Функции управления в таможенных органах

Функция управления – это конкретный вид управленческой деятельности, для реализации которого требуются определенные операции (управленческие работы). Функции управления раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются распределением обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства реализации для получения намеченных результатов. Несмотря на наличие различных подходов к классификации функций управления, для управления в системе таможенных органов их целесообразно разделить на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов).

К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирование, планирование, организация, регулирование, учет и контроль. Для того чтобы реализовать ту или иную общую функцию управления, необходимо выполнить ряд операций (управленческих работ). При этом под операцией (управленческой работой) понимается совокупность устойчиво повторяющихся действий, необходимых для реализации функций управления, но недостаточных для обеспечения управляемости объекта управления.

Если полная реализация общей функции управления приводит к тому, что оперативно-служебная деятельность переходит в новое качество, то выполнение отдельной операции (управленческой работы) еще недостаточно для того, чтобы эта деятельность получила новое качественное состояние. Реализация каждой конкретно взятой общей функции управления осуществляется строго определенным количеством конкретных только для этой функции операций (управленческих работ). Объективные возможности социальной системы могут быть выявлены на основе анализа и прогнозирования важнейших функций управления.

Анализ как познавательная деятельность руководителя имеет свои отличительные черты по сравнению с анализом, проводимым функциональными службами и отдельными специалистами. К ним можно отнести: рассмотрение организации в целом как системы, состоящей из обособленных элементов; систематическое проведение сравнений и сопоставление конечных результатов с государственной установкой; системная оценка эффективности технологических процессов деятельности организации; факторный подход при оценке конечных результатов, позволяющий «заглянуть внутрь социально-экономических процессов, выявить причины успеха и срывов».

По своей сути прогнозирование – это определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии. Оно дает субъекту, принимающему решение, информацию о будущем состоянии исследуемых объектов, как наблюдаемых в настоящее время, так и не наблюдаемых. Планирование – это основная функция управления, посредством которой вырабатываются организационные начала предстоящей деятельности. С помощью планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатывается методы, с помощью которых это движение обеспечивается темпом движения, материальные источники, обеспечивающие это движение. Планирование решает следующие задачи: выработка цели, моделирование и программирование.

Планирование в таможенных органах и их подразделениях является обязательным. Наличие планов работы свидетельствует об уровне организованности. Планирование в таможенных органах и их подразделениях осуществляется на основе их общей компетенции в сфере управления таможенным делом. Объектом планирования является деятельность соответствующего таможенного органа.

Таможенные органы и их подразделения планируют как общую работу, так и разрабатывают планы проведения конкретных мероприятий, готовят предложения к планам вышестоящих звеньев управления, проводят анализ плановой работы в подчиненных подразделениях, оказывают методическую помощь в составлении планов. Ответственность за планирование возлагается, как правило, на первых руководителей таможенных органов и их подразделений.

Сам по себе готовый и утвержденный план еще не свидетельствует о том, что он будет выполнен. Для этого нужны соответствующие условия, их создает функция управления – организация. Под организацией понимается общая функция управления, посредством реализации которой и создаются условия, необходимые для успешного проведения в жизнь принятых управленческих решений (планов). Сущность этой функции состоит в создании системы сил и средств, установлении необходимых связей и отношений между исполнителями, в определении рациональных форм и методов их деятельности.

При организации исполнения принятых решений и планов необходимо соблюдение ряда требований, которые вытекают из общих принципов управления и специфики таможенной деятельности. Это определение основной задачи перед исполнителями; эффективность и экономичность организации исполнения принятых решений; соблюдение законности; эффективное сочетание различных методов управления; стимулирование деятельности исполнителей. Под регулированием следует понимать общую функцию управления, в результате осуществления которой возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются отклонения от параметров, заданных при планировании.

Регулирование осуществляется на основании результатов обратной связи путем координации, поддержания взаимодействия, мотивации и стимулирования должностных лиц и коллективов, а также операционного руководства. Управленческий учет – это процесс накопления, анализа, переработки и передачи информации о деятельности организации, используемый для планирования, руководства и контроля. Его предназначение – обеспечить информацией руководителей различных уровней внутриорганизационного управления, ответственных за достижение конкретных оперативно-служебных целей.

Контроль – это общая функция управления, включающая систему мер наблюдения за подготовкой, принятием и ходом реализации управленческих решений. Это постоянная деятельность субъекта управления по проверке фактического состояния оперативно-служебной деятельности и обеспечения единства слова и дела.

