждого, что также воспринимается негативно, особенно работниками с низкой квалификацией.

Для предотвращения отрицательных поведенческих аспектов целесообразно чаще привлекать работников к принятию решений и обсуждать их в группах. Тогда исполнители будут четко знать не только стандарты, но и осознавать необходимость их применения, будут считать их выработанными совместно, а не навязанными менеджерами и более охотно будут их придерживаться.

Классический менеджмент предлагает менеджерам следующие рекомендации по эффективному контролю:

  • контроль должен рассматриваться как позитивная деятельность, необходимая для сосредоточения людей, времени и средств на выполнении организационных задач;
  • поддерживать и осуществлять самоконтроль со стороны подчиненных;
  • сосредотачивать контроль на результатах работы, а не на деятельности подчиненных, их внешнем виде и привычках;
  • внедрять стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
  • устанавливать жесткие, но осуществимые стандарты;
  • вознаграждать за выполнение стандарта;
  • регулярно переоценивать и перепроверять отклонения, установленные в ходе контроля для того, чтобы убедиться, что контроль необходим, а результаты соответствуют ситуации;
  • привлекать подчиненных для разработки методов осуществления контроля;
  • учитывать как позитивные, так и негативные отклонения в работе, помнить, что они неизбежны;
  • остерегаться подчиненных, которые сопротивляются контролю, своевременно наблюдать за ними, разъяснять его необходимость, включать их в процесс контроля с целью снижения предконфликтной ситуации;
  • избегать чрезмерного контроля.

Контроллинг представляет собой новую концепцию управления предприятием, в основу которой положено стремление обеспечить успешное его функционирование в долгосрочной перспективе.

Это может быть обеспечено посредством:

  • адаптации системы стратегических целей развития предприятия к постоянно изменяющимся условиям внешней среды;
  • формирования системы информационного обеспечения процесса стратегического планирования и управления на предприятии;
  • согласование оперативных планов деятельности предприятия со стратегическим планом его развития;
  • формирования системы контроля за процессом реализации стратегического плана развития предприятия и корректировки его содержания;
  • гибкости организационной структуры управления предприятием с целью повышения ее способности быстрого реагирования на постоянно изменяющиеся условия внешней среды.

Современная концепция контроллинга должна ориентироваться на систему управления предприятием в целом. Она должна координировать подсистемы планирования, контроля и информационного обеспечения.

Задачами контроллинга являются:

  • ориентация на эффективное функционирование и развитие предприятия в долгосрочной перспективе;
  • формирование организационной структуры управления предприятием, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
  • создание информационного обеспечения, адекватного задачам и функциям управленческой деятельности в рамках предприятия.

Функции контроллинга: учет, планирование, контроль, информационно-аналитическое обеспечение, специальные функции.

Узнай цену консультации

"Да забей ты на эти дипломы и экзамены!” (дворник Кузьмич)