Типология, композиционные и языковые особенности служебных документов

Официально-деловая письменная речь в любой языковой культуре, в том числе в русской, призвана служить осуществлению основных функций права. Правовые отношения требуют документального закрепления, так как только записанная регламентированная информация приобретает юридическую силу.

В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами называли деловые бумаги, имевшие правовую значимость.

Единые международные требования, предъявляемые к служебной информации, – это объективность, актуальность, аргументированность, полнота.

В социальном плане любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций.

Специальные функции документа:

• управленческая (документ представляет собой инструмент управления);
• правовая (документ закрепляет правовые нормы);
• функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).

В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Текстовые нормы регулируют закономерности построения определённых типов и частей текста, языковые – регулируют закономерности отбора языкового материала для передачи конкретных обстоятельств дела. Имеется в виду выбор лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста.

Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Набор реквизитов зависит от вида и назначения документа. Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение составителя определённый набор реквизитов и определённую их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа).

Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Все документы классифицируются по различным основаниям:

• по видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-распорядительные (управленческие), учебно-методические, плановые, финансово-расчётные и др.;
• по способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на компьютере), графические и фото-, фоно-, кинодокументыпо месту составления документы подразделяются на используемые для решения внешних и внутренних вопросов; внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию;
• по содержанию: простые (посвящённые одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);
• по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные имеют заранее напечатанный текст с пробелами (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);
• по критерию первичности происхождения: первичные (содержат исходную информацию) и вторичные (содержат обобщенную, суммированную информацию первичных документов);
• по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определённый срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);
• по степени гласности (по фактору доступности): документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (бывают различной степени секретности: особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, с грифом «конфиденциально»);
• по степени подлинности: подлинники (подлинные), копии, выписки, дубликаты.

Основной функцией документа является фиксирование сведений, событий, фактов, прав, обязательств и сопутствующих обстоятельств.

Процессуальный документ – это представленная на материальном носителе в письменной форме информация, которая регламентирует порядок проведения следственных действий, фиксирует их результаты, а также решения по вопросам расследуемого дела.

К процессуальным документам, составляемым в ходе уголовного судопроизводства, законодатель предъявляет определённые требования.

Несоблюдение требований, предъявляемых УПК РФ к оформлению процессуальных документов, влечёт за собой нарушение принципов законности, мотивированности и обоснованности.

Последствием таких нарушений является отмена вынесенных процессуальных решений.

Наряду с процессуальными документами по уголовному делу составляются и направляются в соответствующие органы служебные документы. К служебным относятся документы, непосредственно касающиеся личности подозреваемого, обвиняемого, другие документы, необходимые для расследования конкретного уголовного дела.

Анализ действующего законодательства и судебной практики позволяет отметить следующие особенности процессуальных документов:

• процессуальные документы составляются на основании положений УПК РФ, регламентирующих проведение следственных и иных действий при рассмотрении уголовного дела;
• процессуальные документы должны соответствовать положениям УПК РФ и оформляться на установленных уголовно-процессуальным законодательством бланках;
• для применения того или иного процессуального документа имеет значение судебная практика, так как она выявляет нарушения в составлении такой документации, на основе судебной практики даются рекомендации, разъяснения по оформлению и применению актов следствия и дознания.

Наряду с процессуальными документами по рассматриваемому делу составляются и направляются в соответствующие органы служебные документы. К служебным относятся документы, непосредственно касающиеся личности правонарушителя, другие документы, необходимые для рассмотрения конкретного дела по административному правонарушению.

К административно-процессуальным и служебным документам, составляемым в ходе рассмотрения дела, предъявляются определённые требования:

• протоколы, постановления, определения, служебная документация должны быть правильно оформлены с точки зрения норм права, предусмотренных КоАП РФ, а также с точки зрения языковых норм;
• наличие различного рода документов в деле об административном правонарушении должно быть обусловлено осуществлением процессуальных действий, предусмотренных КоАП РФ. Так, процессуальными действиями обусловлены: протокол о применении к лицу мер обеспечения производства по делу; заключение эксперта; сведения, необходимые для разрешения дела, истребованные сотрудниками органов внутренних дел в соответствии со ст. 26.10 КоАП РФ;
• нарушения, допущенные при составлении административно-процессуальных документов (составление документа лицом, в компетенцию которого не входит такая деятельность; неполнота информации и др.), ведут к их недействительности, что в свою очередь влечёт наступление нежелательных и непоправимых последствий, в частности невозможность привлечения виновных лиц к административной ответственности, отмену принятого постановления по делу.

Основой текстов законов, процессуальных документов является юридическая терминология. Юридический термин – это слово (или словосочетание), которое употреблено в законодательстве и является обобщенным наименованием юридического понятия

Способы образования юридических терминов.

К специфическим свойствам термина относятся также системность и наличие дефиниции, чёткая сфера применения и стилистическая нейтральность.