Основные понятия и принципы электронного документооборота

Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Документ — определенным образом упорядоченная информация. Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Сложившаяся в настоящее время неудовлетворительная ситуация в работе с бумажными документами проявляется в двух аспектах: общей неудовлетворительной обстановке с подготовкой и распространением информации; неудовлетворенности учреждений состоянием дел при работе с бумажными документами (рис. 1.1).

Электронный документооборот — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Можно выделить следующие особенности электронных документов. Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде.

Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных), так как технологии, с помощью которых создается электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене; велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы.

Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание — одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом.

Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определенному носителю информации. Например, информация на жестком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера.

Необходима защита носителя от несанкционированного доступа. Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объем документов. Система электронного документооборота — Electronic Document Management System (СЭД — EDMS) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные требования к СЭД состоят в следующем:

• для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы;
• СЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием;
• система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы;
• СЭД должна соответствовать существующей информационно-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры;
• СЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т. п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т. п.);
• система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки; в системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности, технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие);
• система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа; особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Указанные требования воплощаются в соответствующих свойствах.

Преимущества СЭД. Сокращение времени доступа к информации (электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов; любой документ может быть направлен по электронной почте или посредством коммуникации системы электронного документооборота).

Упрощение доступа к данным (СЭД позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес-систем, таких, как CRM (Customer Relationship Management — «управление отношениями с клиентами») или ERP (Enterprise Resource Planning — «планирование ресурсов предприятия»)).

Оптимизация хранения документов и данных (единое хранилище данных снижает необходимость хранения множества копий документов). Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.

Улучшение качества обслуживания клиентов за счет быстрого доступа к необходимой информации; клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы. Повышение дисциплины и качества работы (СЭД задают жесткие правила и порядок работы сотрудников). Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа, не выполнив заданных действий.

Повторное использование информации (за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему, например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов).

Повышение качества данных (в СЭД множество форм и документов заполняется автоматически, что снижает риск возникновения ошибок; также это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок). Повышение сохранности документов и информации (за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам). Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.