Речевой этикет в письменной деловой речи
Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к людям тех профессий, которые предполагают постоянное общение с людьми или коллегами: государственным служащим, педагогам, врачам, менеджерам, работникам сферы обслуживания и т. д.
Этикетные отношения между участниками письменной коммуникации поддерживаются речевыми этикетными формулами обращения и прощания и некоторыми другими, соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости, не допускаются ирония, сарказм, оскорбления.
К рекомендуемым формулам приветствия и прощания относятся: «Уважаемый, …», «С уважением, …». Следует избегать фамильярного отношения к адресату, например, «Дорогой, …» (особенно по отношению к незнакомому или малознакомому человеку, с которым вас связывают сугубо деловые отношения).
При этом важно следить за тем, чтобы однокоренные слова уважаемый, уважение не дублировались в деловом письме. Если вы начинаете письмо с обращения «Уважаемый…», то нельзя заканчивать его оборотом «С уважением…». Если письмо начинается с обращения «Уважаемый…», то закончить его можно словами «Всего доброго», «С пожеланиями успехов…» или подобными выражениями. Можно также использовать этикетную формулу «Искренне Ваш…», хотя в настоящее время она выглядит несколько устаревшей.
Если же вы используете выражение «С уважением…» при прощании, то начать следует со стандартных универсальных приветствий, обычно используемых при встрече: «Здравствуйте, …!», «Добрый день, …!». Уважительное отношение к адресату проявляется в использовании клише: Мы рады пригласить Вас…, Благодарим Вас за…, Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…, Убедительно просим Вас…
Важным знаком проявления уважения является использование в деловых обращениях местоимения Вы с заглавной буквы. Однако помните, что это касается только обращений в деловых бумагах!
Текстовое употребление слов товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику:
- слово товарищ вытесняется словом господин, используемым в мировой практике;
- слово гражданин применяется для обозначения лица как субъекта гражданских правоотношений.
Существует специфика употребления личных местоимений в деловых бумагах:
- наблюдается тенденция к утрате местоимения я и употреблению определенно-личных, безличных или пассивных конструкций (вместо я прошу пишут прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено). Употребление я сохраняется только в докладных и объяснительных записках;
- в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике вместо он следует указывать фамилию лица и его инициалы.
Касательно содержания деловых бумаг этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.
Составителям деловых писем не рекомендуется:
- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы «прошу Вас ответить до такого-то числа», «убедительно прошу Вас сразу сообщить о своем решении»;
- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…»;
- начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным.
Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно будет вернуться.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву отношений.
