Главная » Справочник » Управление развитием организации » Функция планирования в менеджменте

Функция планирования в менеджменте

Планирование – процесс формулирования целей и задач организации, составление программ (перечня мероприятий, которые необходимо осуществить) и бюджетов. Объективная основа планирования – конкретные условия, соответствующие (несоответствующие) деятельности фирмы.

Планирование как основополагающая функция менеджмента – это процесс детальной подготовки последовательности и содержания работ по использованию основных видов ресурсов (финансовых, сырьевых, временных, людских и др.) для достижения поставленных целей, результатом которого является план.

Представители японской школы менеджмента считают, что на планирование целесообразно выделять до 60 % всего ресурса времени.

Формы планирования:

перспективное (стратегическое) – определение главных целей деятельности, новых возможностей фирмы, ориентировочных значений конечных результатов, средств, способов и ресурсов для их достижения обычно на 5–15 лет;
среднесрочное (тактическое) – формулирование основных задач производственного, сбытового, финансового, кадрового, ресурсного, снабженческого характера обычно на 3–4 года;
текущее (оперативное) – детальная разработка (обычно сроком на один год) оперативных планов (программ маркетинга, планов научных исследований, производственных планов, планов материально-технического снабжения и т. д.).

Виды планов:

в зависимости от организационной структуры фирмы:
планы производственных отделений;
планы дочерней компании;
в зависимости от содержания хозяйственной деятельности:
планы производства;
сбыта;
НИОКР;
материально-технического снабжения;
финансовый план;
в зависимости от направленности характера решаемых задач различают три вида планирования:
систематическое (регулярное), включая стратегическое, среднесрочное и текущее;
целевые комплексные программы;
бизнес-планирование по отдельным проектам (осуществляется с целью всестороннего осмысления всех аспектов бизнеса или для привлечения инвестиций).

Качество планирования определяется компетентностью руководства, квалификацией специалистов функциональных подразделений, наличием информационной базы, обеспеченностью необходимыми ресурсами, в том числе оргтехникой.

Планирование включает в себя определение:

конечных и промежуточных целей;
задач, которые необходимо решить для достижения целей;
средств и способов решения задач;
необходимые ресурсы, их источники и способы распределения.

Планирование в узком смысле слова – это разработка планов, графиков, сводных таблиц, определение режимов работ, сроков и исполнителей, ответственных лиц, способов контроля и т. д.

Объект планирования:

выработка целей и стратегии фирмы;
распределение ресурсов и резервов;
выработка стандартов и нормативов;
производственная, финансовая, сбытовая, инновационная и другая деятельность.

Субъекты планирования:

менеджеры;
плановые органы и организации.

Основные принципы планирования:

ранжирование объектов планирования по степени важности;
соответствие затрачиваемых усилий получаемым результатам;
соответствие планов характеру изменений факторов и тенденций внешней среды с возможностью адаптации организации к происходящим изменениям;
единство и преемственность стратегических, среднесрочных и краткосрочных планов;
обязательность непрерывности планирования при наличии четкой периодичности в планах;
сбалансированность планов по всем видам ресурсов (финансовых, материальных, людских, временных и т. д.);
использование при планировании научных методов, способов и средств повышения эффективности разработки планов;
обеспечение непрерывной обратной связи и корректировки системы планирования за счет систематического анализа результатов реализации планов;
привлечение к процессу планирования и экспертизе всех необходимых специалистов.

Этапы планирования:

Общая оценка ситуации и ее формулировка.
Определение целей и задач на основе прогнозов внешних и внутренних переменных.
Составление плановых предположений.
Увязка ресурсов и выбор оптимального варианта действий.

