Главная » Справочник » Культура русской деловой речи и деловая риторика » Унификация деловой письменной речи

Унификация деловой письменной речи

Требования к языку и стилю документов отражают и закономерности действия языковой нормы в официально-деловой письменной речи.

Одно из ведущих требований, предъявляемых к деловым бумагам, — это требование унификации, однообразия выражения языковых средств.

Безусловно, любой документ должен быть составлен с соблюдением орфографических, грамматических и пунктуационных норм.

Основная задача орфографических норм — унификация написаний слов, которые разными людьми могут по-разному произноситься. Орфография — это своеобразная сетка, которая накладывается на язык, чтобы привести его к единому графическому изображению в целях однозначного понимания лексем.

Подробно рассматривать орфографические и пунктуационные нормы в этом курсе нет возможности, однако можно обратить внимание на некоторые орфограммы и грамматические особенности, часто встречающиеся в деловых бумагах.

Правописание производных предлогов

Определенную трудность представляет правописание производных предлогов, поскольку они омонимичны по отношению к самостоятельным частям речи, от которых образованы, но отличаются написанием.

Предлоги в течение, в продолжение, которые пишутся раздельно с предлогом в, но с суффиксом е в конце слова, следует отличать от существительных в предложном падеже в течении, в продолжении. Предлоги в течение и в продолжение употребляются в тексте с существительными со значением временного срока, например, в течение ночи, в продолжение часа.

Они являются абсолютными синонимами и поэтому взаимозаменяемы в контексте: в течение часа, в продолжение ночи:

Также следует помнить о правильном написании предлогов и предложных сочетаний: в отличие от, в отсутствие, во избежание, во изменение, во исполнение, в заключение, в завершение, в силу, за неимением, за отсутствием, при отсутствии, при наличии, вроде, наподобие (перечисленные предлоги употребляются с существительными в родительном падеже).
Слитно пишутся производные предлоги навстречу, наподобие, вследствие, насчет, ввиду, вроде: навстречу ему, наподобие шара, вследствие проливных дождей, узнать насчет поездки, ввиду отмены занятий, форма вроде ромба.
Предлоги вследствие и ввиду, которые пишутся слитно с в и предлог вследствие — с суффиксом е, следует отличать от существительных с предлогом в виду и в следствии.

Предлоги вследствие и ввиду также являются синонимичными и имеют значение «по причине, из-за» (употребляются в основном в официально-деловом стиле речи): Дело отправлено на доследование ввиду вновь открывшихся обстоятельств.

Дороги размыты вследствие сильных дождей, идущих повсеместно. Существительное с предлогом в виду имеет значение зрительного восприятия: Корабль стоял в виду берега. Также оно употребляется в устойчивом выражении иметь в виду. Существительное в следствии имеет значение конкретного следствия: В следствии
по делу обнаружились новые улики.

Кроме того, следует отличать предлог вследствие от наречия впоследствии. Наречие, в отличие от предлога, являясь самостоятельной частью речи, употребляется в предложении независимо от существительных, имеет общее грамматическое значение времени, отвечает на вопрос когда? и может быть заменено синонимами потом, через какое-то время: Впоследствии я узнал, с каким трудом получило признание это важнейшее открытие.

Предлоги несмотря на, невзирая на, образованные от деепричастий, пишутся с неслитно.

Во избежание частых грамматических ошибок следует помнить, что предлоги согласно, благодаря и вопреки (образованные от наречий и от деепричастия соответственно) употребляются со словами в дательном падеже: согласно (кому?, чему?), благодаря (кому? чему?), вопреки (кому? чему?):

согласно правилам, договору, тарифу и т. п.;
благодаря труду, таланту, обстоятельствам и т. п.;
вопреки приказу, договоренности, правилам и т. п.

Унификация сокращений

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи, как особый вид орфографических норм, относится унификация (единообразие) сокращений и собственных имен — названий учреждений.

Сокращения в текстах документов подчиняются определенным правилам:

сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа — недопустимо сокращать одно и то же слово по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно;
нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;
не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой разные толкования, двусмысленность в восприятии фразы;
не допускается сокращение слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений, которые определены ГОСТом (например, г.— год, л. — лист, р. — река).

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

почтовые сведения: г., обл., р-н, п. я., ст., отд. и т. п.;
наименования должностей и званий: проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и. о., пом. и т. п.;
названия документов: ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.;
указания на время: г., гг., в 1996/97 отчетном году, 11.10.2016, в 11:30;
денежные единицы: 2000 руб., 80 коп., возможно 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.
текстовые обозначения: т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.

Правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

Географические названия, обозначение времени, количественные определения и т. п. сокращают: перед словом, к которому они относятся: оз. Глубокое (озеро), г. Орел (город); после числительных: 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.
Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.
Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения — строчными (НИИстройдормаш — Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

Условия использования сокращений и сложносокращенных слов:

Минимальное использование сокращений (если сокращений много, официальный то документа снижается).
Однозначная расшифровка сокращения.
Понятность сокращения. При первом употреблении в тексте сокращение должно быть расшифровано в скобках, а затем может использоваться в сокращенном виде: Российская академия государственной службы (РАГС), затем в тексте только РАГС.
Невозможность сокращений ключевых слов.
Унификация написания сокращений в пределах одного текста.

При возникающих вопросах необходимо использовать «Словарь сокращений русского
языка».

Написание названий организаций и учреждений

С прописной (заглавной, большой) буквы:

пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных и международных организаций и учреждений страны: Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций;
пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций: Министерство промышленности Российской Федерации, Федерация независимых профсоюзов России;
пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий: Академия наук России, Музыкальное училище им. Гнесиных, Политехнический музей, Первый московский часовой завод;
пишется индивидуальное определение с индивидуальным названием: Государственная Третьяковская галерея, Центральный Дом журналиста.

Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т. д.

Предыдущая статья Убеждающая речь Следующая статья Характеристика и редактирование текста деловых бумаг

Статьи по теме