Функция организации в менеджменте

Функция организации – это процесс формирования системы полномочий в организации и создание на этой основе организационной структуры.

Устанавливаются взаимоотношения между всеми подразделениями фирмы, определяется порядок и условия функционирования организации.

Основные проблемы, возникающие при разработке и совершенствовании структуры управления:

• установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями (определение их целей, условий работы и стимулирования);
• распределение ответственности между руководителями;
• организация информационных потоков;
• выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений;
• выбор соответствующих технических средств.

Организационная структура фирмы постоянно изменяется и совершенствуется в соответствии с изменяющимися условиями внешней и внутренней среды.

Децентрализация – передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а также передача соответствующей ответственности и прав на нижний уровень управления.

Преимущества децентрализации:

1. Управлять особо крупной организацией централизованно невозможно, поскольку требуется большое количество информации для принятия эффективных решений.
2. Децентрализация дает право принимать решение тому руководителю, который ближе всего находится к проблеме и лучше ее знает.
3. Децентрализация помогает в подготовке молодых руководителей к более высоким должностям, предоставляя ему возможность принимать решения в самом начале карьеры.

Делегирование полномочий – передача полномочий сотруднику, котрый полностью берет на себя ответственность за их выполнение.

Делегирование не освобождает руководителя от общей ответственности, за ним остается окончательная обязанность окончательного решения.

Причины делегирования полномочий:

1. Подчиненный может сделать данную работу лучше.
2. Стоимость принимаемого решения на более низком уровне будет меньше.
3. Чрезмерная занятость не позволяет руководителю самому заняться проблемой.
4. Высвобождение времени и сил руководителя для выполнения первостепенных дел.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность – это обязательство работника выполнить делегируемые ему задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Полномочия – это организационно закрепленное, ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия работников на выполнение делегируемых работнику задач.

Делегирование не освобождает руководителя от общей ответственности. Это не способ уйти от ответственности, а форма разделения управленческого труда, позволяющая повысить его эффективность. За руководителем остается обязанность принять окончательное решение.

Никогда нельзя делегировать решение стратегических задач, подбор команды и вопросы, касающиеся мотивации и стимулирования труда сотрудников.

Они чувствуют себя хозяевами на определенных участках работы, а это способствует:

• раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности;
• расширению уровней принятия решений;
• расширению объема выполняемых организацией заданий.

Возможные негативные последствия для руководителя, передающего свои полномочия подчиненным:

• подчиненные совершают ошибки. Руководитель отвечает перед организацией за ошибки своего отделения;
• подчиненные работают лучше, чем руководитель, что хорошо для организации, но плохо для руководителя;
• подчиненные не хотят брать на себя дополнительные обязательства и жалуются на дополнительную работу. Эту проблему руководителю следует решить до постановки задания.

Правила, необходимые при отдаче распоряжения:

1. Правило наименьшего действия. При планировании какого-либо действия необходимо помнить, что нужно стремиться к минимальным затратам ресурсов.
2. Правило заинтересованности исполнителя. Это является условием своевременного и качественного исполнения проектируемого действия исполнителя.
3. Правило двойного контроля. Любое действие контролируется. Действия контролеров также должны быть подвержены контролю.
4. Правило постфактического контроля. Контроль над действиями, которые являются однотипными, регулярно повторяющимися, должен проводиться не в процессе исполнения, а по результатам работы, с возложением максимальной ответственности на исполнителя.
5. Правило необходимой квалификации. Выполнение действий должно поручаться тому, который обладает достаточной квалификацией для его исполнения.
6. Правило информированности.
7. Правило необходимой производительности. Выполнение действия должно поручаться тому исполнителю, который обладает реальной возможностью выполнить его в требуемое время.
8. Правило работы по горизонтали. При выполнении рутинных работ, постоянно входящих в круг обязанностей исполнителя, он должен взаимодействовать с работниками всего, информируя руководителя только о результатах.
9. Правило управления по отклонениям. Руководитель вышестоящих (над исполнителем) уровней вмешивается в ход работы только при наличии отклонений, которые не были устранены исполнителем самостоятельно.
10. Правило управления по статистике. Информация по статистике производства за длительный период для принятия управленческих решений важнее, чем информация о текущем состоянии производства.
11. Правило единства источника первичной информации. Если в разных подсистемах управления используется один и тот же первичный показатель, то должен быть только один источник первичной информации – один документ, один человек, одна должность, один автоматический прибор и т. д. Первичные документы должны выписываться в минимальном количестве экземпляров. Службы, использующие первичные документы для отметок в контрольных журналах, ведомостях, картотеках должны передавать их, чтобы не возникали неприятные обстоятельства.
12. Правило проходных документов: неграмотная или неполная формулировка поставленной задачи; личная неприязнь к руководителю; непоследовательность в принятии решений руководителем.

Полномочие является закрепленным правом использовать ресурсы организации и направлять усилия работников на выполнение делегируемых им задач. Ответственность подразумевает обязательство работника выполнить делегируемые ему задачи и отвечать за их решение.