Язык и стиль документов

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и лишает их юридической и практической значимости или снижает ее.

Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим особое внимание следует уделить различению паронимов (представить (предъявить, показать) — предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-то): представить отчет — предоставить справку; гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией) — гарантированный (обеспеченный законом, договором): гарантийный талон — гарантированный отдых и т. п.).

Так, слова в синонимическом ряду построить — возвести — соорудить — воздвигнуть различаются и стилистически, и оттенками значения и, как следствие, имеют разную сочетаемость. Можно сказать построить дом, соорудить мост, возвести башню и нельзя — воздвигнуть склад, соорудить дом, возвести школу.

Нежелательно использовать в текстах документов профессионализмы (дострой вместо завершение строительства; вечерники вместо студенты вечернего отделения).

Трудности в восприятии текста создает неоправданное употребление заимствованных слов. В случае наличия в языке эквивалентного иноязычному русского слова следует использовать его для обозначения понятия. Реклама лучше, чем паблисити; обращаться лучше, чем апеллировать.