Особенности письменной речи в деловом общении
Существует общепринятая классификация деловой переписки по таким признакам, как отношение к организации (внешняя и внутренняя), степень официальности (официальная и личная), различаются типы писем.
В отношении деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия.
Общие требования к тексту письма определены как:
- тактичность;
- персональность;
- позитивность;
- энергичность, активность;
- цельность;
- связность;
- ясность;
- краткость;
- удобочитаемость;
- наличие элементов унификации.
Даже если письмо содержит плохие для адресата новости (как правило, отказ в чем-либо), оно не должно носить негативного, пессимистичного характера.
Задачей письменного делового общения является облегчение партнеру по переписке работы с корреспонденцией. Для этого желательно понимать привычные партнеру правила делопроизводства.
Направленный адресату документ дает получателю заочное представление о вас, о вашей организации, и от того, какое впечатление производит написанное, будет зависеть, будут ли и как будут в дальнейшем развиваться деловые отношения.
В отечественной деловой практике применяется «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), а также ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ряд других стандартов, разработанных Госстандартом России.В деловой переписке, естественно, используется официальный стиль письма. Этот стиль характеризуется отсутствием описательных прилагательных, ненужных уточнений и деталей. Только конкретика, ясность и логика.
Деловые письма не должны содержать в себе эмоциональной окраски, даже если письмо – жалоба и хочется показать всю полноту своего негодования, или, наоборот, письмо – благодарность партнеру за успешную сделку. Деловое письмо должно быть сдержанным.