Задачи, решаемые с помощью контроля:

• повышение дисциплины кадров и их ответственности за порученное дело;
• выявление неиспользованных ресурсов и возможностей для неукоснительного выполнения принятых решений;
• обобщение и распространение положительного опыта в исполнении решений;
• совершенствование организации управленческой и непосредственно таможенной деятельности;
• стимулирование творческого подхода к решению возложенных задач;
• упреждение возможных просчетов и ошибок в исполнении решений.

Контроль направлен на обеспечение законности, проведение в жизнь решений высших органов власти и управления в области таможенной политики, дальнейшее укрепление исполнительской дисциплины, готовности должностных лиц к выполнению задач в сложных условиях обстановки и др. Главной задачей контроля является выявление отклонений от параметров, заданных при планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных моментов, дальнейшее развитие которых может послужить существенному повышению эффективности всей деятельности таможенного органа. В таможенных органах применяется три основные метода контроля: наблюдение, обследование, эксперимент. Контроль осуществляется в различных формах.

Наиболее эффективной формой контроля является проверка. Все рассмотренные общие функции управления находятся в неразрывной связи друг и другом и представляют собой единое целое. К специфическими функциями управления в таможенных органах относятся функции управления таможенной, финансово-экономической, социальной и административно-хозяйственной деятельностью.

Функция управления финансово-экономической деятельностью включает в себя: управление финансовой деятельностью и управление бухгалтерской деятельностью. Функция управления социальной деятельностью включает в себя: управление кадровой, трудовой деятельностью и социальным обеспечением, а также психолого-педагогической деятельностью. Функция управления административно-хозяйственной деятельностью включает в себя: управление административной деятельностью; управление развитием таможенной инфраструктуры и капитальным строительством; управление материально-техническим обеспечением.

Целепологание в таможенных органах. Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяются ТК ЕАЭС, Федеральным законом «О таможенном регулировании в Российской Федерации» и другими законодательными и правовыми нормативными документами, указами Президента, постановлениями Правительства, приказами Министерства финансов и приказами ФТС России. Цель должна быть теоретически обоснованной, конкретной, количественно измеримой, ясной, значимой, достижимой и др. Содержательной основой цели определенной ситуации управления должна быть цель более высокой ступени управления, т.е. цель более высокого уровня управления.

Таможенная деятельность находится на стыке внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнением ее важнейших социально-экономических и внешнеэкономических программ и планов. Главной целью управления в системе таможенных органов, т.е. целью стратегического управления, является обеспечение государственного регулирования внешнеторговой деятельности. Достижение этой цели управления реализуется решением соответствующих комплексов задач, о чем изложено в первой главе.

В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управления, выделяют несколько типов управления. В таможенных органах наиболее часто применяются «ситуационное управление», «программное управление» и «целевое управление». Ситуационное управление имеет место на всех уровнях иерархии управления в таможенных органах, т.к. строится главным образом по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается большого значения.

Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы с расчленением ее по уровням системы с указанием последовательности ее выполнения. Этот тип управления наряду с вышеуказанным является часто применяемым в управленческой деятельности таможенных органов. Наиболее рельефно этот тип управления просматривается в решении фискально-контрольных задач по формированию доходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и оборудовании сети автомобильных пунктов пропуска через таможенную границу и др.

В целевом управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход управленческой деятельности. Содержанием целевого управления является его исключительно высокая аналитичность при определении проблемы управления; предельно строгое и четкое формирование цели управления; структуризация проблемы управления, построение дерева целей; строгое согласование дерева целей с деревом задач, достаточно высокая корреляция между деревом целей, деревом задач и организационной структурой управления; каждое звено организационной структуры системы управления должно объединяться с другими звеньями более высокого порядка. В целевом управлении большую роль играет прогнозирование.

В практике управления его типы применяются нередко в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления, которое получило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее время для таможенных органов имеет исключительно важное значение. Из двух рассматриваемых компонентов управления – структуры и процесса – более динамичным является процесс управления. Поэтому развитие процесса управления влечет за собой и развитие структуры управления.

Изменения в структуре должны осуществляться тогда, когда в существующую структуру процесс управления уже не вкладывается, когда структура создает существенные помехи, становится тормозом развития управления, а, следовательно, и всей системы управления в целом. В настоящее время в таможенной системе наблюдается совершенствование динамических характеристик управления, прежде всего, за счет внедрения автоматизированных систем и информационных технологий управления. В заключение необходимо подчеркнуть, что, совершенствуя те или иные характеристики процесса управления, необходимо постоянно вести учет взаимосвязи процесса и структуры системы управления и находить моменты перестройки структуры.