Главная » Справочник » Информационная культура » Понятие документа

Понятие документа

Понятие документа широко используется в разных сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придаётся статус документа. Приведём некоторые из этих определений.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Документ — материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон № 78-ФЗ от 29 декабря 1994 г. «О библиотечном деле»).

Документ — зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ ИСО 15489–1:2007 «Управление документами. Общие требования»).

Таким образом, документ выполняет две основные функции: кумулятивную (накопление и фиксация информации) и коммуникационную (передача во времени и пространстве).

Помимо этого документ выполняет также некоторые специальные функции:

управленческую: документ выступает как средство управления хозяйственной деятельностью людей;
организационную: документ устанавливает или упорядочивает действия участников хозяйственных отношений;
правовую: документ может являться письменным доказательством и служить источником права;
историческую: документ является историческим источником;
социальную: документ является продуктом социальных отношений и может воздействовать на эти отношения;
общекультурную: документ способен сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе.

Кроме термина «документ», употребляются и другие понятия. Например, «литература» — совокупность произведений письменности, имеющих общественное значение. Это понятие не равно «документу», так как не включает неписьменные источники информации.

Документ может выполнять эти функции благодаря следующим отличительным признакам:

Материальность: стабильная вещественная форма, обеспечивающая сохранность документа и сообщения, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.
Осмысленность: наличие смыслового семантического содержания, которое является результатом интеллектуальной деятельности человека.
Завершённость: фрагментарное незавершённое сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершённости является относительным, поскольку имеется ряд незавершённых сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).
Знаковость: сообщение в документе представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.

Термин «издание» означает произведение печати, полиграфически оформленное, прошедшее редакционно-издательскую обработку, установление выходных сведений. Он также более узок, нежели «документ», поскольку не включает рукописные документы.

«Публикация» — это документ, доступный для массового использования, по смыслу близок к термину «издание». Таким образом, термин «документ» является наиболее обобщающим по отношению к другим понятиям, охватывающим любые способы фиксирования и распространения информации.

Предыдущая статья Оформление библиографических ссылок Следующая статья Понятие информатизации и информационного общества

Статьи по теме