При постановке задач необходимо применять следующее правила:

Определить важность выполнения задачи. Что произойдет, если ее не выполнить?
Выбрать соответствующего исполнителя, учитывая степень его компетентности, лояльности и мотивации к труду.
Четко сформулировать задачу и ожидаемый результат, а также критерии, по которым Вы будете оценивать этот результат.
Показать человеку место этого задания в общем процессе работы: «Эти расчеты нужны для того, чтобы…»
Показать человеку, какие ресурсы потребуются ему для выполнения задания и где он может их получить. Если наличие этих ресурсов зависит от третьих лиц – нужно сразу же поставить их об этом в известность.
Обозначить последствия – положительные и отрицательные – сделанной или несделанной работы.
Предложить исполнителю задать вопросы, уточнить непонятные моменты. Если задание сложное, спросить его: с чего он планирует начать (ответ на вопрос даст представление об уровне понимания работы).
Не забыть в заранее обозначенный срок проконтролировать и оценить выполнение поставленной задачи.

При централизованной форме управления на фирме создается специальный орган – плановый комитет (плановый отдел), куда входят представители высшего звена управления.

При децентрализованной системе управления планированием занимаются сами подразделения, а за центральными органами закрепляются вопросы разработки форм планов, доведение до сведения плановиков генеральных идей и целей фирмы, лимитов и другой необходимой информации.

На основе согласованных планов подразделений создается сводный комплексный план развития фирмы.

К важнейшим требованиям внутрифирменного планирования относятся:

участие в планировании лиц, причастных к его выполнению сверху вниз и снизу вверх;
непрерывность планирования, координация деятельности при составлении и выполнении планов;
реальность поставленных целей и средств ее достижения;
научный подход к планированию;
увязка стратегического плана с краткосрочными, оперативными;
контроль.

Следует более подробно разобрать все вопросы и принципы планирования, выяснить, какую роль каждый из них имеет и что может привести к негативным последствиям, если не будут соблюдаться данные принципы.

Утверждение планов осуществляется высшим руководством единолично. В фирмах со средней степенью централизации плановые органы принимают решение лишь по основным, ключевым проблемам, а детальную проработку других вопросов осуществляют плановые подкомитеты и подразделения.

Эффективность планирования зависит от следующих положений:

все планы должны опираться на единство целей, политики поведения на рынке, технологий, избранных стратегий, общую шкалу времени, единство персонала и др.;
стратегические, среднесрочные и краткосрочные планы являются самостоятельными документами;
планирование осуществляется на основе учета изменений внутренних и внешних факторов;
различные планы (стратегические, среднесрочные и краткосрочные) нуждаются в различной степени детализации и глубине проработки;
для осуществления процесса планирования необходимо подготовить требуемую информацию, различные планы могут разрабатываться разными группами сотрудников, но при едином руководстве;
в процессе планирования должны участвовать все заинтересованные менеджеры иерархических и функциональных уровней;
сотрудники организации должны быть своевременно ознакомлены с содержанием плана и с содержанием тех работ, которые запланированы для них непосредственно. В процессе планирования важное значение приобретает прогнозирование.

Следует различать понятие «прогноз» и «прогнозирование».

Прогнозирование – это процесс получения данных о возможном состоянии исследуемого объекта в будущем, а прогноз – результат прогнозных исследований.

В литературе встречается множество общих определений термина «прогноз»:

определение будущего;
научная гипотеза о развитии объекта;
характеристика будущего состояния объекта;
оценка перспектив развития.

Во всех случаях мысль исследователя устремлена в будущее, то есть прогноз представляет собой специфический вид исследования того, что будет.

Существует большое количество классификаций видов прогнозов по различным признакам:

в зависимости от временного охвата;
по типам прогнозирования на поисковые, нормативные и основанные на творческом видении.

Процесс разработки прогнозов называется прогнозированием. Под методами прогнозирования подразумевают совокупность приемов мышления, способов, позволяющих на основе анализа информации о прогнозном объекте вынести относительно достоверное суждение о его будущем развитии. От типа объекта зависит тип применяемого метода.

Все формализованные методы прогнозирования опираются на предшествующий периоду прогнозирования отрезок времени и с помощью тех или иных математических методов экстраполируют тенденции в будущее.

Существует способ научного поискового прогнозирования от настоящего к будущему, то есть прогнозирование начинается от сегодняшнего дня, опирается на имеющуюся информацию и постепенно проникает в будущее.

Предыдущая статья Функция организации в менеджменте Следующая статья Характеристика уровней управления

Статьи по теме