Сущность и роль контроля в управленческой деятельности

Контроль является четвертой и заключительной из функций менеджмента. В то же время на практике он является основой планирования на новый отчетный период, уже начавшийся или только начинающийся. Объекты, временные интервалы и точные моменты контроля определяются уже на стадии планирования.

В процессе контроля одновременно следует осуществлять активный контроль за достижением промежуточных целей, намеченных на разные промежутки времени, и максимально быстро реагировать на отклонения – как положительные, так и в особенности на отрицательные.

В то же время контроль как самостоятельный вид деятельности имеет свои специфические цели. Он призван обеспечивать целенаправленность и стабильность деятельности предприятия и его коллектива через постоянное отслеживание стандартов, норм, решений, правил. Именно непонимание этого приводит к преувеличению значения контроля в системе управленческой деятельности и бюрократизации, или к его формализации и полной либерализации.

Функция контроля позволяет держать в поле зрения важнейшие вопросы, своевременно реагировать на негативные явления и отклонения от нормы, находить неиспользованные резервы, поддерживать оптимальное трудовое напряжение в коллективе. Поэтому необходимо развивать и обновлять подходы, методы, формы контрольной деятельности в соответствии с требованиями демократизации и гуманизации управления современными предприятиями.

О контроле и признании его необходимости для продуктивной работы говорили еще египтяне в 4000 до н.э. Использование письменных документов для контроля было предложено вавилонским царем Хаммурапи в 1750 до н.э. Необходимость контроля доказывал Платон, позже – Р. Аркрайт, Н. Макиавелли, А. Смит. В начале ХХ в. в первых научных трудах А. Файоля по теории управления говорится о функции контроля, которая зачислена к основным видам деятельности менеджера. С этого началась концепция процессного подхода к управлению.

Задача контроля заключаются в обеспечении планового течения деятельности, достижении целей и прогнозируемых результатов, установлении соответствия стандартам качества деятельности и ее результатов, гарантированности выполнения решений, установлении обратной связи в процессе коммуникаций во время деятельности, создании условий для повышения эффективной деятельности и конкурентоспособности организации.

Контроль имеет важное значение для эффективного управления любым предприятием, а именно: диагностическое (сущность заключается в обеспечении информацией о состоянии субъекта хозяйствования и его отдельных подсистем), воспитательное (формирует ответственность за определенное звено работы и результаты деятельности); стимулирующее (побуждает к продуктивной работе, самообразованию, саморазвитию, самоконтролю и самокорекции).

Процедура контроля состоит из нескольких компонентов, которые дают возможность упорядочить контрольную деятельность, что сказывается, прежде всего, на ее эффективности: подготовка к контролю, организация контрольной деятельности, анализ и оценка результатов, коррекция.

Организация контрольной деятельности предполагает установление сроков контроля; отбор форм и методов проверки; разработку проверочных материалов (заданий, контрольных работ, тестов, анкет и т.д.); ознакомление объектов контроля с целью, задачами, сроками контроля; стандартами и критериями оценивания; методами проверки, критериями оценки деятельности объекта и формой обобщения результатов контроля.

Функция контроля чаще всего вызывает сопротивление персонала, порождает конфликты в коллективе. Поэтому при реализации этой функции руководителю необходимо помнить, что контроль – это не средство давления, а деятельность, которая необходима для направления эффективной работы людей, использования ресурсов и достижения результатов.

Целесообразно привлекать персонал к планированию контроля, разработке методов проверок. Стандарты (нормы, критерии, программы, правила) контроля следует обсуждать в коллективе. Они должны быть восприняты и осознаны. Незначительное отклонение от стандартов – это норма, которая позволяет выявить проблемы и обозначить возможности для дальнейшего совершенствования.

Важно умение руководителя сосредоточивать внимание на результатах, а не только на процессе работы и исполнителях. Не следует держать выводов при себе, потому что они теряют ценность и для руководителя, и для исполнителя, а контроль превращается в формальную процедуру. Должно быть установлено двустороннее обсуждение.

Необходимость контроля вызвана следующим:

1. Контроль уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации.
2. Контроль предупреждает о возникновении кризисных ситуаций.
3. Контроль поддерживает сильные стороны организации.