Характеристика информационно-справочных документов

К информационно-справочным документам относятся справки, акты, докладные, объяснительные записки.

Справки могут быть служебного и личного характера. Справка служебного характера выдаётся по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справка содержит ссылку на период времени, к которому относятся представленные в документе данные, а также ссылку на законы, другие документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит перечисление фактов или изложение истории вопроса. Предложение о путях решения возникших проблем в справке не формулируется.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Такая справка имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

Текст справки личного характера начинается с фамилии, имени и отчества сотрудника (работника) (в именительном или в дательном падеже): Справка дана (кому?) Спинаковой Ларисе Дмитриевне в том, что …; Подтверждается, что Спинакова Лариса Дмитриевна действительно проходила переподготовку … В справках не рекомендуется употребление архаичных оборотов типа: Настоящая справка дана…; Настоящим подтверждается, что … действительно работает…. и т. д.

В тексте данного вида документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Подписывает справку компетентное в данном вопросе должностное лицо (начальник отдела кадров, начальник финансово-экономического отдела), подпись заверяется печатью. Справка с места работы пишется на фирменном бланке организации.

Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатирующая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.

Докладная (служебная) записка адресуется руководителю данной или вышестоящей организации с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности коллектива или сотрудника.

Объяснительные записки делятся на две группы. Первую группу составляют документы, сопровождающие основной документ, поясняющие его основные положения. Во вторую входят документы по поводу каких-либо событий, происшествий. В тексте таких документов указываются причины какого-либо нарушения – гражданского или производственного. Объяснительная записка составляется в произвольной форме, в отличие от докладной, не имеет заголовка о содержании.